主辦學院 > 如何舉辦一場複合式活動?複合式活動 Checklist

如何舉辦一場複合式活動?複合式活動 Checklist

by ACCUPASS 活動編輯室

2021 我們面臨了全新的活動型態,線上活動的數量和規模逐漸增加。

在今年,我們發現一個活動新趨勢:複合式活動正逐漸成形,成為新的舉辦活動選項。複合式活動顧名思義,是同時結合線上活動和實體活動的一種新型態。最大的挑戰在於如何同時滿足兩邊參加者的活動體驗和需求。

雖然挑戰度變高,卻同時帶來了更大的潛力和發展機會,那麼,應該如何舉辦一場成功的複合式活動呢?這篇文章將和你分享舉辦複合式活動的指南,當你讀完這篇文章,你將會知道該如何舉辦屬於你的複合式活動。

如果你想了解什麼是複合式活動,你可以參考這篇文章:
▸ 什麼是複合式活動?滿足你同時想要舉辦線上線下活動的需求



一、為什麼應該舉辦複合式活動?

舉辦複合式活動其實能夠同時滿足實體活動與線上活動的好處,去年 Google 為了因應全球疫情,首次舉辦線上的 I/O 開發者年會,21 I/O 首次開放全世界的人都能免費參加,你可以在網站上報名活動,建立自己的開發者檔案,並線上觀看直播,與在場的人一同參加活動。

如何舉辦一場複合式活動?複合式活動 Checklist
點擊進入 ▸ Google I/O 2021 網站
如何舉辦一場複合式活動?複合式活動 Checklist
活動直播影片已經上架 Youtube 的 Google 頻道,後製增加上手語畫面。

二、複合式活動的好處

增加活動彈性

實體活動有一定時間與空間的限制,而複合式活動則保留了彈性,讓來不及趕上的參與者能夠使用線上的方式參與。或是在活動前最後一刻讓參與者能夠以線上的方式準時出席,降低與會的壓力。

如果你會擔心參與者皆選擇用線上的方式參與,你可以調整線上票券與線下票券的比例,或是,為線上和線下活動安排一點不同之處,讓你的參與者更傾向到現場與大家互動。 

增加用戶覆蓋率

舉辦一場複合式活動,意味著在實體活動之外,你能夠讓更多人用不同的形式一起參與!

有許多原本因為地點太遙遠而放棄的參與者,現在能用線上的方式參與這場活動,如果你的活動是招募潛在客戶、接觸新客戶的第一線,那麼一場活動能夠觸及更多人、提升用戶覆蓋率,之後在進行轉換時,也將為你的商品和服務帶來更多機會。 

降低實體成本

我們都希望參加活動的人越多越好,如果你想舉辦的活動是研討會、論壇、交流會等性質,在實體活動的籌備上,人數越多,意味著實體成本的增加,包含能塞下上百人的高額租金場地(可能還相當難找)、大量的食物(以及大量的垃圾和食物浪費)、現場人力的成本等。

而如果舉辦複合式活動,當中有一半參與者選擇線上參與,你的活動將會變得更加簡潔、降低現場混亂的程度。你只需要與一個專業的直播導播團隊合作,讓他們協助你控制好現場活動的畫面品質。

延長內容價值

複合式活動能夠留下完整的活動內容,輕鬆增加影片素材的資料庫,這些內容可以剪成精彩片段、整理重點精華、或是轉譯成文章、貼文、相片牆等各種多元的內容形式,持續在社群更新發布內容增加你的曝光度。

三、舉辦複合式活動的流程 Checklist

  1. 制定預算
  2. 設計活動流程 
  3. 創造值得社群傳播分享的誘因
  4. 活動主持人更加重要
  5. 與實體和線上觀眾建立連結
  6. 鼓勵使用社群媒體互動
  7. 檢視複合式活動的成果
  8. 與活動參與者保持後續聯繫

活動前

1. 制定預算

每一場活動都有活動預算,複合式活動的好處在於能省下大幅的預算、同時卻能觸及更多用戶,降低龐大的活動場地空間和現場的人力成本,等於你有更多的預算行銷你的活動,為你的活動做更精緻、完整的行銷宣傳。

如何舉辦一場複合式活動?複合式活動 Checklist

複合式活動的預算分為兩個部分,一個是實體活動,一個是線上活動。在實體活動面,包含場地空間租金、茶點外匯、攝影師團隊、講師邀請費用等。在線上活動方面,預算規劃應該包含選用一個穩定的直撥串流平台服務商,專業的直播團隊、攝影器材、電源設備等等。

以下為幾個常見的預算規劃項目:

  • 滿足複合式活動需求的活動平台(含直播串流、線上票券等功能)
  • 相機、三腳架
  • 麥克風
  • 投影機
  • 實體活動的場地(最好包含支援直播功能)
    找場地看這邊 ▸ 2021-2022 大台北直播活動場地推薦
  • 演講者的邀請費用
  • 重要貴賓的差旅費
  • 直播團隊
  • 攝影團隊
  • 外匯費用
  • 小禮物

2. 設計活動流程 

複合式活動需要掌握平衡點,因為你同時擁有兩個不同的受眾,為了使你的活動順利進行,在流程規劃上需要同時兼顧兩者的使用情境。

如果是複合式活動,你在行程上可以有所調整。例如,將線上參與者或線下參與者分開兩天安排,第一天預先錄好線下活動的演講段落影片,第二天讓線上活動的參與者隨意挑選觀看。
或是微調線下活動的步調以配合線上活動,將內容時數安排短一點、行程鬆散一點,周全兩邊的需求。

