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時間來到十月,轉眼已進入Q4,進入最後衝刺階段的你是否對前三季的業績表現不滿意?
想提升工作效率、衝刺業績,想制定好目標、保持專注,卻總是找不到好方法嗎?
在這邊提供有效提升工作效率,進而提升業績表現的3個方法:用正確的方法制定目標、避免過多合作、達到超聚焦。

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一、你怎麼設定目標,也決定了你的表現

如果你有能力,你可以達到優秀甚至卓越; 如果你有信念,你可以達到極致!

這恰恰跟你如何設定目標有關!
過往我們認為好的目標是量化且具體的,但其實設立目標不只如此,它甚至是決定我們工作心態的關鍵。怎麼正確制訂目標?首先得先從目標的「類型」說起。
美國社會心理學家海蒂.格蘭特.霍爾沃森(Heidi Grant Halvorson)將目標分成2種,分別是「績效型目標」與「精熟型目標」。霍爾沃森認為:「一個人的精神狀態合人生成就,在很大的程度上取決於他是否能理性地選擇這兩種目標。」
簡單來說,

制訂績效目標,透過展示自己的聰明才能達到既定目標時,我們在乎的是結果;制訂精熟目標,透過學習、成長與進步來達成目標,我們在乎的是過程。

社會心理學家和暢銷書作家海蒂(圖片來源:Dr.. Heidi Grant

曾有心理學家拿這兩個目標分兩組,並以學生為對象做實驗。
在遊戲開始之前,心理學家分別告訴兩組實驗目的,他們告訴績效組:遊戲目標是要了解大學生解決問題的能力;告訴精熟組:遊戲目標是要弄清楚怎麼把遊戲玩好。

遊戲難度較低時,績效組的表現遠比精熟組來的好;但當遊戲難度提升時,績效組便慢慢無法發揮得比精熟組還好。

Photo by Sean Do on Unsplash

實驗發現,那些想增強自己能力的人,並沒有因為題目難度增加而受到影響,不論題目如何,他們在簡單與困難的情境都表現同樣好;然而那些一心只想拿高分的人,一遇到困難,解題水平就會嚴重下降。
設定績效目標的人,可以在短期內表現突出,因為他們目的性強、做事有幹勁,比較容易直接獲取一個特定的結果。美國威斯康辛大學曾做過研究發現,求學階段設立績效目標通常比較能在成績表現優異,在職場上也易獲得高工作績效。

不過,績效目標型的人,易受到打擊,也較無法適應狀況的轉變,容易產生倦怠感。

Photo by Arthur Savary on Unsplash

而設定精熟目標的人,可能初期比較慢進入狀態,但因為他們不在乎結果,他們將「過去的自己」當作比較對象,並試圖超越自己。因此他們遇到困難時比較不易放棄,他們的注意力會放在解決問題上,所以不易被消極情緒困住。

長期來看,制訂精熟型目標的人,不僅比較容易獲得幸福感,也能夠穩定地給出優質表現。

二、推掉不必要的合作,達到「高效合作」

工作中總是非常強調合作的重要性,以致於在職場上常有「過度合作」的情形發生。過多的合作不但不會帶來效益,反而帶來過多的工作量及壓力。不但無法帶領團隊前進,還會阻礙團隊向前走。

Photo by rawpixel on Unsplash

巴布森學院全球領導力教授羅伯特.克洛斯(Robert Cross),花了8年來研究如何高效合作,他們透過調查、信件分析和訪談,希望找出最高效、浪費時間最少的合作方式。

研究發現,許多辦公室白領如今花費85%的時間花在各式各樣的「合作」上,比如郵件、視訊會議、電話、即時通訊等等。

這使得合作大量充斥在生活中,失去其初衷。原本合作是為了提升工作效率,合作太多反而變成一件耗時耗力的事情。為什麼人們會過度合作?
克洛斯認為造成過度合作的原因有2:

