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如何成為線上活動主持人?3 個技巧幫助你優雅主持一場好活動

by ACCUPASS 活動編輯室

活動主持人往往是一場活動中大家目光最聚焦的角色,關注度僅次於講者。在一場活動中,來賓通常會等待主持人出現帶動活動開場、引導環節進行,等於將這場活動的體驗全權交給主持人主動帶領,因此主持人通常會代表一場活動最終收束的形象,一個失誤,大家可能會因為表現不好的主持人連帶對整場活動留下不好的印象。

線上活動中,缺少了空間和工作人員的限制,大家對於氣氛的感受度會更不敏銳,主持人的功能便相當重要了!我們今天將簡單分享一些技巧,如何主持好一場線上活動,讓你的線上活動創造美好的體驗!

線上活動主持人的功能?

1. 定位

即提供觀眾聚焦而專業的資訊。

開場時,主持人所傳遞的資訊包含:

  • 當天活動目的
  • 當天主要議題(概覽)
  • 希望這場活動帶給大家的收穫
  • 中間環節與其他注意事項(例如 QA 如何發問?)

揭露精確的資訊,會在線上活動開場時安定參加者的心,當參加者想互動時,也會知道如何做。以線上活動為例,可以透過會議平台中的「舉手」功能或是聊天室,來採取互動。

活動進行中,對於每個環節的講者介紹,也需要確保以下資訊:

  • 講者背景和簡介
  • 講者頭銜與職稱
  • 帶來的主題

例如:「講者 Alex 目前為 A 公司的營運長,接下來將分享去年與 XX 聯名案例爆紅的原因分析和心法。」

2. 調節氣氛

白話一點即「串場」,在每一個單元環節轉換時,主持人需要傳遞精準的資訊和存在感,將觀眾的注意力拉回來,以引導下一個環節順利進行,這也包含調節環節之間的氣氛,讓大家感知到現在應該做什麼事情。

調節氣氛則可以將過於嚴肅的氣氛緩和下來、過於鬆散的氣氛收束回來。當講者講完議題,開始要切換 QA 模式,這時就是從嚴肅轉到鼓勵大家互動的時刻。主持人能善用幽默的話語、準備好的日常段子,先與講者輕鬆對話,將講者和參加者的氣氛放鬆下來,接下來大家也就比較敢互動提問。

3. 控場

控管活動流程,主要是時間上的掌握。線上活動中,由於少了空間感,大家的心思也比較放鬆容易分散,環節調節可以運用背景音樂加上主持人的提點引導,加強收束大家的專注力。例如在休息時間剩 3 分鐘時,可以請音控夥伴切換背景音樂,主持人再同時進行提點:「我們現在休息時間還有 3 分鐘,再請大家把握時間。剛才沒完成的問題也可以把握時間完成。」

主持人與司儀(MC)有什麼不同?

司儀與主持人同樣會準備逐字稿念稿、推動活動流程進行、控管時程的功能,不過主持人相比司儀,更需要擁有以舞台為中心 Hold 住全場的能力。

主持人的眼睛可以注意到台上台下是否缺東西、缺少動線引導,耳朵注意音樂是否沒有照著流程播放、觀眾是否沒聽到指示;口條上,也可以展現更多個人特質,透過話語調節氣氛、與講者互相搭配,與觀眾拉近距離。

4 個線上活動主持人的事前準備

線上活動主持人

熟悉活動細流

如果你的夥伴是活動企劃(或者你身兼二職)相信每個專業的活動經理都能列出活動流程表,活動流程表需要包含每一個環節的細流,每一個時間點分配每一個工作人員、拿什麼道具、做什麼動作都會在這一張細流表上。

在線上活動,或許這件事不會那麼複雜,你仍然需要熟悉每一個環節,確保所有時間點,你的工作夥伴正在做什麼,一切掌控在你手中。

在線上活動上常遇到的狀況,往往是麥克風沒聲音、音效沒出來、畫面沒出來、投影片沒播放,或有可能直播訊號不穩定。當演講時間一到畫面卻沒出現投影片,主持人會是第一個意識到並採取行動的人。

準備逐字稿

一場活動中其實要傳遞的訊息相當多,你需要確保訊息都是正確無誤、每個專業資訊面向都有顧及的,事前準備好逐字稿是主持人的重要工作之一,這份逐字稿會濃縮所有你針對這場活動議題、這場來賓做的所有功課精華。

