防疫時代,社群經理的辦活動指南:如何辦一場疫情時代的活動?

防疫時代,社群經理的辦活動指南:如何辦一場疫情時代的活動?

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因應防疫專案上路實行,政府規定民眾在 8 大類公眾場合都要配合戴上口罩,並進行人流量的管制。在高傳播可能性的室內場所也需強制戴上口罩,面對潛在疫情爆發的風險,社群經理在舉辦實體活動上如何更謹慎地處理?

這次分享如何執行防疫時代的活動籌備指南與技巧,協助你辦出確實而安全的活動。
但在那之前,我們先來看看一般要舉辦實體活動,如果要符合政府要求的防疫規定,你應該做到哪些事情。

如何舉辦配合政府防疫辦法的實體活動流程

 how to hold an event in covid19-tsunami

1. 行前通知
於活動寄送行前通知給參加者,將配合疫情的規定告知所有參與人,提醒準備口罩、請參與者配合活動當天的防疫措施

2. 消毒場地與設備
事前用 75 % 酒精消毒場地,包含活動場地空間、桌椅、電梯、門把、簽到台、投影設備與電腦等。

3. 實名簽到制
最好事前確保參與人以實名制報名活動,或是當天備好電子、紙本的健康聲明表,要求參與人留下資料以利預防和事後追蹤。▸ 健康聲明表範本看這裡

4. 參與人員消毒、執行與要求配合防護措施
為每位參與人量測額溫,進行 75 % 酒精手部消毒。若發燒(耳溫 ≧ 38 ℃;額溫 ≧  37.5 ℃),或有呼吸道症狀者,不予入場。

5. 拉寬座位距離,做好間隔 1.5 公尺以上,以及人數限制
配合安全性的社交距離,每個座位最好間隔 1.5 公尺以上,必依照場地空間的大小來進行規劃,與控制人數的限制。

你可能在想,辦實體活動變這麼麻煩,限制困難重重,不如不辦?

我們都明白活動對於一個品牌和企業的重要性,它是每個品牌與社群和粉絲互動接觸最深度的管道之一,那麼,或許你可以參考以下方式,確保你的實體活動仍能順利,且高效率的進行,或者,開始思考為你的實體活動增加新的可能性。

防疫時代的實體活動不外乎兩大重點:

1. 確保人員紀錄清晰
確保每個參與人員資料清晰確實,便於預防與追蹤。

2. 維持活動體驗、甚至超越
在加入防疫環節的前提下,仍能維持高效率兼具品質的活動體驗。

確保人員紀錄清晰;建立無接觸式簽到機制

 how to hold an event in covid19-tsunami2

加入防疫程序後,人員的簽到工作會在無形間耗掉不少人力與時間成本,你可以運用工具為你降低負擔。

現在已有無人自助報到機,你可以將機器放置簽到台,做個簡易的指引參與人只要在事前與取得報名 QRCode,當天對著器材掃描即可完成簽到。

你也可以事前採用 ACCUPASS 辦活動,當天準備一台公用手機(記得旁邊放一瓶酒精和擦拭布),手機下載並開啟 ACCUPASS Manager APP 畫面,使用者只要自行掃描報名票券,即可通過入場。

優化實名制填寫流程

將簽到自動化之後,人員可以專注在確保「參與人員的資料紀實」,除了量測額溫、酒精消毒,請要求參與者填寫健康聲明表,確實收集資料。

健康聲明表應該要有的資料項目:

1. 活動時間
2. 姓名
3. 聯絡電話
4. 生日
5. 身份證字號/護照號碼/ID 
6. 在台居住地址
7. 現職公司或學校
8. 生理性別/Sex
9. 過去 14 天內是否有發燒、咳嗽或呼吸急促等上呼吸道症狀?(已服藥者亦需填寫 「是」)
10. 最近 14 天,有無出國或前往高感染風險地區? 
11. 最近 14 天,有無與居家檢疫、居家隔離者接觸? 

ACCUPASS 提供了健康聲明表範本,根據你辦的每一場活動提供空白聲明表,活動參與人只要掃描即可填寫。

假使你舉辦多場活動,可以依據不同活動找到其所屬的健康聲明表,方便你管理追蹤所有參與人的資料。

▸ 健康聲明表範本看這裡

建立 ACCUPASS 活動頁後,都會提供健康聲明表網址與 QRCode,方便主辦單位發放要求填寫,並自動記錄所有資料。

維持活動體驗水準,甚至超越。

加入防疫流程的環節,看似會增加準備流程與難度,你仍然有辦法保持你原有的活動體驗和品質,甚至,你可以試著想想如何超越你原本的活動了。

你可以嘗試用策略性思維的角度,轉換你的活動形式:

▸ 推出少人數的限量制活動

如果室內要兼顧安全距離,勢必得減少容納人數,那麼不如順著這樣的情勢將你的活動轉變為稀缺性較高的產品。

你可以限制參與者的數量,試著讓活動內容設計得更深入,包含加入與會者深入互動的環節,讓參與者更有參與感。以往多人數時,無法靈活進行的活動就很適合用在此處。包含小組活動、刺激討論、與講師、小組組長深度對談等,人們在自己實質付出後,通常會認為自己也獲得了實質回饋,他們會對你的活動印象更深刻。

當活動質量和內容密度提升,你可以提升票券的價格,專注打造品質更好的活動,將你的活動塑造為 VIP 制,創造產品的稀缺感,提升購票吸引力。

▸ 將活動形式轉為線上直播

如果你的活動一向相當熱門,人數眾多,龐大的社群也是你活動最大特色,那麼,試著把你的社群活動往線上發展吧!

在疫情的驅使下,視訊工具、直播技術變得穩定而成熟,很簡單就能操作。只要你擁有 YouTube 帳號,便可以將 YouTube 直播影片連結串進 ACCUPASS 的活動頁,你的參與者可以直接在 ACCUPASS 站內或 APP 收看你的直播。

使用 ACCUPASS 的好處,除了省去管理金流、報名程序的成本以外,能夠確保你的直播影片不會未經授權被外流分享,保障所有付費參與者的權利。

如何設定直播票券功能,以及了解更多直播功能,可以參考這篇文章:直播票卷功能新上線|辦線上活動就交給 ACCUPASS

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▸ 線下線上同時並行

實體活動有一個小小的限制,就是他限制在特定一個時間與空間,即使有些粉絲想參與活動,也可能礙於無法到場而放棄。然而,你現在可以突破這個限制。

準備一台像素高一點的手機(如果你的條件允許,也可以使用攝影機),確保活動當天的環境網路連線狀況穩定,同時直播現場活動,讓其他人能夠同時在線上參與。

ACCUPASS 的票券頁面可以同時設定販售線下票與線上直播票,不用再分兩個管道去管理參與者的報名和金流。

你可以告知線上參與者,這是場直播活動,鼓勵他們在活動當下同時參加,並安排一些讓線上線下參與者能同時參與的活動(例如線上搶答、限量匿名 QA、贈送優惠等 ),告知他們如果不參與當下直播,影片會需要一小段時間才會寄送,且無法享有活動當下才有的優惠,提升參與者準時出席活動的動力。

希望這篇文章能夠幫助每位社群經理,在疫情時代下仍能讓你的活動中臨風綻放。


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