線上活動是比較新穎的參加方式,每個人網路速度和裝置的配備不太相同,因此在行程的節奏留些緩衝空檔對參與者來說也會比較友善。而參與線上活動的注意力容易分散,時數應該比更短一點,或安排比較多段的休息時間。

3.創造值得社群傳播分享的誘因

和任何派對、活動一樣,我們都希望大家對你的活動產生興趣,幫你廣為在社群上分享。

你可以在事前行銷宣傳時,多設定一點社群分享的誘因和亮點,讓大家想分享你的活動,提升活動的社群曝光度,包含你的品牌聲量也會跟著提升。創造分享誘因讓你的用戶為你分享,又稱為用戶生成內容(User-generated content),這會比你一個人拼命製作行銷素材來得宣傳更快、更廣、更容易發揮影響力。

如何舉辦一場複合式活動?複合式活動 Checklist

以下提供幾個提升社群分享誘因的點子:

  • 提供抽獎,邀請粉絲新增內容鼓勵互動
  • 為你的活動增加 Hashtag,鼓勵用戶使用
  • 建立活動頁面,讓用戶方便分享
  • 分享開箱、搶先體驗的影片
  • 活動倒數計時的社群貼文
  • 邀請 kol 為你宣傳活動

活動中

4. 活動主持人更加重要

在複合式活動,由於同時面向兩個族群,讓參與者知道活動目前進行的狀況便相當重要。尤其是線上活動,若缺乏參與活動現場的臨場感,更需要有主持人適時出聲告知目前要進行的環節、鼓勵用戶進行互動、進行實作、引導發問和討論等等。讓線上參與者明白自己何時可以參與討論、投票、操作產品等等。

5. 與實體和線上觀眾建立連結

這是在複合式活動中最關鍵也最有挑戰性的環節!如果你希望獲得複合式活動的好處,就必須同時照顧好線上和線下的觀眾群體。因此,若能整合、盡量弭平線上和線參與者之間的差距,你就能創造更有價值的活動體驗。

選擇串流低延遲的活動平台,能夠降低線上活動的參與者與線下的實際體驗的落差感。一個好的活動平台應該能夠提供互動工具,包含線上即時聊天室、投票功能,讓線上活動可以直接在線上進行討論,也不需受到延遲秒數高而跟不上活動節奏的困境。
活動平台推薦懶人包 ▸ 一張圖比較國內外線上辦活動平台

如何舉辦一場複合式活動?複合式活動 Checklist

像是前陣子因為遠端工作而大肆流行起來的 Gather,成了辦公室同事之間維繫感情和互動的小工具,如果應用到活動場景,甚至可以提供贊助商虛擬攤位,創造更多的交流和聚會體驗。

6. 鼓勵使用社群媒體互動

社群媒體是很棒的擴散聲量、增加品牌曝光度,以及為下次活動鋪陳的方法,在活動中安插獎勵或是抽獎環節,或是以精心整理好的 QA 環節帶動活動氣氛。

在 ACCUPASS 舉辦的 2021 尾牙春酒科技方案發表會,也藉這個機會安排雲端攝影方案,提供現場參與者體驗拍照後,即時掃碼拿到專業修圖照片的服務。每個人都能領取號碼牌體驗拍攝專業人像照,及時拿到的照片能夠分享到每個人的社群媒體,增加社群曝光度。

如何舉辦一場複合式活動?複合式活動 Checklist

活動後

7. 檢視複合式活動的成果

活動結束後,別忘了與你的團隊夥伴找個時間檢視一下這次活動的成果,包含活動頁面的觸及數、點擊數、發佈於各個行銷渠道上的成效表現、報名數、實際報到人數,並檢視收集回來的問卷回饋,作為優化下一次活動的養分唷!

如何舉辦一場複合式活動?複合式活動 Checklist

8. 與活動參與者保持後續聯繫

一場活動的結束不僅只於活動結束當下,而是在你與活動參與者保持聯繫之後。寄送一封問候感謝所有活動的參與者,附上你們的聯繫資訊、經營的社團與社群媒體、最新的服務方案,預告下一次的活動,以及贊助商的資訊。讓你的參與者能夠從這封信一次找到他們要的資料,更重要的是,附上服務的主要聯繫窗口,讓他們找得到專責的業務提供服務。

你對複合式活動有什麼樣的想法呢?或許你可以再看看這篇文章:
▸ 6 個讓複合式活動成功舉辦的關鍵技巧

讓 ACCUPASS 為你的複合式活動出一份心力

ACCUPASS 提供方便的舉辦活動工具、豐富的策展與籌備活動知識,以及專業的活動解決方案。

我們擁有線上直播串流平台、展會科技、雲端攝影與專業的直播串流團隊,在舉辦活動的每一個還節,都能提供相對應的支援與工具。不論你來自哪一個領域,都能透過 ACCUPASS 平台觸及到你的潛在客戶與參與者。

如何舉辦一場複合式活動?複合式活動 Checklist

ACCUPASS Live 串流服務

將「售票服務」與「線上活動執行」整合為 ACCUPASS Online ;其中全新串流服務:「 ACCUPASS Live 」,這個為你親手打造的線上活動宇宙,能帶給主辦方輕鬆便利又專業的直播體驗!

你可以在 ACCUPASS 一站完成你的活動銷售與管理,設定線上直播,讓你的用戶可以透過 ACCUPASS 輕鬆選擇要參與你的線下或是線上活動,使用 QR Code 票券即可入場或進入直播間。

立即建立活動 ▸ 點選這裡開始舉辦你的第一場活動

或許你會喜歡

分享你的看法