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第一次用 ACCUPASS 辦活動嗎?新手主辦常見問題總整理!

by ACCUPASS 活動編輯室

ACCUPASS 是為活動人量身打造的活動平台,不管是找活動還是辦活動,都能在 ACCUPASS 一站解決。對於主辦方而言,透過 ACCUPASS,就能完成活動前、中、後的的多項工作,讓主辦方能夠更專注在活動內容的準備。

這次我們整理了許多主辦方初次使用 ACCUPASS 的常見問題,希望能夠透過這篇文章,讓你更加了解我們的服務,並且更順暢地使用 ACCUPASS,解決你的活動大小事!

文章目錄

・在 ACCUPASS 建立活動
建立活動流程教學
・主辦帳號身分認證與活動審核
主辦身分認證
活動審核與審核標準
・活動上架後
編輯活動頁
管理參加者名單
活動通知
活動優惠代碼
・活動行銷宣傳期
銷售成效追蹤
ACCUPASS 廣告曝光方案
Facebook AI 自動化廣告投放
・活動中
ACCUPASS 驗票 App
MICE 展會科技
ACCUPAI 雲攝影
・活動結束後
票款結算流程
・ACCUPASS 平台收費
ACCUPASS 免費功能
ACCUPASS 基礎收費
ACCUPASS 進階服務收費
・摘星計畫是什麼
摘星計畫說明

在 ACCUPASS 建立活動

最多主辦方使用的功能,就是在 ACCUPASS 上建立活動!只需要進入 ACCUPASS 首頁,登入 / 註冊帳號,並點選首頁右上方的「辦活動」,按照系統的指示填寫欄位,即可輕鬆建立你的活動頁!

活動頁除了呈現你的活動資訊,還能夠讓消費者報名活動,所有資料都可以透過後台輕鬆查看!有了 ACCUPASS 一站式的服務,主辦方在辦活動時,只要專注在活動內容的策畫即可!其他事情都可以放心交給 ACCUPASS!

一起來看看如何在 ACCUPASS 建立你的活動吧!

最詳盡的活動建立流程教學 ▸ 《 ACCUPASS 辦活動指南》如何開始第一個活動?

主辦帳號身分認證與活動審核

若想要在 ACCUPASS 建立「付費活動」,你的「主辦身分」必須先通過審核,活動頁在發布前,也需要經過審核,確認符合 ACCUPASS 的平台規範 才可發布。

主辦帳號如何建立與身分認證?

在 ACCUPASS 上舉辦「收費活動」之前,為確保票款結算順利進行,活動主辦方須通過主辦單位身分認證。主辦單位身分認證約須 1-2 個工作天。(若建立的為免費活動,則不須經過主辦認證,即可發佈活動)

步驟一、建立新的主辦單位

欲舉辦活動時,系統引導您先行建立一個新的主辦單位。待主辦單位資料輸入完畢後,系統將會引導你至活動的設定頁面,繼續編輯你的活動。

請注意,此步驟為建立新的主辦單位,而非進行身分認證的申請!

步驟二、完成所有活動設定,送出審核

當完成所有的設定後,系統將導回你的主辦中心後台,請務必按下右上方的「審核」,此時你的螢幕上會出現彈窗,接著請按下「前往確認認證主辦身份」,系統將會引導你至主辦單位身分認證頁面。

步驟三、完成主辦單位身分認證的表單

請依照欄位說明完成主辦單位身分認證的表單。若你選擇的主辦活動身分為「個人」,請上傳「身分證以及個人帳戶存摺影本(含銀行戶名以及帳號)」;若你選擇的主辦活動身分為「公司 / 法人」,請上傳「事業登記證/經濟部函(或是具抬頭統編的正式文件)以及銀行存摺影本(含公司戶名以及帳號)」。

步驟四、等候審核結果通知

主辦單位身分認證的結果會以「電子郵件」的方式通知你,請至「編輯主辦小站」中填寫的電子信箱收件匣或垃圾信件匣內查看相關通知信件,或是也可以至「主辦中心」下方區塊查看認證狀態。

主辦身分認證詳細說明

活動審核的標準與步驟

為了確保活動內容符合 ACCUPASS 的上架規範,付費活動在發佈前皆須通過活動審核,約須 1-2 個工作天。(免費活動不須經過活動審核,即可直接發佈上架。但專員仍會不定時檢查是否有違規情形,請主辦方務必遵守平台規範!)

