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活動攝影SOP指南 | 3 步驟拆解:活動策展人必知的拍攝流程

by Wu Bob

視覺是傳達品牌理念的重要形式。在資訊爆炸的時代,現代人透過圖像、影音的閱讀習慣已成趨勢,尤其社群媒體的興起,更帶動整體視覺的高品質要求。

在大型活動中通常會請專業攝影師進行拍攝,專業、生動的照片將增加活動對外的宣傳以及再行銷的機會;活動策展人經常需要在事前規劃活動流程,和攝影師溝通需要參與的部分,以取得專業的活動照片。

按照以下步驟,可以確保你的整場活動拍攝萬無一失…

一、活動前 : 事前確認拍攝事項

01. 確認攝影師人數

以下能幫助你判斷該場活動需要的攝影師人數:

  • 依據活動規模,建議每 150-200 人至少配置一位攝影師
  • 若活動有兩個點需要同時記錄,務必安排雙機拍攝,避免人力不足。

02. 拍攝時間、地點

a. 活動時數

  • 平面攝影通常以小時來計費,攝影師盡量提前 30 分鐘到場進行準備
  • 攝影師預備的時間應涵蓋在費用當中 (包含彩排時間) 告知拍攝時數、提供當天流程時程表

b. 活動地點

  • 若距離拍攝的地點太遠,需考慮交通費用。
  • 活動場地的大小、燈光、拍攝需要的空間、動線安排,可透過照片與平面示意圖讓攝影師提前知道

03. 活動拍攝目的

a. 目的不同,側重點不同

  • 無論是展覽、講座論壇還是大型活動,都必須確定拍攝目的,以便抓住關鍵點。協助攝影師瞭解整個過程,哪些場景應該在特定流程內拍攝,哪些場景應該列為重點。
  • b. 根據活動的主題調性,邀請擅長該風格的攝影師

  • 活動中有重要賓客或是藝人,與攝影師告知列為拍攝重點,必要時安排特地取景位置與場地。
  • c. 確認照片用途、格式

  • 向攝影師溝通照片用途:(1)內部結案素材 (2)社群素材 (3)媒體新聞素材,確保不同的行銷渠道都有適合發佈、符合格式的照片。
  • 04. 拍攝內容 : 風格討論、資料搜集與對焦

    a. 安排合照的指引

    • 合影需透過安排來取景,在流程中設計合照環節。
    • 過程中讓主持人、攝影師透過手勢引導,拍攝團體合照。

    b. 提供活動流程表

    • 提前分享活動流程,讓攝影師掌握拍攝進度,包含最重要的大合照,會影響攝影師鏡頭的選用。
    • 請務必提前告知合照時間、地點、人數。

    c. 關鍵人物拍攝

    • 活動當中若有關鍵人物需安排拍照或定點,請工作人員指引攝影師。
    • 同理,如有人不想被拍照,同樣以予提醒。

    d. 提供拍攝範例

    • 每位攝影師有擅長的拍攝風格與手法, 事前提供過往或偏好的拍攝風格,方便攝影師以此為參考,甚至可以尋找相似風格的攝影師。
    • 提供風格差異明顯的照片做為參考,需預期不一定能如實呈現。這些因素包含在場的光線與設備條件所產生的限制。如果攝影師有其他建議或想法,不妨和攝影師溝通與討論。

    05. 攝影窗口聯繫

    • 3 天前做好行前聯繫,避免當天找不到人、或走錯場地的情形。
    • 在大型活動中,通常攝影器材較多,事先告知攝影師是否有停車位,且拍攝時長若跨餐,也一併告知攝影師是否含餐或需自備。
    • 若跨餐,也一併告知攝影師是否含餐或需自備

    二、活動中 : 確保拍攝順利

    01. 活動前試拍

    • 根據活動或會議的重要性、過去經驗等,通常請攝影師提前 10 – 30 分鐘到達現場
    • 讓攝影師熟悉現場環境、照明條件和拍攝場所,試拍重要場景 ( 活動背板、主舞台 )。

    02. 空景

    • 到達活動現場後不要忘記拍攝現場的空鏡,作為活動結案素材
    • 例如:活動現場背景、會場環境、簽到表等道具、活動佈置的橫幅、氫氣球一類的裝飾品。

    03. 頒獎、大合照

    • 讓主持人與攝影師協調合照的引導手勢和流程,主持人的引導能加速合照環節順利進行。

    04. 提醒拍攝重點

    • 可提供拍攝素材 checklist,當天提醒攝影師進行重點拍攝。

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    三、活動後:活動結案與再行銷

    01. 照片提供的時間和規格

    與攝影師訂下交照日期與照片規格。照片規格建議如下 (依活動視覺需求而定) :

    • 社群媒體照片: 500 kb 以上
    • 新聞稿照片:約 1 mb 左右
    • 輸出品照片: 20 mb 以上

    02. 鼓勵行銷擴散

    • 統計顯示,世界各地的網友每天共上傳18億張照片,而這些照片隱含了每個人的興趣與品牌喜好。
    • 鼓勵參與者們在 FB 、LinkedIn或是 Instagram 上分享活動照片,為品牌和下一次的活動營造社群聲勢。

    03. 結案報告

    結案報告除了活動資訊和成果,活動照片( 例如:攤位人潮、展品、媒體採訪、贊助廠商) 盡可能在照片下方附圖說明,或是點出該圖要關注的焦點是什麼。

    “ 千言萬語也抵不過一張具行銷力的好照片 “


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