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6 個讓複合式活動成功舉辦的關鍵技巧

by ACCUPASS 活動編輯室

一場複合式活動的成功元素展現在籌備中的各種細節,這篇將提供幾個關鍵技巧幫助你獲得活動上的成功。



什麼是「複合式活動」?

複合式活動的概念來自國外,原文名稱為「Hybrid Event」,如果想以一句話解釋,你可以這樣定義:

「一場活動同時具備線下和線上的形式,並且無論線上和線下活動的參與者,都能從活動中獲得參與感,獲得良好的活動體驗。」

一場複合式活動,應該同時具備讓線上、線下的參與者發表意見、彼此互動的機會,無論是線上參與者之間彼此在網路上交流,或線下線下的參與者彼此見面對話都可以算是複合式活動。

6 個讓複合式活動成功舉辦的關鍵技巧

複合式活動可以是規劃同一個活動內容,讓參與者選擇參加線下或是線上渠道。也可以根據活動目標規劃不同的活動內容,讓線上活動和線下活動各有獨自的時程,參與者視自己想參與的活動選擇往線下或線上跑,還是兩者都參與。

閱讀更多 ▸ 什麼是複合式活動? 滿足你同時想要舉辦線上線下活動的需求!



掌握複合式活動核心的 3 個本質

6 個讓複合式活動成功舉辦的關鍵技巧

無論你想舉辦任何形式的活動,成功的活動都應該掌握這三個核心本質,讓你的參與者玩得盡興。而這些元素放到線上活動的形式中,更需要被重視:

1.具備互動性

創造每個人都有參與的機會,因此你會需要能強力支援線上互動的聊天直播平台,讓講師帶動互動時,大家有暢所欲言的機會。內容設計的環節上,可以安排單一主題的工作坊,保持大家高度關注、投入活動中,且可以在活動結束當下就獲得收穫。

2.簡短有力

線上活動的節奏應該比線下更簡潔有力,我們都知道在線上有多麽容易分心。線上活動的內容含量,一場控制在 40 分鐘到一小時會比較剛好,再之後注意力可能就會往下掉。因此線上活動很適合安排互動性高乾貨特別扎實的行程。

3.富有娛樂性

讓活動保持趣味和娛樂性,並不一定要讓活動顯得非常綜藝感,而是營造一個舒適、自在的氛圍,讓大家願意留在線上。你可以安排比較軟性的討論內容,但大家同樣關注的議題。例如:如何保持生活與工作平衡?如何在辦公空間展現美學?



6 個舉辦複合式活動的成功關鍵

6 個讓複合式活動成功舉辦的關鍵技巧

1. 選用穩定、支援性強的直播串流平台

由於複合式活動是同時擁有線下和線上兩個場域,變化因素可能更多,在線上直播活動,應該選擇一個串流訊號穩定、低延遲的直播串流平台

平台如果能結合方便的報名與報到入場機制,將能幫助你的活動體驗更加順利。因為你的線上活動參與者,都期待不需要太複雜的技術和登入流程來參與你的活動。

如果參與線上活動的人數眾多,你應該試著找尋一個可以提供「即時聊天互動」、「內建管理與自動排序提問問題」「投票功能」等多種互動模組的平台。以及支援邀請多位講者加入直播,讓你省去複雜的技術與人員安排問題。

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2. 儘早彩排與測試你活動流程

複合式活動的技術性和流程比一般活動更為複雜,建議事前安排一次彩排流程(內部封測),能夠為你的活動當天降低許多技術層面的風險。邀請內部夥伴參與活動,測試報名流程、報到進入直播間、攝影設備、直播設備是否能操作順利,線下體驗和線上直播的畫面是否能達到良好的體驗。

事前盡可能確保你的功能都一切正常,活動流程不會卡卡的。如果時間允許,邀請所有相關工作人員完整進行一次活動流程,讓每個人都明白當天分配到的任務,掌握會場狀況,在活動當天將會更游刃有餘。

3. 給參與者更多的時間餘裕

6 個讓複合式活動成功舉辦的關鍵技巧

事實上,複合式活動的概念在台灣還沒有完全普及,很多人可能會對參與複合式活動抱持三分疑慮,大多數人過往參與的線上活動往往是單向觀看社群媒體上的直播、或進入一間線上會議室。

因此,如果你選擇了舉辦複合式活動,且選用了專業的直播串流平台作為你線上部分的場域,可以試著在每個環節更加細心,為你的參與者放慢腳步。包含事前信可以交代如何進入直播空間,降低新使用者參加活動的難度。活動當天的節奏、緩衝時間也可以安排得慢一點,讓每個人的裝置和連線速度可以跟上你的活動。

4. 邀請贊助商投入資源,進行異業合作

贊助商能夠為你的品牌和活動提供資金、資源上的協助,讓你的活動體驗更加細緻。而贊助商也可以透過你的行銷推廣連帶增加更多曝光度。

除了資金上的協助,贊助商也可以運用各種資源和你進行合作,例如邀請直播廠商提供直播串流的技術,或是飲料廠商為你的現場提供酒水。每一次活動都是得來不易的曝光機會,畢竟活動通常都是匯聚一群精準的目標群眾,你和你的贊助廠商,應該盡可能在活動中為自己的品牌形象加分。

5. 完整傳遞不同的訊息給不同對象

一場活動包含不同的參與對象,演講者、主持人、行銷夥伴、贊助商與活動參與者,每個人關注的訊息不同,在籌備活動時, 需要將資訊分門別類,為他們提供他們需要得知的資訊即可。以避免溝通訊息的拖沓、沒有重點。與你的活動籌備夥伴管理好每一個對象需要傳遞的資訊,也能讓這場活動更加順利。

6 個讓複合式活動成功舉辦的關鍵技巧

6. 別忘了宣傳你的活動!

在活動前、當中和結束後,都可以運用社群媒體來宣傳你的活動,為你的活動曝光最高的聲量。一場活動的生命週期不僅限於活動結束當下,當中的內容可以延續討論話題與社交的內容素材,並未你的下一場活動蓄力。

活動結束後,在活動當天拍攝的照片、簡報精華、影片等,都可以整理為素材發佈於Facebook、Instagram、Youtube 或 FB 社團中,這些社群素材能讓你的參與者分享起來更為容易,輕鬆觸及到他們的同溫層和潛在客戶。

簡報和 QA 精華適合整理起來後寄給當天參與的客戶,這些能加深你與客戶之間的連結,暢通你們之間的溝通管道。



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