主辦學院 > 經營心法 > 活動防疫懶人包:全台實體活動於 6/28 前的快速因應策略

活動防疫懶人包:全台實體活動於 6/28 前的快速因應策略

by ACCUPASS 活動編輯室

疫情升溫,政府發出公告,為防範發生持續社區傳播,自即日起至 2021 年 6 月 28 日;全台地區疫情警戒至第三級,須落實以下防疫指引與措施

1. 外出全程佩戴口罩:未戴口罩者,不再勸導逕予開罰。
2. 停止室内 5 人、室外 10 人以上家庭聚會(同住者不計)和社交聚會;避免不必要移動、活動或集會。
3. 營業場所及治公機關(構)落實人流管制、戴口罩、保持社交距離。
4. 民眾自我健康監測,有症狀應就醫。
5. 關閉休閒娛樂、觀展觀賽(註 1)、教育學習(註 2)場域。
6. 嚴查不得營業之休閒娛樂場所(註 3):違反者嚴格法辦。
7. 餐飲一律外帶,賣場及超市加強人流管制;民眾少去多買,一次購足。
8. 結婚不宴客、喪禮不公祭。
9. 宗教集會活動(註 4)全面暫停辦理,宗教場所暫不開放。
10. 職場及工作處所,遵守企業持續營運指引之防疫規定,落實個人及工作場所衛生管理,啟動企業持續營運因應措施(如異地或遠距辦公、彈性時間上班)。
11. 公共場域、大衆運輸加強清消。
12. 醫院除例外停止開放探病,陪病者限1名。停止開放探視長照機構住民,強化人員及門禁管理。非必要避免住民請假外出,持續落實每日體溫及健康監測。

註1,觀展觀賽場域 / 所:
展覽場、電影片映演場所(戲院、電影院)、集會堂、體育館、活動中心、展演場所(音樂廳、表演廳、博物館、美術館、陳列館、史蹟資料館、紀念館)、室內溜冰場、室內游泳池、遊樂園、專營兒童遊戲場及其他類似場所

註2,教育學習場域 / 所:
全國中 / 小學校園、社區大學、樂齡學習中心、訓練班、書中心、社會教育機構(社會教育館、科學教育館、圖書館)及老人共餐活動中心等其他類似場所。

註 2,休閒娛樂場所:
歌廳、舞廳、夜總會、俱樂部、酒家、酒吧、酒店(廊)、錄影節目帶播映場所(MTV)、視聽歌唱場所(KTV)、理容院(觀光理髮、視聽理容)、指壓按摩場所、健身休閒中心含提供指壓、三溫暖等設施之美容瘦身場所)、保球館、撞球場、健身中心(含民運動中心)、室內螢幕式高爾夫練習場、遊藝場所、電子遊戲場、資訊休閒場所、休閒麻將館及其他類場所。

註 3,宗教集會活動:
寺院、宮廟、教堂(教會)及其他類場所之活動應落實實聯制與社交距離並加強清消。

6/28 前舉辦活動之主辦單位如何快速因應?

對於活動主辦單位影響最大的是 2、3 條,如果你的活動舉辦在 6/28 前,我們建議你可以快速處理以下情況,來因應這段時間的突發狀況。

1. 暫緩、延期、取消活動,或將活動轉為線上進行

最安全的做法是避免群聚的情形,即使你的活動少於 5-10 人以內,延期線下活動,降低人潮群聚的風險是比較好的做法。或是,在這段期間內你可以試著將你的活動轉為線上活動

若你決定暫緩、延期活動,請務必先遵照下列步驟修改活動資訊,再進行下一個步驟 『通知消費者』喔!

  1. 請於活動名稱前加上【延期】
  2. 請於活動簡介中新增,延期相關資訊以及主辦方的相關聯繫方式(手機/粉絲專頁網址/e-mail),延期相關資訊包含
    • -1 延期時間(如尚無法決定時間也請告知消費者會另行通知)
    • -2 消費者想退票的申請方式(寫信至信箱或者表單等)
  3. 修改活動時間:操作方式為登入 > 主辦中心 > 我的活動 > 找到該活動,後方點擊編輯(筆形狀)> 步驟二、票券設定點擊”票券設定” >在該頁面就可以修改活動時間以及票券時間。
  4. 如時間尚無法決定,請先將活動時間往後調整至今年年底,在活動時間結束前您都可以再編輯活動時間,等延期時間確定後按照上一操作 3 進行修改。

假使需忍痛取消活動,則請先遵照下列步驟修改活動資訊,再進行下一個步驟 『通知消費者』!

