2021 我們面臨了全新的活動型態，線上活動的數量和規模逐漸增加。
在今年，我們發現一個活動新趨勢：混合式活動正逐漸成形，成為新的舉辦活動選項。混合式活動顧名思義，是同時結合線上活動和實體活動的一種新型態。最大的挑戰在於如何同時滿足兩邊參加者的活動體驗和需求。
雖然挑戰度變高，卻同時帶來了更大的潛力和發展機會，那麼，應該如何舉辦一場成功的混合式活動呢？這篇文章將和你分享舉辦混合式活動的指南，當你讀完這篇文章，你將會知道該如何舉辦屬於你的混合式活動。
如果你想了解什麼是混合式活動，你可以參考這篇文章：
▸ 什麼是混合式活動?滿足你同時想要舉辦線上線下活動的需求
一、為什麼應該舉辦混合式活動？
舉辦混合式活動其實能夠同時滿足實體活動與線上活動的好處，去年 Google 為了因應全球疫情，首次舉辦線上的 I/O 開發者年會，21 I/O 首次開放全世界的人都能免費參加，你可以在網站上報名活動，建立自己的開發者檔案，並線上觀看直播，與在場的人一同參加活動。
二、混合式活動的好處
增加活動彈性
實體活動有一定時間與空間的限制，而混合式活動則保留了彈性，讓來不及趕上的參與者能夠使用線上的方式參與。或是在活動前最後一刻讓參與者能夠以線上的方式準時出席，降低與會的壓力。
如果你會擔心參與者皆選擇用線上的方式參與，你可以調整線上票券與線下票券的比例，或是，為線上和線下活動安排一點不同之處，讓你的參與者更傾向到現場與大家互動。
增加用戶覆蓋率
舉辦一場混合式活動，意味著在實體活動之外，你能夠讓更多人用不同的形式一起參與！
有許多原本因為地點太遙遠而放棄的參與者，現在能用線上的方式參與這場活動，如果你的活動是招募潛在客戶、接觸新客戶的第一線，那麼一場活動能夠觸及更多人、提升用戶覆蓋率，之後在進行轉換時，也將為你的商品和服務帶來更多機會。
降低實體成本
我們都希望參加活動的人越多越好，如果你想舉辦的活動是研討會、論壇、交流會等性質，在實體活動的籌備上，人數越多，意味著實體成本的增加，包含能塞下上百人的高額租金場地（可能還相當難找）、大量的食物（以及大量的垃圾和食物浪費）、現場人力的成本等。
而如果舉辦混合式活動，當中有一半參與者選擇線上參與，你的活動將會變得更加簡潔、降低現場混亂的程度。你只需要與一個專業的直播導播團隊合作，讓他們協助你控制好現場活動的畫面品質。
延長內容價值
混合式活動能夠留下完整的活動內容，輕鬆增加影片素材的資料庫，這些內容可以剪成精彩片段、整理重點精華、或是轉譯成文章、貼文、相片牆等各種多元的內容形式，持續在社群更新發布內容增加你的曝光度。
三、舉辦混合式活動的流程 Checklist
活動前
1. 制定預算
每一場活動都有活動預算，混合式活動的好處在於能省下大幅的預算、同時卻能觸及更多用戶，降低龐大的活動場地空間和現場的人力成本，等於你有更多的預算行銷你的活動，為你的活動做更精緻、完整的行銷宣傳。
混合式活動的預算分為兩個部分，一個是實體活動，一個是線上活動。在實體活動面，包含場地空間租金、茶點外匯、攝影師團隊、講師邀請費用等。在線上活動方面，預算規劃應該包含選用一個穩定的直撥串流平台服務商，專業的直播團隊、攝影器材、電源設備等等。
以下為幾個常見的預算規劃項目：
- 滿足混合式活動需求的活動平台（含直播串流、線上票券等功能）
- 相機、三腳架
- 麥克風
- 投影機
- 實體活動的場地（最好包含支援直播功能）
找場地看這邊 ▸ 2021-2022 大台北直播活動場地推薦 - 演講者的邀請費用
- 重要貴賓的差旅費
- 直播團隊
- 攝影團隊
- 外匯費用
- 小禮物
2. 設計活動流程
混合式活動需要掌握平衡點，因為你同時擁有兩個不同的受眾，為了使你的活動順利進行，在流程規劃上需要同時兼顧兩者的使用情境。
如果是混合式活動，你在行程上可以有所調整。例如，將線上參與者或線下參與者分開兩天安排，第一天預先錄好線下活動的演講段落影片，第二天讓線上活動的參與者隨意挑選觀看。
或是微調線下活動的步調以配合線上活動，將內容時數安排短一點、行程鬆散一點，周全兩邊的需求。
線上活動是比較新穎的參加方式，每個人網路速度和裝置的配備不太相同，因此在行程的節奏留些緩衝空檔對參與者來說也會比較友善。而參與線上活動的注意力容易分散，時數應該比更短一點，或安排比較多段的休息時間。
