參加活動能讓生活更有趣,但身為主辦方的你,有沒有想過要怎麼「辦好一場活動」呢?這就涉及到活動的目標受眾、內容、地點、人員、方法、經費、效益等等,各部分環環相扣,每個面向都顧到才能給參加者好的體驗。

Accupass活動通是亞洲最大的活動平台,擁有最豐富的辦活動相關經驗,就讓我們帶你一同理清思路,一起把活動辦得漂亮吧!

生活因 活動 而生動!


跟著我們理清思路

辦一場活動不容易,往往會涉及很多不同的層面,複雜的使人千頭萬緒。那麼要怎麼把思緒理清楚呢?有一個很簡單易懂的方法,叫做「1T 5W 2H 1E」。

這個方法對於活動主辦方來說,是整理思緒的好方法。以這9個層面來思考,我們將可以在策畫階段把活動安排妥當。以下我們分別討論。

1. Target | 目標受眾

最重要的就是目標受眾(Target)。現代社會的消費者不缺選擇,在決定消費的當下,總會有很多選項可以選。這對消費者是好事,但也對活動主辦方形成挑戰。

同樣的時間如果選了A活動,就不能參加B活動。時間上如此,人們參加活動的預算也可能如此。

因此,在辦活動之前,想清楚「活動的受眾是哪些人非常重要」。抓準活動的受眾,同時也能進行更精準的廣告投放,能最大效率地傳播活動影響力。所以,第一步我們需要很清楚認知「活動的受眾是哪些人」。

2. Why | 活動原因及背景

在大喊「我要辦一場轟轟烈烈的活動」前,務必先想一想「為什麼要辦這個活動?」

以「推廣活動」舉例,要想清楚這場活動是要「獲取新用戶」,還是要「提升品牌形象、創造口碑」。這2種活動的目的不一樣,前者要控制單位用戶的獲取成本,目標是獲取更多用戶;後者則需要創造參與者分享的動機、散播品牌的影響力。

搞清楚辦活動原因,才能把活動辦好,最終達成活動前策畫的目標。

3. What | 策畫內容

What指的就是活動內容安排,要有哪些橋段、演講、茶水、獎品等。前一個環節Why想明白後,朝向目標策畫內容就不難了!

4. Where | 活動地點

選擇活動地點,對於一場活動是「加分與否」的關鍵。學術研討會適合在大學,創業分享會適合在孵化器,電影分享會適合在咖啡廳或小型劇院。

選擇正確的地點,是提升活動體驗至關重要的一件事。

5. When | 活動進度

按時把活動進度完成,最終活動才會以最理想的方式呈現。因此,使用「專案管理」的方式確認進度,是活動策畫人必須具備的技能。

6. Who | 活動人員

Who指的是活動相關人員,像是活動志工、講者、策畫團隊等。一場稍具規模的活動,都需要很多人鼎力支持,此時「團隊溝通」就非常重要。

如何帶領一群人,完成各自分配的任務,一起成就一場活動,將考驗每位策展人的領導力。

7. How | 活動執行方法

天時、地利、人和三大條件都具備之後,「怎麼執行」就是成敗關鍵。有很多工具可以幫助我們傳播活動、解決金流難題。

像是Accupass就是一個幫助活動主辦的平台!我們可以在平台上傳自己的活動,運用Accupass的活動金流系統(接受信用卡、Line Pay、全家FamiPort)就能輕鬆解決收款麻煩的問題,可免去與消費者「匯款、確認收款」的麻煩事。

8. How Much | 經費預估

辦活動也有成本考量,如何在預算內把活動效益極大化,就是每位策展人展現能力的時刻。

活動要花錢的地方有很多,一般來說必須花錢的地方有:合適場地、大咖嘉賓、茶點獎品、宣傳管道、工作人員。合理分配各環節的預算,在該省錢的地方就省錢,把經費用在刀口上,才能在預算內把活動辦得漂亮!

9. Effect | 活動後的效益分析

活動結束之後,要驗收「舉辦活動的目標有沒有達到」。

如果有,想想「我們這次做對什麼」,下次繼續保持;如果沒有,檢討「這次我們哪裡沒做好」,下回辦活動要改善。

這個過程是一個「循環」,一個活動的所有環節都完成之後,可以把這次的經驗傳承到下一次活動。

「除了成就一場活動,也能提升下一場活動的品質。讓我們一起把活動越做越好吧!」

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