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舉辦線上活動 Checklist!以『抗疫大聲公』異地串流線上活動為例|文末提供範本

by ACCUPASS 活動編輯室

如果想要舉辦線上活動,流程上該怎麼準備呢?

線上活動流程分成三個階段:活動前期、活動中期與活動後期。在這篇文章,我們會以之前舉辦『抗疫大聲公』的經驗為例,分享一場線上活動的每個階段需要注意的事情,希望能幫助你辦一場很棒的線上活動!



線上活動會需要的角色

活動企劃人員:掌控整個專案的準備與流程進行。

主持人、講者:出現在螢幕前的人員都算在此類。

導播/音控:負責現場收音、畫面切換等處理。

小編:負責統整及即時回覆粉絲問題,同時處理突發狀況。通常是由企劃的專案夥伴進行,如果活動規模小,也可能由活動企劃人員同時擔任。



用三個階段進行自我檢查

活動前期(籌備規劃):找尋適合的直播空間、流程規劃、虛擬佈景設置、硬體設備與直播平台的測試,以及確實彩排。
活動中期(實際執行):環節銜接、氛圍營造
活動後期(成效追蹤):資訊統整、留下聯繫管道與資料



活動前期(籌備規劃)

1. 安排適合的直播空間

空間簡潔、明亮的空間能夠讓直播的畫面比較不會那麼壓迫感,創造舒適的視覺感受。準備明亮的光線設備,讓主持人與演講者的臉容能夠清晰立體。

2. 選擇適合的直播時間

直播需要透過螢幕線上參與,選擇平日晚上或是假日午後的時間,能夠讓參與者投入專注力參與活動。

一般來說,週二至週四的晚間 19:00 後是教學類型、講座活動推薦的時間點。這時候大家比較偏向下班並吃完飯的時間。當然社交性質、手作性質無論是週間的晚上或是假日,都相當適合。

3. 開放活動期間仍可購票進入

以往線下活動有空間容納人數限制,並避免中途放行進來影響其他人的活動體驗,線上活動則自由彈性得多,目前的線上活動平台,你可以設定「線上活動期間開放購票」的功能,讓來不及參與的人一樣可以買票入場,不會打擾到任何人。

4. Rundown(活動流程表)

線上活動會盛行起來的原因在於人與人之間無法群聚和見面,有許多線上活動不只是講者與參與者異地連線,也時常有雙講者、講者與主持人「異地連線直播」的情況。

這時候準備一個 Rundown 能夠協助講者、主持人明白整個流程的進行,掌握活動進度,確保活動的環節可以有條不亂得進行。

▴ ACCUPASS『 抗疫大聲公』活動 Rundown

也可以在 Rundown 上放入預先設計好的分鏡畫面,讓當天進行場控的工作人員對於畫面的結構有更多的理解,一來方便畫面切換時有個對照、二來可以讓所有人都更加理解當下活動進行的環節到哪一個部分。

▴ ACCUPASS『 抗疫大聲公』活動分鏡表

5. 虛擬背景

線下活動會有投影片和主持人做場景切換,引領大家下一個節目環節要做什麼,在線上活動,我們唯一能做的事情便是看著螢幕,因此畫面的切換和訊息便非常重要喔!

根據活動進行到不同的環節,適時置換虛擬背景,可以幫助參與者進行下一步動作或是休息。

『抗疫大聲公』線上活動開始前的重點預告:

『抗疫大聲公』訊號不穩時用的置換背景(備用):

如果出現訊號不穩的情況,放上事先設計好的專用背景,化解畫面不順的尷尬,也能讓參與者放心。

『抗疫大聲公』投票環節時的置換背景:

節目中的投票環節,記得換上鼓勵投票的背景,劉時間讓參與者進行互動投票。

6. 硬體測試

線上活動開始前,確認音控、收音、攝影機的狀態在線,電池容量、現場插座、備用電池是否穩定和充足,也可以準備備用的攝影設備、麥克風設備以備萬一。

曾有過測試時間過短而忽略器材其實有問題的情形。如果活動相當重要,找一天時間實際讓器材跟一次完整的活動時間也是個好方法。

7. 直播軟體、直播平台測試

選擇穩定的直播平台能有效減少線上活動一半的問題和突發狀況!直播平台指的是提供直播串流服務的平台,ACCUPASS Live 是專門為線上活動打造的串流服務,能夠協助你輸出高穩定、低延遲的直播畫面,並協助你保護付費內容的權益,深度整合線上活動的其他面向。是舉辦線上活動很棒的工具之一。