3.創造值得社群傳播分享的誘因
和任何派對、活動一樣，我們都希望大家對你的活動產生興趣，幫你廣為在社群上分享。
你可以在事前行銷宣傳時，多設定一點社群分享的誘因和亮點，讓大家想分享你的活動，提升活動的社群曝光度，包含你的品牌聲量也會跟著提升。創造分享誘因讓你的用戶為你分享，又稱為用戶生成內容（User-generated content），這會比你一個人拼命製作行銷素材來得宣傳更快、更廣、更容易發揮影響力。
以下提供幾個提升社群分享誘因的點子：
- 提供抽獎，邀請粉絲新增內容鼓勵互動
- 為你的活動增加 Hashtag，鼓勵用戶使用
- 建立活動頁面，讓用戶方便分享
- 分享開箱、搶先體驗的影片
- 活動倒數計時的社群貼文
- 邀請 kol 為你宣傳活動
活動中
4. 活動主持人更加重要
在混合式活動，由於同時面向兩個族群，讓參與者知道活動目前進行的狀況便相當重要。尤其是線上活動，若缺乏參與活動現場的臨場感，更需要有主持人適時出聲告知目前要進行的環節、鼓勵用戶進行互動、進行實作、引導發問和討論等等。讓線上參與者明白自己何時可以參與討論、投票、操作產品等等。
5. 與實體和線上觀眾建立連結
這是在混合式活動中最關鍵也最有挑戰性的環節！如果你希望獲得混合式活動的好處，就必須同時照顧好線上和線下的觀眾群體。因此，若能整合、盡量弭平線上和線參與者之間的差距，你就能創造更有價值的活動體驗。
選擇串流低延遲的活動平台，能夠降低線上活動的參與者與線下的實際體驗的落差感。一個好的活動平台應該能夠提供互動工具，包含線上即時聊天室、投票功能，讓線上活動可以直接在線上進行討論，也不需受到延遲秒數高而跟不上活動節奏的困境。
活動平台推薦懶人包 ▸ 一張圖比較國內外線上辦活動平台
像是前陣子因為遠端工作而大肆流行起來的 Gather，成了辦公室同事之間維繫感情和互動的小工具，如果應用到活動場景，甚至可以提供贊助商虛擬攤位，創造更多的交流和聚會體驗。
6. 鼓勵使用社群媒體互動
社群媒體是很棒的擴散聲量、增加品牌曝光度，以及為下次活動鋪陳的方法，在活動中安插獎勵或是抽獎環節，或是以精心整理好的 QA 環節帶動活動氣氛。
在 ACCUPASS 舉辦的 2021 尾牙春酒科技方案發表會，也藉這個機會安排雲端攝影方案，提供現場參與者體驗拍照後，即時掃碼拿到專業修圖照片的服務。每個人都能領取號碼牌體驗拍攝專業人像照，及時拿到的照片能夠分享到每個人的社群媒體，增加社群曝光度。
活動後
7. 檢視混合式活動的成果
活動結束後，別忘了與你的團隊夥伴找個時間檢視一下這次活動的成果，包含活動頁面的觸及數、點擊數、發佈於各個行銷渠道上的成效表現、報名數、實際報到人數，並檢視收集回來的問卷回饋，作為優化下一次活動的養分唷！
8. 與活動參與者保持後續聯繫
一場活動的結束不僅只於活動結束當下，而是在你與活動參與者保持聯繫之後。寄送一封問候感謝所有活動的參與者，附上你們的聯繫資訊、經營的社團與社群媒體、最新的服務方案，預告下一次的活動，以及贊助商的資訊。讓你的參與者能夠從這封信一次找到他們要的資料，更重要的是，附上服務的主要聯繫窗口，讓他們找得到專責的業務提供服務。
你對混合式活動有什麼樣的想法呢？或許你可以再看看這篇文章：
▸ 6 個讓混合式活動成功舉辦的關鍵技巧
讓 ACCUPASS 為你的混合式活動出一份心力
ACCUPASS 提供方便的舉辦活動工具、豐富的策展與籌備活動知識，以及專業的活動解決方案。
我們擁有線上直播串流平台、展會科技、雲端攝影與專業的直播串流團隊，在舉辦活動的每一個還節，都能提供相對應的支援與工具。不論你來自哪一個領域，都能透過 ACCUPASS 平台觸及到你的潛在客戶與參與者。
ACCUPASS Live 串流服務
將「售票服務」與「線上活動執行」整合為 ACCUPASS Online ；其中全新串流服務：「 ACCUPASS Live 」，這個為你親手打造的線上活動宇宙，能帶給主辦方輕鬆便利又專業的直播體驗！
你可以在 ACCUPASS 一站完成你的活動銷售與管理，設定線上直播，讓你的用戶可以透過 ACCUPASS 輕鬆選擇要參與你的線下或是線上活動，使用 QR Code 票券即可入場或進入直播間。
立即建立活動 ▸ 點選這裡開始舉辦你的第一場活動