Share

你是否跟我一樣,待辦事項多到做不完,爬了無數時間管理的文章,看來看去都是番茄鐘、Evernote 筆記術,卻始終沒辦法達到真正的高效能工作?

最近我在微信上看到一篇不錯的文章,來自我追蹤許久的作者 Lachel ,他在微信公眾號 lxianshengmiao 裡分享了他管理時間的法則:《高效管理時間的秘訣,就在於這三個清單》,讓我受益良多。

L 先生是一位時間管理達人,微信公眾號每周出兩篇知識性長文、寫著 5、6 個平台的約稿、回答知乎、出書、開講座、管理社群,同時還能不斷閱讀與學習,持續高效能產出。

原來, L 先生的時間管理秘訣就是 AFD 清單法!

將待辦事項拆成 Action 、 Focused 、 Dessert 這 3 個清單,個人認為比時間管理 4 象限、或是進一步的 1-3-5 專注法則更符合我的需求(與一點點惰性)!

究竟為什麼把 1 份清單拆成 3 份就變得如此神奇?一起來試試新的時間管理法則吧!

Action 執行清單:拆解你的 Big tasks!

很多人(包括我)在一開始列 To-do list 時是這樣的:單純羅列一天要做的事情。

.到便利商店繳電話費帳單

.寫一篇關於 AFD 清單的文章

.整理出去玩的行李

.上網訂交換禮物

.打掃家裡

這邊 L 先生提到了一個新的概念「顆粒度」。

顆粒度指的是,去執行這項事情所需的步驟多寡。

仔細觀察清單裡的項目,「到便利商店繳電話費帳單」就是相當明確的指示,可以很簡單的完成這項任務。

但「寫一篇關於 AFD 清單的文章」就沒這麼簡單了,這包含了先搜尋資料、整理大綱、訂出架構、書寫內容、搜尋圖片、排版優化…

若我們按照原本這份清單著手處理事情,很容易產生「認知負擔」:我下一步要做什麼?本來是怎麼規劃的?有什麼必要的步驟還沒有做的?

可別小看這種認知負擔,它會在潛意識裡告訴我們「這是個複雜的任務,我還沒辦法進行。」,也就是造成拖延症的原因。

小時候媽媽總是叫我們睡前整理書包,其實是一樣的道理:降低隔天起床時大腦的認知負擔!(圖片來源:Unsplash

因此, L 先生建議我們「將任務拆解成明確可執行的步驟」,以「寫一篇關於 AFD 清單的文章」為例,我就可以將它拆解為:

.以「清單工作法」為關鍵字搜尋相關資料

.運用資料搜尋的 80/20 法則留下有用的資料

.訂下書寫主旨與段落大綱

.…

明確的定義出行動,降低大腦的認知負擔,讓工作更容易被完成!

善用 Action 執行清單,拆解你的 Big tasks!(圖片來源:Unsplash

Focused 聚焦清單:換換腦,精神好!

首先,可以參看生活誌過去整理的文章:【讓大腦正確休息】總是越睡越累?你需要一場休息革命!

裡面提到一個相當有趣的實驗:以消除右手疲勞為目的,心理生理學家謝切諾夫曾做過一個實驗,他採取兩種方式—讓雙手靜止休息,以及在右手靜止的同時讓左手活動。

實驗結果出爐,左手活動的狀況下右手的疲勞消失得更快。

這就叫做「莫法特休息法」,也就是積極休息。

要讓大腦皮質維持活躍,我們可以常保「新鮮感」,即使是高強度的工作,也會因為新鮮感而不容易使我們疲累。

莫法特休息法背後的故事是這樣的:

「《新約聖經》的翻譯者詹姆斯.莫法特在工作時會準備三張書桌,第一張書桌上擺著他的聖經譯稿,第二張書桌上擺著他正在寫的論文原稿,第三張書桌上則是他正在撰寫的偵探小說。莫法特的工作方法就是翻譯累了,換到第二張書桌寫論文,累了再換到第三張書桌寫小說。」

這就是莫法特休息法的真諦,工作一段時間後切換到另一高強度工作,反而能讓剛剛興奮的腦區休息,達到真正的高效能工作。

因此,我們可以在 Focused 清單中寫下這樣項目:

.下一次文章要寫哪樣的主題?

.怎麼樣的 CTA 可以更有效率地和受眾互動?

.晚餐要吃什麼?

或者是將正在進行研究的論文或書籍寫進清單裡,工作累了就讀一點資料、做重點整理,換個腦充充電也是非常不錯的選擇!

其實大腦在進行高強度工作時,所消耗的能量並沒有比休息時多出多少,好好利用你的大腦吧!(圖片來源:Unsplash

Dessert 成就感清單:簡單的小事恢復大腦行動力

這是我覺得最有趣的一個清單了: Dessert 是甜點、點心的意思,在這邊引申成給大腦一點甜頭的意思。

Dessert 清單裡放什麼?在這裡,匯集了很多不須動腦的小事:

.整理書桌

.切水果

.整理電腦文件夾

.備份手機圖片

.…

當你工作到一定程度,完全不想繼續動腦的時候,就打開這個清單逐一完成它。

因為 Dessert 清單中都是機械式、腦袋放空也能進行的工作,讓精力恢復的同時大腦是無壓力的狀態,潛意識中會繼續思考剛才的工作,所以在完成 2-3 項工作後回到正事,也許會有不同的思路幫助你解決難題呢!

讓潛意識為你工作,善用 Dessert 清單,不知不覺完成乏味的瑣事!(圖片來源:Unsplash

重點回顧:一起動手列出你的 AFD 清單

第一步:列下今天所有的正事、瑣事。

第二步:把正事拆解成若干步驟寫進 Action 清單,盡量將人事時地物都寫得詳盡,降低大腦的認知負擔。

第三步:將不須動腦、機械式的瑣事丟到 Dessert 清單,累了再來完成。

第四步:除了正事與瑣事,有沒有一些希望達成的目標與想做的事情?寫進 Focused 清單。

如此一來你便擁有一份自己的 AFD 清單啦!這就開始你的行動,迎接高效能人生!

原文來源:《高效管理時間的秘訣,就在於這三個清單》

喜歡這篇文章嗎?將文章分享給你那位一直拖延不做正事的朋友吧!

 

 

 

 


Share

發表迴響