1. 認同感驅動力

渴望被認同的欲望,會驅動著我們去答應別人的要求。

研究中訪問的一個職場人士,因為太沈醉於幫助同事之後獲得的滿足感,結果不能平衡好工作強度,讓自己精疲力竭,甚至健康出現問題,最終辭職。

2. 錯失恐懼症

我們渴望豎立自己難不倒的形象,深怕錯失任何表現自己的機會,因此導致我們無法推掉本來可以不用參與的合作。
克洛斯博士也提出3個方法,透過調整幾種行為,就可以取回合作多消耗的18%-24%的時間:

a. 提醒自己專注於最迫切的工作目標

福特公司的一位高階主管,每天早上工作前都會預留幾分鐘的時間進行正念冥想 ,以幫助自己專注於當天的優先事項。

b. 重新調整回覆郵件的習慣

不用每封郵件都要一一回覆,設立自己的規劃工具,幫助自己避開不必要的需求。

c. 定期檢查自己行事曆安排

克羅斯博士建議,打開你過去四個月的行程安排,看看哪些會議才有真正參加的必要。

微軟也借鑑克洛斯博士的研究,在Outlook郵箱增設新功能,提醒行事曆被大小會議佔滿的用戶們,為重要工作預留時間。

三、更多的工作能幫助達到「心流狀態」

現代人都很容易分心,但我們常將分心的原因歸咎在社群媒體,我們認為是這個資訊爆炸的時代,讓我們的大腦一天必須接收太多訊息,導致我們無法專注。

然而,知名作家兼生產顧問,克理斯‧貝利(Chris Bailey)對「分心」這件事提出截然不同的看法。

這名被TED封為「史上最有生產力的人」,利用一年時間進行研究「如何在生活和工作上提高生產力」,並將他的研究結果全部記錄於他的部落格「最有生產力的人生(A Life of productivity)」,引來超過25萬訪客閱讀與討論。

生產力顧問 Chris Bailey (圖片來源:YouTube

「你會分心是因為你的工作不夠複雜,工作量還不夠大」克里斯說。

克里斯建議,當你感到無法專注時,可以嘗試去承擔更多的工作,處理困難的事情。因為,更複雜的任務需要我們分配更多的注意力和記憶力去解決,這意味著,只剩下更少的精力能被分散掉。
他很推崇心理學家米哈里·齊克森的「心流」概念,

心流是一種將個人精神力完全投注在某種活動上的狀態,產生時會同時有高度興奮感及充實感。

進入心流狀態時,會忘記時間流逝、極度專注並且感到非常愉悅。要進入心流狀態的必備條件是:那件事必須具有挑戰性——要讓你感覺到需要發揮全部精力全神灌注,不能太過困難,也不能太過簡單。
因此,克理斯特別強調:

當一個人正在完成的任務,與他的能力匹配時,最有可能進入完全心流狀態。

若工作難度過大,可能會導致焦慮;而工作強度過小,我們便會感到無聊,並且容易分心。所以,要正確衡量你的工作能力和任務難度,將能力與難度進行有效匹配。
提高生產力不是花更多時間去做事,而是集中能量做更多、更難的任務。因此,有意識地承擔更多、更複雜的工作,是幫助注意力聚焦的有效方式。
克理斯認為注意力是可以被馴服及刻意練習的,若訓練自己承擔更多複雜工作,並且做對自己工作能力來說有挑戰的任務,可以讓我們越來越專注、擺脫分心!

重點回顧

讀到這裡,應該可以發現工作上的卡關,以及工作效率不高,都是有方法可以克服與改善的。在這邊帶大家一起回顧3個重點:

1. 用正確方式設立目標

績效目標,幫助你達到短期成果;精熟目標,幫助你獲得長久優質表現。

2. 學會推掉不必要的合作的三個方法

時常提醒自己專注優先事項、重新調整回覆電郵習慣、定期檢查行事曆。

3. 更多、更難的工作可幫助進入心流狀態

承擔更複雜、更困難的工作,提升任務的挑戰性,可幫助我們進入心流狀態。

道理知道了,就快點練習吧!快使用這些方法,幫助你在Q4作最後的衝刺,取得好的業績表現!也歡迎把這些方法,分享給需要和你一起衝刺的同事和朋友吧!

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