步驟一、完成所有活動設定,送出審核

當你完成活動內容的編輯時,請務必按下「審核」,此時螢幕會跳出彈窗,點選「申請審核活動」後便會自動送出審核申請。按下「審核」後,將會出現「活動審核中」字樣,代表已成功送出申請。

步驟二、等候審核結果通知

活動審核的結果可於「活動總覽頁」與「主辦電子郵件」查看 。

活動瀏覽頁:進入主辦中心,活動列表點選「活動名稱」,頁面上方活動審核不通過點選「查看更多」。
電子郵件:審核結束寄至主辦單位信箱,可於主辦中心右上圓圈(辦活動旁)點選「編輯認證資訊」查看信箱。

「活動列表頁面」也可查看活動審核的進度。提交審核的活動會顯示「待審核」;未通過審核的活動將會顯示「草稿」。審核成功後,會顯示「上架」。

審核標準

1. 主辦單位須提交身分認證的申請(您可以至「主辦中心」確認認證狀態)
2. 活動 / 售票時間設定正確
3. 活動內頁不得嵌入外部報名連結(例如:請點選前往 XXX 網站報名)
4. 活動內頁不得嵌入外部匯款資訊
5. 活動須符合 ACCUPASS 上架規範

付費活動審核詳細說明

活動上架後

如何編輯活動頁

若活動開始售票且已有人報名,為避免消費爭議,活動內容編輯將有一些限制。

不可更改的部分:
報名表欄位、票種名稱、票種說明、單次購買數量限制、退票規則、不開放刪除與下架等項。

可更改的部分:
活動圖片、活動文字、活動時間、售票時間、有效時間、票券張數、活動是否公開、票券發售狀態等。

編輯活動常見問題說明與教學

參加者名單管理

有人報名你的活動後,主辦方就能夠在後台查看報名者所填寫的報名資訊。同時也可以協助消費者更改他們的報名資料、審核訂單、更換場次、協助退票等。

如何管理你的參加者名單

活動通知(Email / 簡訊)

ACCUPASS 提供「Email」與「簡訊」的方式,讓主辦方能夠發送活動通知給消費者(簡訊需額外收費)。不管是行前通知,或是有任何重大消息要與消費者宣布,都可以使用這項功能。

如何設定活動通知 / 行前通知

活動優惠代碼

許多主辦方為了配合行銷活動、增加消費者報名意願,會提供優惠代碼給消費者在報名活動時使用。

ACCUPASS 優惠代碼功能說明:

1. 可自由選擇「系統隨機產生號碼」,或是「自行定義」優惠碼名稱
2. 可自行設定「優惠代碼使用次數」(亦可定無限次使用)
3. 同一個票種,可以設立多個優惠代碼

▸ 如何設定優惠代碼?

活動行銷宣傳期

銷售成效追蹤

透過 ACCUPASS 的銷售成效追蹤,主辦方可以隨時掌握外部廣告投放成效,詳細的數據與轉換率報表,即時優化廣告素材與活動頁內容,大大提升活動報名轉化!

ACCUPASS 提供 5 組銷售成效追蹤給「非摘星計畫」的主辦方使用,若需解鎖更多數量,則需升級為星級主辦。

廣告曝光方案

ACCUPASS 提供多元曝光管道,你可以依據你的活動目標,選擇 ACCUPASS 不同形式的廣告類型,幫助你的活動曝光或贏得更多票券轉換率。

ACCUPASS 行銷曝光方案|COOKIE 終結時代的廣告曝光救星

Facebook 自動化廣告投放系統

想讓活動被更多人看見,許多人會選擇投放 Facebook 廣告,現在從 ACCUPASS 的後台也能夠直接投放 Facebook 廣告囉!介面清楚明瞭,還有 AI 能夠幫你優化你的廣告成效,即使是廣告新手也能簡單操作!

