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6 個常見活動成效不彰問題,如何解決?

by ACCUPASS 活動編輯室

新手籌備活動的過程中難免會遇到不熟悉的地方,無論辦線上線下活動都有一些技巧。雖然經歷一些失敗經驗很正常,然而有些粗心的失敗卻會讓活動付出高昂的代價,例如成效不彰的問題,是品牌最不希望看到的。

我們列出了幾個容易被忽略的活動失誤,這些隱藏因素可能是間接導致活動成效不好的原因,並提出討論,如何避免和解決這些失誤?

一、籌備與宣傳時間過短

過於倉促的籌備時間容易導致活動內容不夠精緻、找不到完美的場地,更嚴重的可能是找不到適合的講者人選。行銷時間的發酵期過短,加上沒有投放廣告宣傳的話,純靠原生流量很難有效讓活動大量曝光、或被目標受眾看見,沒有足夠的人發現活動,很難有效提升活動轉換率。

如何解決

多留一些籌備時間和行銷發酵期給活動,新手剛籌備活動可能缺少經驗,時間的充裕可以彌補失誤發生的嚴重性。根據你的活動規模大小估算活動籌備時間,再多抓 3-5 個工作天作緩衝。

另外,考慮活動是否有邀請其他合作夥伴參與?與合作夥伴接洽的時間也該預估進去,一場單一講者的小型活動抓 1 個月前開始準備(加上至少 2-3 星期的行銷宣傳時間),一場中大型活動則可能 3-6 個月前就要開始規劃。

二、事前缺少市場調查

活動的時間點攸關成效,在選定活日期前,看看市場上近期是否有競爭對手舉辦類似活動?同一日期是否有和大檔期活動撞期?

同質性高的活動選定相近日期舉辦,容易稀釋同一群受眾的關注力,參加者必須在眾多相似性活動中擇一參加,意味著你的競爭度提升、也無法有效集中票券。

活動成效

如何解決

決定活動日期前,觀察市場近期是否有相似主題活動,順道研究近期需要注意的大型活動日期(大型商務展、演唱會、投票或是遊行活動),相似活動舉辦日期至少相隔 2 個星期比較保險。

如果市面上已有同主題活動,建議活動日期避免於往後的 7-14天內舉辦,一來同樣客群已經被相似的廣告行銷過,有些可能已經報名對手的活動,再報名同類型活動的慾望就沒那麼高。

三、沒有妥善規劃行銷資源

什麼是沒有妥善規劃行銷資源?通常是資源投注過少,例如同一場活動沒有積極宣傳,推送 1-2 次行銷訊息就沒有下文,或缺少執行再行銷,即便有規劃預算投放廣告,一個人平均要看過同一個素材 7 次才有機會對該產品產生興趣,進而轉單。行銷素材過少容易導致的失誤是活動曝光度不夠、存在感不足,無法有效觸及受眾導致轉單成效不彰。

如何解決

在活動前,積極與持續宣傳你的活動。在規劃活動的行銷策略時,先盤點所有你可以宣傳的渠道:社群平台、EDM、官網、App 等,為活動排出一個完整的社群行銷貼文規劃,規劃至少 3 個不同的溝通視角素材,來觸及到相似、但考量點不同的客群,以及倒數素材或優惠訊息等,鼓勵用戶採取行動。

如果你認為原生流量無法帶來足夠曝光量,可以考慮支付一點費用投放成效型廣告。成效型廣告能精準設定目標受眾的輪廓,除了 Google、FB 提供的廣告系統,也可以善用活動平台內建的廣告服務,活動平台擁有自己受眾的第一手數據,能更精準設定投放目標。

活動成效

四、交通易達性不足

這是舉辦實體活動需要認真考量的重要因素,參與者很可能因為活動地點很難前往、交通不便而降低參加意願。

如何解決

安排活動場地時,觀察附近是否鄰近捷運站與其他大眾運輸工具,附近是否有停車場,地點好不好找等。

五、設備資源沒有齊全、缺少友善空間

規劃活動時,無論是找尋實體活動的場地、線上活動的直播室、混合式活動的空間,會有不同的場地和設備需求,現在的資訊發達,有時候僅憑網路資訊就下訂空間,沒有親自場勘,是比較高風險的。缺少實際場勘容易漏掉許多細節,包含隔音吸音效果、沒有友善設施規劃、器材疏於維護等,都會為你的活動增加許多不穩定的變因,讓參與者留下活動體驗不佳的印象、難以提升意願參加下一場活動。

如何解決

親自場勘,事前進行準備功課、多方比較各個場地找出最適合你的方案,將自己當作活動參加者,親自走訪一遍體會場地動線是否順暢、隔音設施、照明設備是否符合你的期待,直播室則要多關注拍攝空間的明亮度、直播間的設備、網路訊號、周遭環境是否嘈雜或正在進行施工等因素。

另一個值得注意的點,如果舉辦實體活動,關注活動場地是否有友善空間的規劃,電梯、無障礙坡道、無障礙空間和廁所規劃是否完善,我們無法預期每一個參加者的身體狀況,但多一份準備,能讓你活動更加友善。

六、活動流程不夠流暢

活動流程的順暢度會直接影響整體活動的體驗,不純熟、粗心失誤頻繁的活動容易影響參與者對主辦單位和品牌的觀感。影響活動流程的元素包含:工作人員熟稔度不足、場地動線不佳、報到體驗不夠流暢、空間不夠舒適、活動流程零散等。這些細節林林總總加起來,容易令人聯想到不專業的形象。

如何解決

事前為你的活動進行彩排或內部封測,實際測試一遍活動流程,包含操作報到程序,考量當天報名人數的規模,適時導入自動化簽到工具加快簽到速度。

邀請每一個參與活動的相關工作人員執行事前籌備會議,列出活動時程表給現場工作人員,理解自己的份內工作、這場活動的相關資訊、不同時段應該做什麼事情,進行事前排練,讓當天的團隊能一同引導活動流程順利進行。

關於外部合作夥伴,同樣給予一份時程表,這份時程表有別於內部人員的版本,只需告知他們需要知道的訊息。例如活動攝影師,他需要知道何時是拍照時間、取得哪些重要場景、至少有幾張照片包含品牌識別露出、構圖等要求。

活動成效

結語

活動的籌備由許多小細節所組成,當每個隱藏細節都能顧及,整體活動便能帶給人專業且兼具品質的感受。犯錯在所難免,有時失敗經驗也會幫助我們發覺到以往忽略的事情,在下一次優化得更好!

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