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線上活動預算規劃怎麼做?文末免費下載預算規劃表範本!

by ACCUPASS 活動編輯室

線上活動的預算規劃是許多主辦人比較不熟悉的地方,不同於實體活動規劃著重於硬體設備和後勤團隊的支出,線上活動的預算花費更多在前期行銷、視覺設計、影音內容製作和周邊商品、後續營運轉換的人力成本規劃。

這篇文章會帶你了解如何規劃線上活動的預算,讓你對一場線上活動的預算規劃和預期效益有足夠掌握度,成功舉辦線上活動,優化下一次的預算規劃和成效評估指標。

文章大綱:

・如何建立線上活動的預算規劃
・線上活動的收入管道有哪些
・免費下載線上活動預算規劃表
・線上活動舉辦常見問題
・選擇適合舉辦線上活動的平台與工具

如何規劃線上活動預算?

理想的線上活動預算編列公式

  • KPI:收入、潛在客戶、參與者名單、註冊數……等
  • 活動目標價值:收益,或額外價值:如品牌聲量、品牌形象、後續方案轉換率
  • 活動支出費用:團隊人事成本(專案薪資)、直播技術團隊、行銷廣告費用、平台服務費、講者、道具或其他硬體(如白板和外接螢幕)、抽獎禮物+雜支

成功的活動=目標價值 > 支出費用

線上活動常見支出項目

線上活動預算規劃
  • 平台服務費
    好的活動平台能夠支援你足夠的線上活動功能、擁有龐大的原生流量增加你的曝光機會、優化轉換率。
  • 品牌視覺設計
    良好的視覺設計是成功吸引參與者參加活動的第一步,包含活動 Banner 的視覺設計與資訊設計。
  • 影音內容製作、後製費用
    為你的線上活動影片剪輯音樂、後製成效,讓你的線上活動內容更精緻,未來也能成為內容行銷的素材。
  • 直播場地/工作室
    好的收音場地相當重要,如果你是線上線下並行的混合式活動,在找尋場地時同時考量到線下參與者的體驗,盡量選擇沒有回音的空間舉辦你的活動。
  • 抽獎禮物、贈品
    抽獎鼓勵與帶動你的直播互動率和用戶參與度,你可以提供產品試用包或是免費方案來獎勵你的活動參與者。
  • 講者邀請費用
    講者為你的活動創造精彩的內容,支付講者費用為你們的合作關係增添信任。
  • 直播器材
    包含麥克風、相機、螢幕、筆電、燈光設備、收音設備等,通常品牌鮮少具備專業的直播設備器材,你可以找尋專業的團隊夥伴服務。
  • 行銷費用
    在 Cookie 紅利消失的時代,選擇投放廣告到正確的渠道平台,能幫助你觸及到對的用戶。

善用預算規劃表

這是一個既簡單又方便的工具,帶你將所有預算規劃、預估收益列出來,讓你一目瞭然,更精確掌握活動的收支項目,文章稍後我們會提供你空白的線上活動預算規劃範本,讓你下載使用。

基本的預算規劃表包含:

  • 項目名稱:盡可能清晰具體,並將每個項目連結到對應網頁/報價頁面以便參考。
  • 項目敘述:重點筆記,讓所有成員明白該項目花費內容。
  • 預計總額:該項目總金額,包含稅金、運費、手續費等(如果想要分開計算也可以)
  • 實際總額:實際花費的金額。方便你在活動後追蹤你的會計工作。
  • 差異:計算每個項目的預計成本和實際成本之間的落差,花多還花少?幫助你下次優化成本結構。
  • 發票、訂單留存:上傳報價單和發票連結,能夠方便你後續進行會計工作。
  • 備註:其他應備註事項。

線上活動收入管道有哪些?

那麼線上活動通常如何賺錢呢?你可以考慮以下方式:

  1. 票券收費
  2. 合作品牌商贊助
  3. 周邊商品銷售
  4. 後續方案銷售

不一定每一場線上活動都需要倚靠票券收入,你可以透過其他方式為你的活動帶來收益,或是,用另一個角度來看待線上活動。藉由免費的活動內容為你帶進新的用戶名單,供你未來開發與銷售,或是透過活動與合作品牌建立合作關係,未來擁有其他的商業合作機會。

線上活動預算規劃

免費下載線上活動預算規劃表

點擊這裡,你可以下載免費的線上活動預算規劃表。

線上活動預算規劃

如果你也想知道線上活動的籌備流程 Checklist,你也可以參考這篇文章:舉辦線上活動 CHECKLIST!|文末提供範本

線上活動舉辦常見問題

線上活動預算規劃

Q:線上活動總費用要花多少?

這取決於你的規模。以線上活動來說,比較明顯影響你的活動費用在於參與人數,因為參與人數會影響到你使用的網路流量。在活動前,專業的直播團隊會需要知道這一場活動有多少人觀看,來幫你準備適合的網路設備與直播器材,以免你的直播當天卡成 PPT。

Q:ACCUPASS 平台手續費怎麼算?

付費活動的手續費用計算方式:

  • 付費活動 600 人以下:每張售出抽金流手續費(每張票券 5%+10 元)
  • 付費活動 600 人以上:每張售出抽金流手續費(每張票券 5%+10 元) + 人數升級費用

Q:對我的活動來說,什麼是好的 KPI?

這當然回溯到你舉辦這場活動的目的了,首先決定這場活動目標,是收益還是其他價值?再來,勁量將它們討論出一個可量化的指標。例如:

  • 增加多少筆新用戶名單?
  • 增加多少收入?
  • 行銷渠道的互動數相比上一場活動增加多少%
  • 網站註冊人數
  • 下單數量
  • 最高同時在線人數

不同的 KPI 會影響你的預算模型和資源分配,仔細思考你想達成什麼樣的活動目標,以調整成本結構。

Q:沒有嘗試過直播、不懂直播技術怎麼辦?

不用擔心,ACCUPASS 支援多種線上活動舉辦方式,你也可以嘗試透過 Youtube、線上會議軟體、 FB 直播連結或是我們的瀏覽器直播功能開始你的線上活動。

如果你希望使用更專業的直播串流功能,可以參考我們的新手直播串流教學,或是與我們 ACCUPAI 直播服務團隊聯繫。

選擇適合舉辦線上活動的平台與工具

線上活動平台與工具是取決於線上活動能否更快速執行、更方便達成的重要決定因素,僅次於你規劃良好的預算計劃

ACCUPASS 一站式線上活動服務提供多元而堅實的功能,從 0 到 1 完整支援你整的線上活動的流程,優化你的活動曝光、提高用戶參與度、追蹤活動曝光成效數據並有效衡量你的轉換率。瞭解更多我們提供的線上活動平台服務

總結

線上活動的預算規模取決於你的活動內容、製作規格、講者名單而定,記得保留一筆額外花費的彈性空間,確保你整場活動不會預算爆表,選對活動平台能夠幫助你更容易達成活動目標,成功打造你的線上活動。

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