▸ 廣告投放超簡單!ACCUPASS 廣告投放系統操作教學

活動中

ACCUPASS 驗票 App

若你在 ACCUPASS 上建立活動頁讓消費者報名活動,在活動報到入場的環節,就可以使用 ACCUPASS 的專屬驗票 App:ACCUPASS Partner,為消費者驗票。

透過這款驗票 App,主辦方可以更即時的掌握活動的報到狀況,在活動結束後,也能更有效的收集參加者的數據,以優化你的下一場活動。

▸ ACCUPASS 活動驗票必備神器,有效加速你的驗票流程

MICE 展會科技

如何讓活動更專業、更有效率,讓參與者有更好的活動體驗?活動展會科技是一種幫助活動效率有效提升、加成活動體驗的工具,降低繁雜且容易搞混的重複性、機械性工作。

ACCUPASS 提供的展會科技,如:自助報到機、識別證名牌列印、RFID 晶片感應等服務,適用於中大型的 MICE 展會活動,解決活動痛點,減少人力成本,提升整體活動流暢度。

▸ ACCUPASS 展會活動科技|活動報到有感提升效率 50%!

ACCUPAI 雲攝影

活動攝影的目的除了為參與者留下美好的回憶紀錄,也是最有說服力的活動行銷素材。

有別於一般傳統攝影紀錄,只能在活動結束後才能拿到照片,ACCUPAI 雲攝影提供「即拍即分享」的服務,所有人都能在活動當下立即拿到修圖美照,提升參與者在社群平台上分享照片的意願,增加活動的擴散力,讓更多人看到你的活動有多好玩!

▸ ACCUPAI 雲攝影|用影像帶來十倍社群傳播力

活動結束後

票款結算流程說明

ACCUPASS 將於「活動結束後」為主辦方結算票款,於相應日期將款項匯款給主辦方。ACCUPASS 結算時程表如下:

活動結束時間【結算報表】產生時間【申請提領票款】時間撥款時間
當月 1 日~15 日當月 16 日~17 日當月 16 日~19 日當月 25 日
當月 16 日~31 日次月 1 日~2 日次月 1 日~4 日次月 10 日
(*結算日及出款日遇假日順延)

另外,於 ACCUPASS 舉辦活動,根據活動規模,將收取相應的費用,將直接從票款中扣除。意即:總活動票款-金流代收手續費(每張所售出票券的 5%+10 元)=實際匯入票款

1. 根據活動結束的時間,主辦方將於對應日期,於「帳務人信箱」收得結算報表通知信
2. 請於結算報表產生的 3 日內(遇假日順延),點擊通知信中的【確認票款結算】與【申請提領票款】
3. 系統會顯示對應的出款日,便可於最近一期 ACCUPASS出款日收到票款(若在結算報表產生的 3 日後,才點擊該【申請提領票款】按鍵,則是於下一期出款日出款。)
4. 出款日當天,ACCUPASS 也會開立金流手續費發票,並且該發票將會於當天寄送至主辦單位的帳務聯絡人信箱

▸ 活動票款結算流程與申請說明

ACCUPASS 平台收費

許多主辦方最好奇的平台收費,這邊也幫大家簡單整理了一下!其實 ACCUPASS 很多的免費功能,對於中小型活動的主辦方來說已經很夠用了。若想舉辦付費活動,或是想將活動辦得盡善盡美,也可以參考看看下面提到的服務喔!

ACCUPASS 免費服務與功能

其實 ACCUPASS 的免費功能已可以運用在大部分的活動。若你舉辦的活動是規模較小,且較簡單的活動,如:中小型講座、座談會、工作坊、分享會等,那麼就很適合使用 ACCUPASS 的免費功能!

上架免費活動

在 ACCUPASS 上架「600 人以下的免費活動」是完全免費的!另外,在 ACCUPASS 上架活動是沒有次數限制的,我們非常歡迎主辦方使用平台多多舉辦優質活動!

