新手籌備活動的過程中難免會遇到不熟悉的地方，無論辦線上線下活動都有一些技巧。雖然經歷一些失敗經驗很正常，然而有些粗心的失敗卻會讓活動付出高昂的代價，例如成效不彰的問題，是品牌最不希望看到的。
我們列出了幾個容易被忽略的活動失誤，這些隱藏因素可能是間接導致活動成效不好的原因，並提出討論，如何避免和解決這些失誤？
一、籌備與宣傳時間過短
過於倉促的籌備時間容易導致活動內容不夠精緻、找不到完美的場地，更嚴重的可能是找不到適合的講者人選。行銷時間的發酵期過短，加上沒有投放廣告宣傳的話，純靠原生流量很難有效讓活動大量曝光、或被目標受眾看見，沒有足夠的人發現活動，很難有效提升活動轉換率。
如何解決
多留一些籌備時間和行銷發酵期給活動，新手剛籌備活動可能缺少經驗，時間的充裕可以彌補失誤發生的嚴重性。根據你的活動規模大小估算活動籌備時間，再多抓 3-5 個工作天作緩衝。
另外，考慮活動是否有邀請其他合作夥伴參與？與合作夥伴接洽的時間也該預估進去，一場單一講者的小型活動抓 1 個月前開始準備（加上至少 2-3 星期的行銷宣傳時間），一場中大型活動則可能 3-6 個月前就要開始規劃。
二、事前缺少市場調查
活動的時間點攸關成效，在選定活日期前，看看市場上近期是否有競爭對手舉辦類似活動？同一日期是否有和大檔期活動撞期？
同質性高的活動選定相近日期舉辦，容易稀釋同一群受眾的關注力，參加者必須在眾多相似性活動中擇一參加，意味著你的競爭度提升、也無法有效集中票券。
如何解決
決定活動日期前，觀察市場近期是否有相似主題活動，順道研究近期需要注意的大型活動日期（大型商務展、演唱會、投票或是遊行活動），相似活動舉辦日期至少相隔 2 個星期比較保險。
如果市面上已有同主題活動，建議活動日期避免於往後的 7-14天內舉辦，一來同樣客群已經被相似的廣告行銷過，有些可能已經報名對手的活動，再報名同類型活動的慾望就沒那麼高。
三、沒有妥善規劃行銷資源
什麼是沒有妥善規劃行銷資源？通常是資源投注過少，例如同一場活動沒有積極宣傳，推送 1-2 次行銷訊息就沒有下文，或缺少執行再行銷，即便有規劃預算投放廣告，一個人平均要看過同一個素材 7 次才有機會對該產品產生興趣，進而轉單。行銷素材過少容易導致的失誤是活動曝光度不夠、存在感不足，無法有效觸及受眾導致轉單成效不彰。
如何解決
在活動前，積極與持續宣傳你的活動。在規劃活動的行銷策略時，先盤點所有你可以宣傳的渠道：社群平台、EDM、官網、App 等，為活動排出一個完整的社群行銷貼文規劃，規劃至少 3 個不同的溝通視角素材，來觸及到相似、但考量點不同的客群，以及倒數素材或優惠訊息等，鼓勵用戶採取行動。
如果你認為原生流量無法帶來足夠曝光量，可以考慮支付一點費用投放成效型廣告。成效型廣告能精準設定目標受眾的輪廓，除了 Google、FB 提供的廣告系統，也可以善用活動平台內建的廣告服務，活動平台擁有自己受眾的第一手數據，能更精準設定投放目標。
四、交通易達性不足
這是舉辦實體活動需要認真考量的重要因素，參與者很可能因為活動地點很難前往、交通不便而降低參加意願。
如何解決
安排活動場地時，觀察附近是否鄰近捷運站與其他大眾運輸工具，附近是否有停車場，地點好不好找等。
五、設備資源沒有齊全、缺少友善空間
規劃活動時，無論是找尋實體活動的場地、線上活動的直播室、混合式活動的空間，會有不同的場地和設備需求，現在的資訊發達，有時候僅憑網路資訊就下訂空間，沒有親自場勘，是比較高風險的。缺少實際場勘容易漏掉許多細節，包含隔音吸音效果、沒有友善設施規劃、器材疏於維護等，都會為你的活動增加許多不穩定的變因，讓參與者留下活動體驗不佳的印象、難以提升意願參加下一場活動。
如何解決
親自場勘，事前進行準備功課、多方比較各個場地找出最適合你的方案，將自己當作活動參加者，親自走訪一遍體會場地動線是否順暢、隔音設施、照明設備是否符合你的期待，直播室則要多關注拍攝空間的明亮度、直播間的設備、網路訊號、周遭環境是否嘈雜或正在進行施工等因素。
另一個值得注意的點，如果舉辦實體活動，關注活動場地是否有友善空間的規劃，電梯、無障礙坡道、無障礙空間和廁所規劃是否完善，我們無法預期每一個參加者的身體狀況，但多一份準備，能讓你活動更加友善。
六、活動流程不夠流暢
活動流程的順暢度會直接影響整體活動的體驗，不純熟、粗心失誤頻繁的活動容易影響參與者對主辦單位和品牌的觀感。影響活動流程的元素包含：工作人員熟稔度不足、場地動線不佳、報到體驗不夠流暢、空間不夠舒適、活動流程零散等。這些細節林林總總加起來，容易令人聯想到不專業的形象。
如何解決
事前為你的活動進行彩排或內部封測，實際測試一遍活動流程，包含操作報到程序，考量當天報名人數的規模，適時導入自動化簽到工具加快簽到速度。
邀請每一個參與活動的相關工作人員執行事前籌備會議，列出活動時程表給現場工作人員，理解自己的份內工作、這場活動的相關資訊、不同時段應該做什麼事情，進行事前排練，讓當天的團隊能一同引導活動流程順利進行。
關於外部合作夥伴，同樣給予一份時程表，這份時程表有別於內部人員的版本，只需告知他們需要知道的訊息。例如活動攝影師，他需要知道何時是拍照時間、取得哪些重要場景、至少有幾張照片包含品牌識別露出、構圖等要求。
結語
活動的籌備由許多小細節所組成，當每個隱藏細節都能顧及，整體活動便能帶給人專業且兼具品質的感受。犯錯在所難免，有時失敗經驗也會幫助我們發覺到以往忽略的事情，在下一次優化得更好！
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