Share

在全民策展的趨勢下,人人都有機會在活動中受邀成為演講者。受邀演講,想把講者任務完美達成,除了讓觀眾感到值回票價,同時也要讓主辦單位對你的表現感到滿意。前者不輕鬆,後者也不容易。

我們不需要對主辦單位的所有要求都百依百順,才能成為一名讓人滿意的講者。只要認知到彼此的需求,達到良好的溝通與合作,雙方就能合作愉快。就讓我們一起來看看「講者能如何幫助主辦單位」,幫助活動圓滿成功吧!

(首圖來源:Photo by Elliot Sloman on Unsplash

生活因 活動 而生動!


活動策畫者的職責

你有沒有想過:一場精彩無比的活動盛會是如何籌辦的?

舉個例子來說,世界聞名的TED大會,從會前整體運作、宣傳曝光、演講者邀請與溝,到會中的攝影、餐點安排、社交互動活動,到會後的影片剪輯、字幕組安排、影片曝光保持活動熱度等,一場活動的細節非常複雜。

籌畫一場精彩的TED活動並不容易(By Outland Pix – Own work, CC BY-SA 4.0

要策畫一場精采的活動不容易,活動策畫者通常有非常多事情要做,每個環節都是活動策畫者的職責所在。打一個生動的比方,把活動策畫做好,就像是在玩上千塊的拼圖,需要策畫者的細心與耐心。如果有一片拼圖拼錯,拼圖就會組不起來,活動的各環節也是一樣。

如果策畫者錯誤估計與會人數,選擇一個較小型的場地,結果難以容納所有參加者。大排長龍的參加者將會對主辦單位心生不滿、質疑策畫者的用心,最終難以得到好的口碑。

活動策畫的難度如同拼拼圖,每個環節都不能出錯

活動策畫者的工作往往決定了活動的成功與否。所謂的成功意味著參與者良好的活動體驗,而「選擇演講者」是策畫者工作的一部分,演講者的表現亦會左右參加者對活動印象。

因此,找到合適的演講者,對於一場活動的成敗至關重要。

講者能如何幫助主辦單位?

在新聞上時常能看到活動結束後「講者出來抨擊主辦單位」,除了主辦單位自身可能的問題(這點我們改天寫一篇討論),更有可能的是「彼此無法達到對方的期待」。

講者與主辦單位,不只是簡單的雇傭關係,更是互利共生的共同體。活動辦得好,是主辦單位的佳音,對講者來說也是好事一件。互利共生的關係下,講者就要幫助主辦單位一起把活動做好。

那麼,講者怎麼做可以幫助到主辦單位?

1. 使觀眾「哇」出來

專業、厲害的講者能使活動看起來「更具有吸引力」,這是因為好的講者讓觀眾對活動抱持更大的期待。講者最重要的任務就是讓觀眾驚艷,讓觀眾「哇」出來!

要怎麼做到這點?透過聲光效果十足的展示方式,或是自己獨到的洞察,為演講主題賦予「嶄新的定義」和「清晰的講解」。

黃金圈理論」提出者賽門.西奈克的TED演講《偉大的領袖如何激勵行動》是TED大會史上「影片觀看數排行第7名」。從蘋果電腦、馬丁路德金恩博士到萊特兄弟,他不斷對領導力追問「為什麼」,最後帶出簡單卻很有力量的模式:黃金圈理論。

他為演講主題「領袖的激勵行為」提出耳目一新的詮釋方式,加上他清晰易懂的解說,成就這場非凡的演講。

 

 

花錢辦活動是商業行為,主辦單位也有投資回報的壓力,花錢請講者必須有良好效果。最重要的效果就是「驚艷觀眾」。如果觀眾「哇」出來、迴響很好,下一次講者和主辦單位就很有機會再度合作,再創雙贏結果。

2. 準時到場

一旦選擇了演講者,主辦單位就不會再去找其他人當講者。因此「講者能否如期到達」就成了主辦單位的一大顧慮。幫助主辦單位的最好方式,就是免去他們臨時找人串場的麻煩。

講者最好事先擬定交通狀況的備案,以免無法準時到達會場。也要事先準備演講筆記和演講相關用具,確保演講順利進行。

3. 重視誠信

誠信,放在古今中外都是無庸置疑之事,在活動界也是如此。活動界的策畫者之間往來密切,若講者失信於主辦單位,消息很快就會傳開,對講者來說名聲傷害是長遠的。

無論是口頭講定的協議,還是白紙黑字寫清楚的條款,雙方以誠信的前提下往來,才能合作愉快。當雙方都相信對方會守信,減少彼此多餘的確認,這樣的交流方式會達到成本最低,雙方也能把精力花費在最重要的事上:準備活動。

4. 為主辦單位加分

講者的角色就是要讓活動「看起來很棒」,最好的方式就是在講台上完美完成任務。除此之外,也要盡可能地培養與主辦單位的關係,達到互利互助的成果。例如,講者作為經驗豐富的專業人士,可以給予主辦單位合適的建議,讓活動辦得更順利。

提早讓主辦單位知道演講內容,方便安排演講時間與相關活動,也能降低主辦單位的麻煩,為活動品質加分。機會允許的狀況下,寫封感謝信給主辦單位,讚揚他們的活動安排,並感謝邀約成為講者。

如今互聯網時代,要傳播自身的意見非常容易,只要上網發個貼文就行了。然而,身為一名「專業的講者」,千萬不該隨便公開批評策畫人員或是主辦單位,這是不專業的表現。除了破壞與該主辦單位的關係,同時也可能讓其他活動單位對此名講者「發送活動演講邀請」卻步。

5. 溝通迅速

主辦單位在邀約講者時,「快速回覆」經常是決定邀約與否的重要關鍵。在現代科技的發展下,溝通工具可以說是五花八門。加速溝通效率的同時,也使得活動的籌備時間越來越短。

如今「在1、2天內完成活動前確認」已是家常便飯,這除了要求講者回覆速度快,對「溝通技巧」也是一大考驗。如何快速理解雙方需求,達成合作共識,這講者與主辦單位必須一起走過的課題。

讓生活因活動而生動,快上 Accupass 活動通!

合作洽談、投稿請來信至:blog1@accuvally.com


Share

發表迴響