  1. 請於活動名稱前加上【取消】
  2. 請於活動簡介中新增,取消相關資訊以及主辦方的相關聯繫方式(手機/粉絲專頁網址/e-mail),取消相關資訊包含
    • -1 取消原因
    • -2 退款方式(主辦單位自行退款/委託ACCUPASS退款)
    • -3 預計於幾月幾日前使用甚麼工具(e-mail/電話/粉專官網公告)通知消費者

改好資訊後,接著你可以依照這篇教學步驟進行 ▸ 活動須取消或改期可以怎麼做?
若你想將活動轉向線上舉辦,你可以參考這篇 ▸ 無痛上手!ACCUPASS 帶你一鍵轉移活動到線上!

2. 寄信給活動參與者,向參與者說明活動應變方式

第一時間與內部討論確定活動的處理方式,延期、退款、或是照常舉辦、轉為線上活動等。

擬一封信件;寄送給所有已經參與的報名者。內容應包含:說明政府的政策關係,有可能會影響到活動內容。以及主辦單位決定如何處理:

a. 延期活動

若有參與者需要退款,告知將如何處理退票退款程序。

b. 暫停舉辦

告知參與者如何完成退票退款程序。( ACCUPASS 退票程序詳見下方說明)

c. 活動轉為線上活動照常舉辦

告知參與者活動將改變形式,以及後續將如何進行。
關於寄送活動延期 / 異動通知,你可以看這篇 ▸ 如何通知消費者活動延期/異動

3. 處理退票退款事宜(ACCUPASS 退票退款機制)

將活動延期或轉為線上,將是造成主辦方及消費者最小損失的處理方式,倘若確認取消活動,ACCUPASS 充份尊重且理解你的考量,本次將不收取「取消活動工本費 NT$3,000 / 場 + 退票手續費 10%/ 張」。惟主辦方仍需負擔部分金流成本:每張票價 5% 之退票手續費以及 NT$15 / 筆之銀行匯費。

ACCUPASS 針對一般取消活動收費規則為;單場工本費:NT$3,000、一般情況的退票手續費:每張票價*10%

如需處理退款退票,ACCUPASS 退票規則與處理方式如下:

a. 由主辦單位自行退款

選擇這個方式,你可以自行規定退票規則,退票退款相關事宜將由主辦單位辦理,請務必於活動頁說明該活動取消以及退款方式,並列明報名人可洽詢的聯繫電話

已透過 ACCUPASS 售出之訂單款項,我方將會以正常的結算流程並扣除每張票價面額 5% + 10 元的手續費與 15 元匯費進行結算。

b. 由 ACCUPASS 代為退款

如最後確定委託 ACCUPASS 辦理退款,請直接來信聯絡負責專員 Verna ( vernahuang@accuvally.com ),並請提供你的活動頁網址,我們將盡快回覆你,提供報價單與後續執行細節的協調。

※ 目前因活動取消委託退款量較多,處理時程將調整為『收到主辦方回簽報價單後 30 天始退款給購票人』,不便之處敬請見諒。

查詢退款進度

退款期間,如購票人欲查詢退款進度,可請購票人登入 ACCUPASS APP 至「我的票券」查詢。

查詢退款設定

若您不確定當初所設定的退款方式,可至活動編輯『步驟二』進行查詢(如下圖)。

※ 注意:退款規則於發佈活動並有人報名後,即無法進行更改!

4. 將活動無痛轉為線上活動,照常舉行

ACCUPASS 有提供 YouTube 直播影片串接至 ACCUPASS 活動頁的方式,只要有 YouTube 帳號即可於活動頁設定並舉辦線上活動。

如何舉辦線上活動,完整步驟設定教學可以見這篇文章 ▸ 直播票券功能新上線!辦線上活動就交給 ACCUPASS

目前 ACCUPASS 能讓已報名的名單無痛轉為「線上活動名單」並自動發送通知,讓你的參與者能夠透過已購買的票券參加你的線上活動

團結,讓我們變得更強大美好

實體活動帶給我們許多美好的時刻,能夠讓透過實際的互動與參與,學習技能、擴展各式各樣的生活視野,這些都是活動不可取代的寶貴之處,而在艱困的疫情期間,正是需要我們快速應變各種不確定性、需要互相團結幫助來渡過這個艱困的時刻。

保護參與者與自己,疫情過後,我們將會變得更為強大。

或許你會喜歡

2 回覆數

Christy 2021/06/03 - 10:53

可線上辦理活動

回覆
ACCUPASS 活動編輯室 2021/06/08 - 09:45

是的,現在抗疫期間我們建議可以將您的活動轉向線上辦理唷!

回覆

分享你的看法