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線上尾牙活動企劃攻略|來辦場最棒最新潮的尾牙吧!

by ACCUPASS 活動編輯室

時間將近進入年底,每年 Q4 是尾牙、頒獎典禮、宴會與派對活動最熱門的時候,今年的情況特別不一樣,為了避免群聚風險,舉辦線上活動的熱度持續上升。

隨著風氣和技術的進步,有越來越多福委、人資開始嘗試規劃線上尾牙活動,線上尾牙是比較新型的活動型態,我們為你整理了線上尾牙的籌備方式和注意事項,今年就來舉辦一場最棒的線上尾牙活動吧!



本篇將告訴你:

線上尾牙的好處
線上尾牙的事前規劃
線上尾牙的活動流程
線上尾牙的後續流程
打造最棒線上尾牙活動,ACCUPAI 可以為你做到!



線上尾牙的好處

1. 省去安排場地的流程

想像一下,要找尋一個容納所有參加人數、菜色美味、交通方便、檔期可預約、還要符合預算範圍內的場地有多困難。何況疫情期間,需要保持用餐距離的情況下就更困難了。舉辦線上尾牙反而解決了一大難題。

2. 籌備流程相較線下尾牙簡單

線上尾牙省去通勤、報到流程、安排座位等需要大量人力安排的情況,每個人只需要有一台電腦或手機,不論身在何處都可以參與。

福委或人資只需要安排直播場地的佈置和直播設備規劃即可,籌備複雜度大幅下降。

3. 異地同時連線省去通勤壓力

許多大型企業或工廠擁有多個據點,尾牙卻會依情況舉辦在總部所在的城市,異地的通勤壓力和成本大幅增加。不同地區、不同國家的據點通常無法一起參加尾牙。

線上尾牙由於具有跨越時間與地點的特性,可以異地同時連線各地區據點與員工,省去通勤的壓力。

4. 保護員工的健康安全

疫情尚未完全穩定期間,群聚共食還是存在一定風險,舉辦線上活動能確保員工的健康與安全。

5. 增加疫情期間的員工向心力

許多公司在這期間維持 WFH(居家上班),也有不少公司在這一波疫情中,順勢轉型成全遠端的工作團隊,同事之間大幅減少碰面機會、新進員工容易缺少團隊歸屬感和認同感,線上尾此時便能夠更凝聚彼此的向心力和感情。



線上尾牙的事前規劃

1.活動流程設計與主題規劃

有個明確的主題能夠為尾牙派對訂定鮮明的調性以及趣味性,事前先規劃出完整的流程,大致活動架構,細節至指定的視訊會議軟體、物流行程、線上尾牙的視訊遊戲內容、線上抽獎活動等都安排妥當。

2.規劃活動 Rundown 與畫面分鏡表

在事前將活動 Rundown 規劃好給與會上司,讓他們了解整個尾牙的流程。另外準備一份內部版給主持人和工作人員,讓所有人知道這個階段的分工與準備項目。

活動 Rundown 範例:

由於是線上活動,不同的活動環節建議設計不同的畫面去帶動流程,避免在直播執行中產生混亂,準備一份畫面分鏡表,幫助所有工作人員你更有效了解線上尾牙的所有畫面流程,讓工作人員掌握活動進行的節奏

畫面分鏡表範例:

3.預算制定

當完整的活動流程、活動準備項目盤點出來,收斂出一個比較明確的定案後,開始抓預算。
線上尾牙活動是你的企業需求,有可能包含:

  • 尾牙菜色
  • 尾牙獎品
  • 運送菜餚、獎品的物流費
  • 主持人或表演來賓外包
  • 直播攝影團隊外包(包含音樂、導播)
  • 燈光、麥克風或其他設備


4.專案項目分工與找尋發包夥伴

根據所有活動流程切分專案項目,分工給一起籌備尾牙活動的同事,這時候可以拉出一張專案時程表指派分工、歷來合作過的尾牙餐廳名單、外匯名單、合作廠商名單都可以找出來盤點,依據企業需求挑選合作。

5.進度會議

定期但不頻繁的舉辦進度會議,會議應該控制在進度報告與問題討論的敏捷快速性質,針對像是合作廠商、預算調降、軟硬體設備設定等重要籌備問題來討論,並管控好尾牙活動的專案進度。