活動通知 Email

不論是活動開始前或是活動開始後,主辦單位都能透過「活動通知」來發送行前通知、活動詳細說明等訊息。主辦單位可以傳送特定訊息給已報名成功的購票人,也可以傳送給不同票種的購票人。

如何設定活動通知 / 行前通知

活動上架推播

每一個主辦單位都會有自己的「主辦小站」,頁面中除了主辦方的介紹之外,也會呈現你正在舉辦或是曾經舉辦過的活動。若消費者曾經參加果你的活動,有很好的體驗,也可能會追蹤你的主辦小站。

之後只要你一上架活動,有追蹤你的粉絲就會在第一時間收到來自 ACCUPASS 的推播,告訴他們你有新上架的活動,幫你做第一次的活動行銷!

ACCUPASS 基本收費

在 ACCUPASS 上架「600 人以下的免費活動」是完全免費的!另外,在 ACCUPASS 上架活動是沒有次數限制的,我們非常歡迎主辦方使用平台多多舉辦優質活動!

一、付費活動金流手續費

舉辦付費活動,會收取「每張票券 5%+10 元」 的金流手續費用。如活動票價為 100 元,則會收取 100×5%+10 元=15 元的金流手續費用。

二、活動人數升級費用

針對大於 600 人的(免費、付費皆算),活動收取「人數升級費用」。人數升級費用為:

1. 601 人~3000 人:799 元
2. 3001 人~10000 人:1000元

當你在建立活動頁時,若票券的總數設定大於 600 張,票券設定頁會自動彈出「人數升級申請」彈窗,並提示對應費用。點擊彈窗中的儲值按鈕後,會先到 EP 點數(Event Points)儲值頁,購買大於 799EP 或 1000EP 的 EP 點數,再回到票券設定頁,設定你想要的票券張數,點「下一步」時,系統會跳出是否使用 EP 點數進行升級的彈窗,點擊確認後便會於當下自動完成人數升級。

如何付費升級活動人數上限?

三、活動通知簡訊

雖然透過 ACCUPASS 能夠寄送活動通知 Email 給消費者,但並不是所有人都有經常打開 Email 信箱的習慣,「傳簡訊」能夠更即時的將活動資訊告訴消費者。

每封 60 字內需要 1 點 EP 點數(發送非台灣地區簡訊,每封 3 點)。點數可於主辦中心左側列表「加值管理」的「點數儲值」購買,購買完成後即可使用「活動通知」功能選擇簡訊發送。

ACCUPASS 進階服務收費

代開發票

代開發票手續費,依活動已售出票券張數開立,每張收費 15 元。代開發票能夠帶來以下優點:

1. 多種發票形式
二聯式、三聯式、捐贈,我們滿足消費者選擇自己的發票形式,主辦單位也不需另外彙整

2. 名單完整
結合建立活動後台客製化報名表功能,活動前即可透過後台拖曳發票開立欄位,一次性解決名單蒐集的困難問題

3. 電子發票
我們一律開立電子發票,解決主辦單位寄送發票的行政流程;電子發票讓消費者兌獎也方便

申請方式:

來信至 service@accupass.com 客服信箱進行申請,請於來信中說明申請委託 ACCUPASS 代開發票並提供:活動名稱、活動報名連結、聯繫人,這三點資訊。

ACCUPASS代開發票服務說明

摘星計畫是什麼?

為了能夠讓主辦方更便利、更有效率地舉辦活動,推出「摘星計畫」以滿足主辦的各種活動需求,全方位升級你的主辦資格。

總共有三個級別:銀星、金星、鑽石,主辦方可依照自己對於活動的需求,選擇適合自己的方案,使用 ACCUPASS 更完整的一站式服務!

活動人必備!ACCUPASS 進階加值服務:摘星計畫

希望透過這次的整理,能夠讓主辦方們更熟悉 ACCUPASS 的功能與操作,未來在舉辦活動時,能夠更加得心應手!

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