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活動企劃一次過:三個關鍵展現你辦活動的能力

清楚活動目的、建立信賴關係、加入創新科技元素,照著核心目標走,順順利利不必修

活動企劃一次過:三個關鍵展現你辦活動的能力
一份好的活動企劃能展現組織與策劃者的專案管理能力

身為活動企劃、公關公司、整合行銷團隊的一員,我們時常需要面臨「提案」這件事。不管是向公司主管提案、向合作夥伴提出異業合作,又或是與各大廠商競爭投標案。

而成功的活動提案,是把握哪些特質才能順利過關呢?

關鍵結果有三點:目標一致值得託付有所革新,抓住這三點,活動提案順順利利,不再怕被打槍

 

為什麼要辦活動呢?成功的活動企劃要能透過活動來解決問題

一、活動企劃目標與舉辦活動目的為一致

準備活動企劃時,如果團隊只將焦點專注在如何做出讓業主買單的、富有創意的企劃,常常會不自知的漸漸脫離活動的核心目的,與原先業主、老闆舉辦活動的目的背道而馳,花了大把的時間準備,不受業主青睞,也無法驗證這份企劃的可行性。

如何避免這件事發生呢?

  1. 深入理解業主的核心目的
  2. 拆解當下舉辦活動的主要目標
  3. 不斷檢視提出的關鍵結果和行動與前兩點是否一致

舉個例子:

某公家部門公開招標,希望透過公私協力合作舉辦,協助在地產業轉型,打造具有特色的城市鄉鎮

從這個案子中,同時有中央行政部門縣市政府在地企業,你應該先抓住哪一方的需求,以他的目的為優先才能提案成功呢?

答案是:中央行政部門

由於公開招標的單位是中央行政部門,也是具有直接選擇權、直接執行權的一方,我們應該優先解決該單位所遇到的問題:績效考評

每年五月國發會就會發出一紙公文,要求各部會提交施政計畫及績效指標。公文裡要求,為聚焦關鍵核心業務,各部會必須根據總統治國理念、行政院施政方針,訂出各項 KPI … 

(引用閣員告白:KPI如果玩假的乾脆廢掉!《商業周刊》第 1541 期)

根據上面文章,如果我們要投中央所招開的採購案,我們應該優先提出能夠與年度治國理念行政院施政方針保持一致目的的活動企劃,即能第 1 點的深入理解公部門、品牌的核心理念。

研究過首要目的後,再深入下層拆解「透過舉辦活動所要達成的目標」,最終才是核對企劃策略與方向是否不脫離上述的目的與目標。

此作法除了投標案適用外,各企業間的異業合作、內部活動提案也能依此檢測。

建議作法:畫心智圖
使用心智圖畫出此計畫會涵蓋的相關單位,並羅列各單位痛點,
最後將能夠決策權的單位圈起來,此單位的目的即是活動企劃首要解決的關鍵
活動現場常面臨各類型的突發狀況,執行單位的經驗與應變能力從中展露無遺

二、活動頁面有沒有做到核心訊息的傳達?

既然你的活動企劃已經能夠說服老闆、評審,這份活動企劃能夠成為達成目的的解決方案後,那麼你需要提供足夠的活動執行細節,好讓他們判斷做出最後的決定。

什麼時間舉行?要在哪裡舉辦?名額要開多少?講者有誰?

該如何宣傳?預計的目標?活動出席人數?估算投入所需成本?

除了上述常見的問題,還能夠從哪些角度切入,為你的活動提案加分呢?

線下活動的防疫準備

從 2020 年 2 月開始,全球各地受冠狀病毒疾病(COVID-19)影響,人群的聚集所帶來的風險即是快速的病情傳散。此時只要舉辦集會活動,不管是參加人、潛在報名人,甚至是醫療衛生單位,都會前來關切活動現場的衛生管理。

如果能在活動企劃中將除了承諾會做到量體溫、環境消毒外,最重要的實名制實聯制報到能為你的活動提案大大加分,一個重視防疫的活動企劃,更值得業主託付和信任。

圖為亞洲會展產業論壇,使用自助式報到機台作為活動簽到工具

常見的防疫報到作法:

1. 實名制掃碼入場:限公務相關單位使用

借用公務機關場地,可使用各縣市政府提供的專屬 App 掃描讀取身份證字號,和辨認其姓名等個人身分 (可參考 台北市政府 my code App)

2. 實聯制造冊管理:提前蒐集聯絡方式

在報名活動當下、活動開始前,要求報名人填寫可聯繫的聯絡資料,現場搭配證件檢測,即可完成造冊管理 (可參考 Accupass 活動健康防疫頁

3. 自助式報到櫃台:報到當下減少人員接觸

活動入場前至無人櫃台進行驗票,減少與人員的交談接觸機會,也可將活動人力安排在其他位置 (可參考 Accupass 自助報到機)

除了以上三種常見的報到防疫作法外,活動現場的工讀生、主持人、便當物流等人員流動也不能成為活動防疫的破口,建議所有活動的門口必須放置顯目的提示,強制要求入場人員填寫「健康防疫聲明表」

▍建議作法:畫流程圖
繪製活動當天所有的必經之路 (地點、人員、時間),再填寫每個流程中所需要被留意的重點,即可展現出團隊重視每一個活動過程與用戶體驗
為什麼近三年展覽現場處處可見 VR、AR?

三、強調活動獨創性,或是加入一點跟得上潮流的科技體驗

除了目標一致、提供更多活動細節,展現組織與策劃者的管理能力與執行經驗外,一份創新、新穎的活動提案必定能讓業主眼睛為之一亮,將目光移到你身上。

但創意提案該從何開始呢?當你迫在眉睫,前方想滿足老闆滿滿的期待值,後方有交稿的時間壓力,當你真的窮途末路、靈感枯竭時,給你一個方法,已被市場接受的最佳捷徑:加入正流行的科技技術

VR、AR、MR、Chatbot 聊天機器人、行動列印

舉個例子,因應疫情的影響,高雄市立美術館 4 月開始往線上藝廊發展,鼓勵居家近距離觀展,與學學文化創意基金會攜手,藉由 VR 虛擬實境技術讓民眾導讀展覽作品。(來源:高雄市立美術館大南方多元史觀特藏室 南方作為相遇之所

圖為故宮精品 2020 年新春限時活動現場側拍

又或是,故宮精品於 2020 年過年期間,為了刺激館內觀光客消費,與新創攝影團隊 Accupai雲攝影 合作春節限定活動「故宮賀歲卡片」,結合專業棚拍與敏捷修圖,歡迎參觀完故宮展區的民眾,移至紀念品店消費,還能與故宮三寶來張團員合照。(來源:故宮精品粉絲專頁新春限時活動貼文)

如果沒有上述這些科技技術能夠支援也沒關係,建立一個 Line 抽獎活動,增加活動現場的互動,也能提升企劃中的活動趣味性。

總結上面全文:

清楚舉辦活動目的、建立信賴關係、加入創新科技元素

抓住以上三點,不管是向公司主管提案、對外提出異業合作,或是與各大廠商競爭標案,都能往提案成功之路邁進!

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