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無論是展覽、講座論壇還是大型活動，都必須確定拍攝目的，以便抓住關鍵點。協助攝影師瞭解整個過程，哪些場景應該在特定流程內拍攝，哪些場景應該列為重點。
活動中有重要賓客或是藝人，與攝影師告知列為拍攝重點，必要時安排特地取景位置與場地。
向攝影師溝通照片用途：(1)內部結案素材 (2)社群素材 (3)媒體新聞素材，確保不同的行銷渠道都有適合發佈、符合格式的照片。
視覺是傳達品牌理念的重要形式。在資訊爆炸的時代，現代人透過圖像、影音的閱讀習慣已成趨勢，尤其社群媒體的興起，更帶動整體視覺的高品質要求。
在大型活動中通常會請專業攝影師進行拍攝，專業、生動的照片將增加活動對外的宣傳以及再行銷的機會；活動策展人經常需要在事前規劃活動流程，和攝影師溝通需要參與的部分，以取得專業的活動照片。
按照以下步驟，可以確保你的整場活動拍攝萬無一失…
一、活動前 : 事前確認拍攝事項
01. 確認攝影師人數
以下能幫助你判斷該場活動需要的攝影師人數：
- 依據活動規模，建議每 150-200 人至少配置一位攝影師。
- 若活動有兩個點需要同時記錄，務必安排雙機拍攝，避免人力不足。
02. 拍攝時間、地點
a. 活動時數
- 平面攝影通常以小時來計費，攝影師盡量提前 30 分鐘到場進行準備。
- 攝影師預備的時間應涵蓋在費用當中 (包含彩排時間) 告知拍攝時數、提供當天流程時程表。
b. 活動地點
- 若距離拍攝的地點太遠，需考慮交通費用。
- 活動場地的大小、燈光、拍攝需要的空間、動線安排，可透過照片與平面示意圖讓攝影師提前知道。
03. 活動拍攝目的
a. 目的不同，側重點不同
b. 根據活動的主題調性，邀請擅長該風格的攝影師
c. 確認照片用途、格式
04. 拍攝內容 : 風格討論、資料搜集與對焦
a. 安排合照的指引
- 合影需透過安排來取景，在流程中設計合照環節。
- 過程中讓主持人、攝影師透過手勢引導，拍攝團體合照。
b. 提供活動流程表
- 提前分享活動流程，讓攝影師掌握拍攝進度，包含最重要的大合照，會影響攝影師鏡頭的選用。
- 請務必提前告知合照時間、地點、人數。
c. 關鍵人物拍攝
- 活動當中若有關鍵人物需安排拍照或定點，請工作人員指引攝影師。
- 同理，如有人不想被拍照，同樣以予提醒。
d. 提供拍攝範例
- 每位攝影師有擅長的拍攝風格與手法， 事前提供過往或偏好的拍攝風格，方便攝影師以此為參考，甚至可以尋找相似風格的攝影師。
- 提供風格差異明顯的照片做為參考，需預期不一定能如實呈現。這些因素包含在場的光線與設備條件所產生的限制。如果攝影師有其他建議或想法，不妨和攝影師溝通與討論。
05. 攝影窗口聯繫
- 3 天前做好行前聯繫，避免當天找不到人、或走錯場地的情形。
- 在大型活動中，通常攝影器材較多，事先告知攝影師是否有停車位，且拍攝時長若跨餐，也一併告知攝影師是否含餐或需自備。
- 若跨餐，也一併告知攝影師是否含餐或需自備
二、活動中 : 確保拍攝順利
01. 活動前試拍
- 根據活動或會議的重要性、過去經驗等，通常請攝影師提前 10 – 30 分鐘到達現場。
- 讓攝影師熟悉現場環境、照明條件和拍攝場所，試拍重要場景 ( 活動背板、主舞台 )。
02. 空景
- 到達活動現場後不要忘記拍攝現場的空鏡，作為活動結案素材。
- 例如：活動現場背景、會場環境、簽到表等道具、活動佈置的橫幅、氫氣球一類的裝飾品。
03. 頒獎、大合照
- 讓主持人與攝影師協調合照的引導手勢和流程，主持人的引導能加速合照環節順利進行。
04. 提醒拍攝重點
- 可提供拍攝素材 checklist，當天提醒攝影師進行重點拍攝。
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三、活動後：活動結案與再行銷
01. 照片提供的時間和規格
與攝影師訂下交照日期與照片規格。照片規格建議如下 (依活動視覺需求而定) ：
- 社群媒體照片： 500 kb 以上
- 新聞稿照片：約 1 mb 左右
- 輸出品照片： 20 mb 以上
02. 鼓勵行銷擴散
- 統計顯示，世界各地的網友每天共上傳18億張照片，而這些照片隱含了每個人的興趣與品牌喜好。
- 鼓勵參與者們在 FB 、LinkedIn或是 Instagram 上分享活動照片，為品牌和下一次的活動營造社群聲勢。
03. 結案報告
結案報告除了活動資訊和成果，活動照片( 例如：攤位人潮、展品、媒體採訪、贊助廠商) 盡可能在照片下方附圖說明，或是點出該圖要關注的焦點是什麼。
“ 千言萬語也抵不過一張具行銷力的好照片 “
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