8. 檢查網路設備

確認好網路速度與頻寬可以應付你的直播需求,如果想進行規格 1080P / 60fps 順暢的直播,網速至少需要 4.5Mb 以上的上傳網速。

網路品質的優先程序分別為:有線網路 >  Wi-Fi 環境 > 行動數據

9. 取得並測試伺服器連結與串流金鑰,成功輸出訊號

每個直播開始前;若你要使用「串流串播」的方式進行你的線上活動,平台會提供「伺服器連結」與「串流金鑰」,運用這一組密碼才能幫助你將訊息順利輸出到平台上。

若你想使用「簡易直播」的方式進行你的線上活動,則別忘了先熟悉要如何切換你已經設計好的背景已進行場控;不論使用哪一種直播方式,活動開始前千萬要記得測試訊號,以免正式活動開天窗。

延伸閱讀
「簡易直播」與「串流直播」差在哪?辦線上活動前,用這3點找出最合適你的直播方式



活動中期(實際執行)

1. 氛圍營造

直播活動通常會有團隊的小編在互動聊天室中,負責炒熱話題、拉動主軸,協助參與者聚焦當下的活動內容,或是幫助晚到的參與者快速了解情況。

如果是讀書會類型的節目,也有小編會用彙整重點的方式幫助大家加速吸收資訊。

安排 1-2 位小編或企劃人員適時當第一個發聲、響應講者的人,也能夠鼓勵比較害羞的參與者跟著參與互動,創造活動熱烈的氣氛。

2. 隨時觀察播放情況與畫面

上一個是注意畫面內參與者的互動氛圍,活動開始後,我們也可以放鬆一些,只需隨時注意現場的收音、硬體設備是否如常運作,活動畫面是否特別延遲,排除一些現場的突發小狀況即可。



活動後期(成效追蹤)

1. 安排謝幕畫面

活動進行到尾聲,結束的畫面也別忘了準備喔,收尾的訊息以及結尾畫面特別重要,在上面留下你與參與者維持後續聯絡的方式,例如預告下一場活動內容、鼓勵參與者填寫問卷、收取你們寄送的資料等等,感謝你的參與者參與你的活動。

2. 後續與參與者聯繫

不論線上或線下活動,在你終於辛苦完成一場活動後,別忘了發一封信給所有參與者,不論當天有沒有參與過線上活動的參與者都可以收到你的資訊,並有個管道聯繫你,是重要的客戶維繫方式。也為你的活動劃上一個漂亮的句點。



線上活動準備項目 Checklist

我們準備了一場線上活動的 Checklist,你可以透過以下項目協助你做準備,幫助你的線上活動準備得更加完善!

活動前 Checklist

1. 適合的直播空間(光線明亮、空間簡潔)

2. 開放「活動期間仍可購票進入」功能

3. 準備大字報、大白板,方便與講者提醒流程、講稿進度

4. 活動流程 Rundown 與事前預演

5. 預先準備可能會被詢問的問題,活動中的 Q&A 環節避免冷場

6. 虛擬背景與直播畫面素材(依據你的活動環節設計:例如投票、QA、單元小結等)

7. 硬體測試與準備備用品(攝影機、麥克風、收音設備、燈光)

8. 檢查網際網路速度(網速品質高低:有線網路 >  WiFi 環境 > 行動數據)

9. 準備好「伺服器連結」和「串流金鑰」(使用串流直播者才需確認此項目)

活動進行中 Checklist

1. 暗樁鼓勵活動互動、協助推動活動進行

2. 留意各類設備狀況,確保電力充足

3. 使用大字報、白板,進行流程提醒與問題分類

4. 挑選代表性問題進行回覆,有效進行引導和控場 (回應參加者留言時,可以稱呼參加者的帳號名稱,拉近距離與表示尊重。)

5. 觀察直播畫面、排除突發狀況

活動後 Checklist

1. 回饋問卷調查

2. 紀錄直播中的 QA 問題並提供完整文字版給予參加者

加分項目|Bonus

1. 提供「可重複觀看」的完整直播回放影片



一起來看看ACCUPASS舉辦的『抗疫大聲公』異地串流線上活動

活動直播影片|完整版

▴ 【抗疫大聲公】EP.1 上集|創辦人醫起聊!疫情後的創生之道 feat. 姜冠宇醫師


▴ 【抗疫大聲公】EP.1 下集|創辦人醫起聊!疫情後的創生之道 feat. 姜冠宇醫師


活動 QA 問答文字|完整版

【ACCUPASS 抗疫大聲公#1】創辦人醫起聊!


喜歡這一次的分享嗎?如果你想了解更多線上活動的舉辦技巧,可以參考這些文章:

如何舉辦線上活動?5 個步驟輕鬆搞定
舉辦線上活動前,用這3點找出最合適你的直播組合
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