下了班的你，搭著捷運，心裡卻沒有放鬆的感覺。回到家，準備休息，但想到還有一堆事沒做，就感到心煩意亂。忽然想想自己的生活，才發現自己好久沒有享受工作之外的生活，因為總是被永無止盡的死線，及突如其來的緊急任務追著跑？
得了「加班」這種職業病，嚴重到下班時總是懷疑人生？其實你不是天生就沒有效能，而是被太多外務打亂屬於自己的工作節奏！《從此不加班的IPO工作術》提供了幾個方法，讓我們一起治癒「加班」這種病，找回自自己的高效能！
（首圖來源：Photo by Matt Ragland on Unsplash）
我們不該把重點放在如何提升效率，而是應該想想，為什麼效率這麼低？先來談談IPO這個概念。
所有的工作不外乎都是以IPO組成的，IPO的概念是從IBM首席顧問清水久三子的著作《從此不加班的IPO工作術》中所提出的。
I是input：是工作開始前輸入的過程，也是釐清什麼「必須做」，什麼「不必做」的準備階段。
P是process：是把資訊與想法具體化的階段，也是工作從無到有執行的過程。
O是output：是工作結束後的成效。
而我們很常覺得工作不順暢，工作做不完，可以先從IPO開始思考自己是在哪個地方卡關了。
找出問題所在，並對症下藥，不用刻意逼自己，你就能找回屬於你的高效能工作狀態。
今天我們跟大家介紹工作的前兩個階段input和process卡關時該怎麼辦。
Input 卡關：用「選擇力」篩選真正該做的事情
導致你input卡關的原因是什麼呢？大多是不懂得安排工作內容的優先順序。
時間管裡的四象限，我們都不陌生。其中第一象限重要且緊急的「救火事件」；以及第二象限重要卻不緊急的「規劃事件」是我們最常在工作上處理的。
如果你覺得你總是在處理第一類的救火事件，那大多是第二類的規劃事件沒做好。
懂得在事前規劃好真正重要的事情，便不會那麼輕易地被救火事件打亂工作節奏；事實上，在工作上表現越好的人，越專注於行程安排。
安排行程第1步：把所有事列下來，不分公私。
若我們無法掌握自己生活的「全貌」，便很容易對未規劃但確實存在的事件揮之不去，擾亂我們的思緒。
這種現象在心理學稱「蔡格尼效應」，指人類天生具備有始有終的驅動力，因此對於未完成的工作和會盤旋在心中，唯有等到工作完成，心裡不斷提醒的狀況才會停止。
除此之外，生活中不是只有工作，若只安排工作，很容易忽略私人生活的時間。因此，安排行程時，同時瀏覽所有公事、私事之後再行安排。
安排行程第2步： 重要的工作要以「月」為單位安排。
這裡所提到的重要工作，就是剛剛提到的第二類規劃事件。
重要工作通常都需要超過一週的時間來進行，因此不像救火事件來的突然又有時效性。
以月為單位來規劃，便可以安排重要工作開始與結束的時間，並按照自己的步調完成它。
事實上，很多救火事件，往往是重要工作沒有妥善規劃後的結果，所以大部分是可以避免的。
了解重要工作開始的始末，就能輕鬆應付突如其來的任務，也能輕易達到高效能工作喔！
安排行程第3步： 週計畫是工作與生活的關鍵
了解自己這個月及下個月的行程全貌，才可以將這些大型工作落實到每一週、每一天。
先把既有的活動排進週計畫裡，接下來，一邊確認月計畫上各大重要工作的截止期限，一邊將它們分解成數小時之內可完成的工作任務。
清水久三子提到，他是以一天工作6小時，在安排一週行程；因為排滿一天8小時，很容易超出負荷，而且不易應付突如其來的救火事件。
規劃週計畫，就像是在設計自己的生活，設計出自己理想的生活，及達到高效能工作就從週計畫開始。
Process卡關：用「處理力」處理所有分心元素
不妨回想一下，每天工作時，你多久檢查一次E-MAIL，一次開了幾個分頁，是否同時在回覆訊息，又同時查看工作事項？
我們都知道訊息、郵件、通知，時不時查看社群媒體等等，都會干擾自己進入高效能工作狀態；但我們卻很少下定決心地在工作時，完全將自己與分心的事物阻隔開來。
研究顯示，只要從工作中抽離出來，再重新進入專心狀態需要25分鐘，因此我們應該有意識地打造無干擾的獨立工作空間。
1. 打造自己的私人「空間」
從物理上阻隔外界干擾開始，找到讓自己安靜工作的空間開始。
研究調查出蜂巢式辦公室和彈性辦公室，最能製造安靜且獨立的工作空間。
蜂巢辦公室，是辦公室各自獨立、互不打擾；而彈性辦公室，是不指定座位且有大量私人獨處的空間，設計強調在開放式工作空間中加入多樣化的人性空間，包括安靜、低干擾的房間，讓那些需要安靜的員工有較私密的工作環境，又同時保有開放的討論空間。
2. 打造自己的私人「時間」
雖然工作空間很重要，但相對來說是比較不可控因素，不過自己的私人時間，搭配我們上面所提到的行程安排法，就是我們能夠完全掌握的。
想想看每週你需要花多少時間獨立完成一項任務，把這些私人時間計算出來，列在行程表之中，確實執行。
而這段時間頁要確實關閉所有來自外界的干擾，不管是手機訊息，或與工作無關的分頁。
一個人的工作時間推薦可以用番茄工作法，來提高效能。（延伸閱讀：【讓大腦正確休息】總是越睡越累？你需要一場休息革命！）
事實上，想要在一週內完成一個月的工作，是沒有任何捷徑的，但透過以上方法，發現自己在哪些地方卡關，而導致低效率及永無止盡的加班循環，才是真正治本的做法。
高效能工作，是要靠自己找回來的！