在活動細流表上,在每一個時間點上列出你要在這時候說的話,並與你的夥伴確認資訊是否無誤。列完逐字稿後,自己練習講幾次,看內容量是否得宜,不會超出時間範圍。

了解講者背景,做好功課

在一場活動中,主持人應該盡可能幫助講者發揮最大的魅力與內容,將當天的舞台留給他們。

要做好這項任務並不簡單,你需要在事前確實做好功課,了解講者的背景、重要經歷,該次演講的議題內容,甚至是他們公司最近發生的時事、講者本身最近的動向和關注議題。這些功課不僅展示對於賓客的尊重,也能幫助你在引導活動過程中更有自信,在演講前,你對講者的了解,也能營造出讓講者舒適自在的氛圍和環境。

主持人本身若傳遞自信、穩重的氣場,確實做好關於講者的功課,傳遞出這場活動他有自信掌握住,會讓講者感到相當放鬆,在自在的情況下專心發揮自己。

事前與主辦單位和講者討論詳細

主持人應該在事前了解主辦單位期待的氣氛如何,這攸關於這場活動主要來的客群與受眾,事前理解參加者名單和收集參加者問題,可以幫助你去決定這場活動應該如何主持,參加者能接受的話題範圍、或他們對這場活動提出的問題,這些資訊能幫助講者在活動中滿足參加者的期待。

你可以做得更細節一點的是,事前與講者進行近一步的互動。

無論是透過訊息,或是在事前的線上討論會,與講者多聊兩句,表明自己身為主持人,說明當天會由你擔任協助他們的角色,安排對話上的 Re 稿和段子、或請教他們的英文名發音,以確保活動當天不會唸錯。

人們對於談過一兩次談話的人會產生熟悉感,在演講當天有個互動過的人與自己一起進行活動,會感到更自在。

線上活動主持人

3 個線上活動主持的技巧和原則

確認該活動的氣氛定位

延續上述提到的事前準備,每個主辦單位對於該活動的氛圍期待不太一樣,有些活動議題希望歡騰和積極,有些希望嚴謹一點,而主持人則是引導氛圍的重要關鍵角色,所說的措辭會引導該場活動氛圍的定位。

與主辦單位確實溝通他們對於活動的期待,來調整你當天的逐字稿內容、修辭。

用親切、禮貌的方式與參加者互動

儘管是線上活動,大家參與時也會感到比較害羞,尤其是活動正式開始前和中場休息的環節。

主持人應該最早進入線上活動的直播間和會議室中,活動開始前,如果有參加者提早登入活動、或請求加入活動,主持人應該及時注意到並接受他們的加入請求,主動親切、禮貌得和參加者打招呼。

活動中面對各式各樣的疑問,或是參加者在參加活動上面臨的各種突發狀況如斷線、忘記關麥克風,主持人都可以溫和禮貌地提供協助,或請求夥伴支援。

營造積極、輕鬆的氛圍,讓所有人享受這場活動

我們都希望參加的場合有一個人像朋友一樣,散發輕鬆、積極的氛圍,感覺什麼事情都可以依靠他,或聽從他的建議和指示,這就是活動主持人的功用!活動主持人也會擔任講者和參加者之間的溝通橋樑,以中介者的角色拉近距離,推動議題前進,當然輕鬆的氛圍中,不需要表現得過分裝熟。

遇到線上活動突發狀況的應對方式?

把握一個大原則,「不疾不徐,從容請求支援。」請記住,你們是一個團隊,在台下,有夥伴支援著你,同時他們也需要在台上的你適時引導。例如:發現投影片放錯或是投影片沒出來,以禮貌、從容的方式請求控台人員幫忙:「投影片沒有顯示出來,我們稍等一下,請夥伴幫我們換上。」或是:「目前講者的麥克風出了一點問題,請大家稍等一會,我們麻煩音控人員協助處理一下。在等待的期間,我來多帶一些講者過去知名的行銷案例,讓大家更認識他吧!」

主持人一慌或是緊張,會連同牽動所有人與台下夥伴的情緒,將信任交給你在場的夥伴,做到弭平現場的突發狀況,參加者的注意力就不會過度放在失誤點上,並在你的引導之下將注意力更加聚焦在活動之中。

線上活動的主持人,比起線下活動,更具備引領和轉換氣氛的角色,大家的聚焦點會更關注在你身上,期待你引導活動的進行。充實的事前準備能夠協助你更好得掌握整場活動的體驗,一起加油吧!

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