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每一個辦活動的主辦單位或策展人,都希望活動辦得成功和順利,但大多數的人卻沒有仔細思考過:何謂成功的活動?

當缺乏定義和校準的情況下持續舉辦活動,起初會有成效,久而久之便演變成「為辦活動而辦活動」,失去衡量成效的基準與執行目標,工作夥伴的熱情則隨著每一次舉辦活動而流逝,最後變成一種損耗。

為避免這類情形,應該找出衡量活動的成效基準,為每一次的活動定義出一個清楚的目標。你可以透過專案管理的思維來規劃活動,達成目標。

辦活動前,跟著 ACCUPASS 這麼做就能理清思路!

目錄:

一、定義:清楚的活動目標
二、分析:了解活動的限制
三、盤點:列出交付項目與驗收依據
四、執行:依工作項目安排時程
五、檢視:大型活動,分階段列出檢視點
六、曝光:行銷成效好,才是成功的活動


一、定義:清楚的活動目標

這是在籌備活動時很重要的第一個步驟,有些主辦單位或策展人決定辦活動時,常會有一個很棒的動機,但是卻沒有將動機轉化成清楚的目的,導致活動辦完了,最後沒有感受到預期的成效,那是因為在一開始沒有弄清楚辦活動要達成的目標。

同樣都是行銷活動,有些行銷活動目的是「實質成交數」,有些行銷活動目的是「曝光」、「提升品牌知名度」,同樣是行銷類型活動,籌備過程雖然大同小異,不同的活動目標上,重視的項目比重卻會不同。

不同目標的活動,細節執行截然不同

以實質成交數為目的的行銷活動,人潮可能不是最重要的指標(當然人潮有一定幫助),但重點會放在轉化率,如果活動來了 100 人,實際成交數只有 1 個,跟活動來了 50 人,實際成交數有 10 個,顯然後者才算是成功的活動。

反之,以提升品牌曝光知名度為目標的行銷活動,活動來了 100 人比來 50 人更重要。 參加人數越多越好、網路宣傳素材的觸及數、流量越高越好。

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二、分析:了解活動限制

這裡討論到的活動限制性,又歸類為「可控因素」。每個辦活動的人都希望活動辦得又大又好又熱鬧,但現實情況是資源有限,每場活動多少都有其限制性因素存在。

就一場活動來說,可能的限制性因素包含:

  • 人力限制
  • 經費限制
  • 場地限制
  • 時間限制

在活動籌備期弄清楚限制性,才能在符合現況的情形下將可控因素的失誤降到最低。有時候,限制條件不一定那麼明確,這時要多做幾次測試與預想多種可能發生情況,才能清楚掌握實際的限制。

以場地來說,要清楚的不只有場地容納人數的大小;還需注意有沒有相關配套的設備和桌椅數量,不要覺得場地空間大能容納 50 人,忽略其他因素就開心租下來,結果現場才發現只提供 10 張單人桌,臨時應變和挽救會付出更大的成本。

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三、盤點:列出明確的交付項目與驗收依據

一切就緒後,接下來就要將目標具體化成一個一個的交付項目,此時可以利用專案管理的 WBS(Work, Breakdown, Structure ,工作分解結構)方法去執行。

以旅遊活動為例,會有「交通」、「住宿」、「景點」至少三種交付項目,將一個任務劃分為主要幾個大環節,稱為第一項目;每一個一級項目又可以往下拆解更細的執行項目,例如「交通」交付項目中,又可以拆解出航空、地鐵、計程車、自行車依行程目的而有所差異的各個項目,此層級為「第二級項目」,有明確的項目,需搭配明確的驗收依據,才能確定各項目是否如預期準備完成。
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何謂明確的驗收依據?

如果旅行要搭航空,你需要機票和護照簽證,這兩項便可作為具體的驗收依據,來驗證這個項目是否完成。策展人在辦活動的過程中,常見於苦惱檢查進時,沒有明確的掌握依據,不確定事情在進行過程中是否有遺漏的環節,運用 WBS ,清楚列出交付項目清單、清晰的驗收依據來解決這類問題。

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四、執行:依工作項目安排時程

當所有工作項目都確認完畢,接下來要把每個項目的時程定出來,為每項工作項目安排時程,同時利用專案管理的甘特圖掌握可以調動的人力與資源。

對於一場活動來說,活動當天是所有籌備過程的成果呈現,許多努力都是發生活動開始之前,事前功夫下得愈多,活動當天內心的壓力越小。

五、檢視:大型活動,分階段列出檢視點

大型活動的籌備期較長,用簡單的人數作分類,參與者大於100人可劃分為大型活動,人數越多,籌備項目越複雜。籌備過程中每隔一段時間應設立檢視點,盤點階段性項目的進度是否如期在軌道上。

階段性的檢視點可以幫助你定期掌握任務進度,避免產生少估工時與工作項目的情形。許多單位在籌備活動的過程,因錯估工時而誤認為籌備時間充裕,可以慢慢來。或延到最後再做。你也愛拖延?其實你只是恐懼成功

若以 WBS 架構為例,常見疏忽即是認為活動只有一級任務,而少估算許多二級、三級的工作項目人力與工時,導致籌備後期發生在短時間內超時趕工的情形。


趕工情況下難免影響產出質量,在趕工期間出錯率容易提升,遇到突發狀況時應變空間彈性更加有限,而不得不犧牲活動品質。加上短時間密集趕工容易導致工作人員超出負荷,可能這次活動辦完,之後的舉辦意願會大幅降低,這就是為什麼有些單位辦完一場活動,卻大幅耗損團隊產能的原因之一。

或者,你需要一張完整的辦活動checklist

六、曝光:行銷成效好,才是成功的活動

完整的活籌備流程其實是辦活動的第一步,活動的最終目地終究是吸引人潮、匯聚品牌聲量與網路流量。

當你熟悉辦活動的流程,接下來要做的便是行銷活動,活動行銷做得越好,自然越有可能「讓活動成功」。

行銷的初期關鍵在於大量提升你的曝光度精準曝光於你的目標群眾。完整的活動行銷策略也包含曝光度、提升行銷頻率、再行銷、提升轉換率、降低轉換成本等。

ACCUPASS 的活動成功顧問在過去,已經成功與上千名主辦單位合作,提出實質的活動行銷建議與優化行銷的曝光成效,幫助主辦單位讓活動辦得更熱門、更成功。

如果你也想了解如何提升活動的行銷曝光成效,歡迎與我們的顧問團隊聯繫。


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