6.軟硬體設備的彩排

線上尾牙活動與實體尾牙不同,相當仰賴視訊軟體和攝影器材等這軟硬體設施。因此確保有個介面簡單的線上活動平台讓大家報名、順利進入線上尾牙就很重要了。

硬體設備包含找尋專業的直播攝影團隊,進行活動會場的攝影,製作精緻的畫面切換和直播畫面效果。

ACCUPAI 擁有執導多場活動攝影的實務經驗,提供專業的直播器材與操作流程,搭配 ACCUPASS 的線上活動平台作為尾牙的報名系統,操作相當簡易,設為私人活動確保企業隱私,每個人報名後能夠輕鬆進入直播間參與線上尾牙,不需擔心視訊軟體的品質不穩定,或是每個人操作熟練度不同的問題



線上尾牙的活動流程

1.進場/暖場

由於線上活動少了臨場感,主持人的角色就更為重要,盡量在開場炒熱氣氛,這時候的直播畫面可以請導播切到這場尾牙活動的主視覺。同時,你更可以使用 ACCUPASS Manager APP 即時確認還有哪些參加者尚未入場,活動狀況輕鬆掌握,事後更可以在後台一次下載所有到場參加者的列表!

2.長官致詞

由老闆、長官致詞感謝這一年來員工的付出,此部分建議此階段 5 分鐘即可。如果是大企業擁有國內外多間據點,各代表區的首長也能夠做個 30 秒的簡短致詞。

3.用餐

如果要安排外燴菜餚給每一位員工,需要確保物流的狀況。但通常多人遠端用餐的執行難度比較高,有些企業會準備飯店的料理禮盒先行送到員工家中,員工可以選擇適合的時間自行料理,不一定要尾牙當場用餐。

4.活動表演直播

有些企業仍舊會安排小型的表演活動來讓所有員工盡興,尾牙地點可以選在公司較寬闊的空間或餐廳,在確保防疫措施做足的情況下進行輕度的表演,例如變魔術。

5.線上尾牙遊戲

線上活動的長度建議控制在 1 小時內,因此 4. 或 5. 可以擇一舉辦,線上尾牙遊戲可以由主持人帶領賓果連線,如果是人數不多的小型組織,使用視訊會議舉辦尾牙的話,可以玩唱歌接龍,或是快問快答等迅速炒熱氣氛的活動。

6.線上抽獎

尾牙抽獎是整個活動的壓軸,也是所有與會者最期待的環節,現在已經有許多工具能夠支援線上抽獎,透過直播畫面切換,所有參與者都能夠清楚看到線上抽獎的畫面。

你可以使用 ACCUPASS 的線上抽獎 APP,能夠與線上活動頁面整合,自動匯入所有參與尾牙的賓客名單,利用線上抽獎將尾牙的活動氣氛推到最高點吧!



線上尾牙的後續流程

1.整理名單

有些企業會統計實際參與尾牙的人數,活動當下就需要注意一下有進入直播間/視訊會議室的人員名單,記錄下來後後續與報名參加名單對比。

如果你使用線上活動平台(如 ACCUPASS ),這點就不用太擔心;活動平台會用電子票券讓每個參與者點擊進場,記錄每個報到進入直播間的參與者。更可以在活動結束後,於後台一次下載所有到場參加者的名單。透過管理後台與 ACCUPASS Manager APP 搭配,即時確認誰還沒到;更能讓你的線上尾牙活動如虎添翼!

2.寄送禮物

線上抽獎的禮物需要安排物流送給中獎的員工,打點好禮物送到他們手上吧!相信收到禮物的員工一定很開心。



打造最棒線上尾牙活動,ACCUPAI 可以為你做到!

ACCUPAI 專注於活動拍攝以及直播攝影的專業服務,為企業打造專屬的線上直播與活動。包含直播流程規劃、專屬的活動頁面設計、以及出機攝影與直播服務,為企業打造專業的內部線上活動。

一站式影音平台

結合員工名單匯入、支援多元串流服務(社群平台、會議軟體),到活動當天的線上報到、線上抽獎、即時互動和投票系統。

客製化視覺頁面

網頁當中可以放置自家品牌 Logo、票選活動、摸彩…等,讓企業可以依照活動需求,打造最適合企業的直播介面,塑造品牌形象!

專業出機直播服務

擁有專業直播團隊,不管是單機直播、雙機直播,還是多機直播導播,都可以到府進行直播技術支援,導播隨時監控,協助你的尾牙活動在線上平台完美呈現。

適用各式線上活動

介面簡單易上手,不只是線上尾牙、線上春酒、企業年會,也適用其他線上活動,例如演講論壇、記者會、產品發表會、教育訓練。可同時與多人透過留言達到互動。

無論你是需要一個強大的影音平台,或是專業的直播團隊,ACCUPAI 都可以為你客製化服務項目,量身打造最合適你的線上尾牙方案;宣傳期間,我們將提供最優惠的價格,心動不如馬上行動!

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