舉凡開店平台、代理商招募、SaaS 服務方案使用與說明，舉辦招商說明會是與你的潛在客戶建立良好聯繫、更加了解品牌與領域知識的機會。進而提高對品牌信任、降低產品服務的使用疑慮、提升簽單合作機會。
招商說明會是一種內容行銷
如果希望讓顧客更認識你的產品，你會如何去介紹？直接在說明會中推銷你的企業品牌、產品特色，只是將你想說的話單方面輸出，而沒有察覺到客戶的需求。
招商說明會本身就是一種內容行銷——提供有價值的內容，讓客戶信任你、並產生動機認識你產品的一種行銷方式。在介紹你的產品服務之前，先提供客戶感興趣的內容主題，將更容易吸引到客戶參與活動。包裝主題還有另一項好處，透過命題，可以更加聚焦你想吸引的目標受眾。
招商說明會的好處
一場成功的招商說明會，對外能夠塑造品牌在該領域的專業性，向你的客戶展現專業與重視、加深你與客戶的合作強度。對內則可以優化銷售流程、加強相關成員認知到產品在市場上的反應，並透過實際與客戶接觸，第一線了解到客戶的需求。
另外，還有以下好處：
1. 招募潛在客戶，不須陌生開發
將潛在目標受眾吸引到一個場合，遠比讓你的業務一個一個在線上陌生開發來得有效率與容易。儘管招商說明會的成本較高，透過系統性、組織化的籌備，能夠將業務單打獨鬥的力量化為團隊力量，展現公司對於客戶的重視與準備，提高簽單機會。
2. 面對面銷售，提升成交率
願意到招商說明會場合的受眾，通常已經具備一定的動機，只差一些對產品的疑慮，或是正在比較選擇你還是競品。這時面對面的討論，能更深度瞭解每一位客戶的需求，提供更專業、客製化的服務和回應。即使當場沒有完成簽單，也加深了招商經理與客戶之間的連結，未來再次開發時門檻將低很多。
3. 提高產品能見度
招商說明會的前期需要行銷資源的曝光和鋪陳，這意味著能更集中、有效增加產品的能見度。規劃適合的行銷宣傳排程，你可以介紹單一、或多項產品的特色，讓你的客戶進到說明會場地之前，就對你的品牌與產品服務有一定的基本認識。
4. 持續優化銷售實力
期待透過一場招商說明會就簽下所有訂單是不切實際的。然而招商說明會卻有助於提升後續的簽單轉換率、或提高簽款金額。說明會對外強調專業的團隊與品牌形象、注重流程細節以對經理對產品的熟悉度，透過緊湊、組織化高的招商說明會，能夠持續優化業務團隊對產品的認知、應用場域、時時保持對市場的敏銳性。
好的招商說明會應具備哪些條件？
1. 主題吸引人
承續內容行銷的概念，推出吸引受眾的趨勢或專業性內容，你的說明會也會變得比較有趣，在行銷上比較能帶起話題。假設你是開店平台，那麼，全通路、新零售、OMO（虛實整合）這些熱門議題會是你的顧客想了解的知識內容，你可以透過這些主題來包裝你的說明會。
2. 目標定義明確
你想要達成某個總體目標簽款金額？還是透過一場說明會簽下某一個指標客戶？或是透過說明會，充實潛在客戶數量（Lead Generation）以進行下一季的再行銷？
定義一個清楚的目標，且讓所有團隊成員擁有該共識，在專案執行上就不會分心。
3. 良好的活動體驗
這包含的當天會場的地理位置便利性、空間的舒適度，若是線上說明會就包含網路連線速度、選擇良好的線上會議軟體或是活動平台。
如何舉辦一場說明會？
活動前
1. 設立明確的目標
為你的說明會設立明確的目標。例如，達到目標簽款金額，可能遠比計算簽單率來得更重要。
2. 建立適合的團隊，籌備 kick off 會議
建立一個團隊籌組你的招商說明會，在說明會前安排一場 kick off 會議，討論好要推的產品、這場說明會的目標、客戶開發與邀請策略等等。 一場說明會專案中包含行銷、業務與公關人員，每一個部門應至少有一位代表以定期追蹤專案進度和分配工作項目。
3. 安排適合的講者
講者可以由內部的同事擔任，也可以透過外部邀請該主題領域的專家。選擇公司內部成員做演講，可以展現專業，協作效率也會比較高。邀請外部講者則可以藉此邀請產業的相關夥伴合作，如果你們雙方的目標群眾重疊性質相當高，透過合作，則可以相互擴大彼此的用戶群。在活動前的行銷曝光上，同時創造事半功倍的效果。
若安排講者做相關主題的分享，長度建議控制在 20 – 30 分鐘，你可以邀請一位，甚至 2-3 位，以不同的視角切入，豐富活動的內容，這也能幫助你的活動內容顯得更吸引人，吸引更多不同面向、但擁有同樣需求的客戶前來你的活動。
4. 活動宣傳
發佈活動後，投入一些行銷資源宣傳你的活動。除了在官網上發佈活動、寄送信件邀請你的客戶之外，你也可以透過增加曝光通路宣傳你的活動。例如選擇基數量大的活動平台，加強曝光機會，活用該平台內部累積的第一手數據資訊、投放更精準的廣告給潛在客戶。或與平台合作，在他們的社群平台與電子報宣傳你的資訊。
ACCUPASS 行銷曝光方案｜COOKIE 終結時代的廣告曝光救星
5. 名單分級
事前和你的團隊分類報名的名單，判別是否為目標族群，是為了對你的名單有更高的掌握度。事前多加瞭解客戶過往是否有詢問過方案、產業背景、服務需求，買單的機率高還低、對於產品是否還有其他疑慮，在當天將能建立更有效的討論內容。
6. 確認客戶是否出席
建立好完善的通知檔期，例如：報名完成後的主動通知，以及活動前一週、活動前一天寄送事前提醒信，確保你的客戶每一個都有被提醒到，保持聯繫。
活動中
1. 空間動線安排
舉辦實體招商說明會時，除了選擇適合的活動時間（避開連假與節慶日），安排交通便利的地理位置，在報到入口處的簽到流程，也攸關乎品牌的專業與對細節的重視。人數眾多的說明會可以透過工具降低人力負擔和出錯率，使用自助報到機，參與者可以自助掃碼報到、領取自動印刷的名牌，讓簽到流程簡潔俐落。
ACCUPASS 展會活動科技｜活動報到有感提升效率 50%！
2. 舒適的討論環節
招商說明會中最重要的即是演講內容後的討論環節，營造一個舒適的空間讓你的業務團隊與客戶進行討論和交流，收集重要資訊，若是事前特地邀約的重要客戶，甚至可以為其安排獨立空間，在不被打擾的情況下進行最後的簽約程序和其他較為私密的商業合作討論。
3. 給予限時的專屬優惠
另一個有效提升現場簽單數的方式，就是提供限量、時效性，在場參與者才能享有的特別優惠。它可以是低金額的試用方案， 也可以是延長方案走期，像是年約方案延長 2 個月使用期，增加客戶的購買動力。
這些小額的優惠方案能夠協助你的客戶在當場自行決定，不需再回頭到公司跑繁複的內部申請流程。若你的客戶有一定的管理權限，這些輕量的方案通常能幫助他們加快決策速度，當下就決定是否要試用你的服務，也藉此實際使用、了解你的產品。
活動後
1. 計算成效
活動當天的到場率（這環節最好確認你的重點客戶名單是否有全數出席）、簽單數量、簽款金額，以及可進行再開發的潛在名單數量。
2. 檢視可優化項目
每一個部門人員能夠提出他觀察到成效好、或可以再優化的地方、客戶的反應和回饋，幫助下一次產品以及招商說明會的優化。
招商說明會結束後，如何與你的客戶維持良好聯繫？
最好再隔一天就採取行動，這是客戶對你、和你的產品還保有一定印象的時候。
招商說明會隔一天，早上 10:00 就能發送一封會後感謝信給所有客戶，下午 14:30 – 15:30 則可以試圖敲客戶 Line 打聲招呼，若你與客戶在活動當天聊得很深入，可以考慮直接打一封電話問候。
結論：成功的招商說明會將帶動後續的效益推進
成功的招商說明會是接觸潛在客戶的第一步，在前期就展現你對該知識領域的專業性，也加深客戶對你的品牌印象烙印。面對面的互動和交流產生的印象，將有助於你們開展下一次的商務對話，並有助於打造內部團隊衝刺銷售目標的向心力與動力。
希望這篇文章能幫助你在規劃招商說明會上提供更多的想法。為你的企業達成商業目標。
你也可以透過 ACCUPASS 平台，參考更多用戶如何規劃他們的說明會，刺激你的靈感。
更多商務開發活動文章：
參展攻略：提升最大參展效益與訂單轉換量的技巧
活動後用戶互動怎麼做？5 個技巧建立你與用戶的連結深度