專案管理人心臟要很大,因為計畫永遠趕不上變化

你對專案管理的印象是什麼?一般大眾的想法就是一個計畫的時程管控,而專案管理人就是掌握時程生殺大權的那個人,但具體在做什麼,該怎麼做其實多半人沒有明確的槪念。對策展人或活動籌備辦單位來說,具有專案管理的槪念基礎,將有助於將活動辦得順利與成功。

專案怎麼來的?

「專案怎麼來的?」這是專案管理的生活思維-專案啟蒙課堂一開始,講師直接了當就在台上問大家,卻立即震住大家的問題。一時大家嘴裡似乎有一個刺兒,使勁的要挑出那正確的字句一吐為快,卻沒法抓住精準的詞語,而一陣無聲喃喃的語塞。直到寂靜的一角,蹦出一句:「客戶的要求」,場面就像開了香檳一樣,聲音此起彼落的炸了出來,回應有「主管交代」、「老闆指派」…,最經典的答覆是「因為當天請假,隔天上班,專案就躺在桌上了」。

課堂中,講師也指出,若專案管理人員在還沒掌握明確狀況時,就已經在跑專案的路上,很可能跑了大半天,最後才發現自己跑錯地方,白白浪費了資源和時間,不僅沒功勞,連苦勞也沒有,成為名副其實的賠了夫人又折兵。就像策展人,一開始沒有弄清楚策展的目的,立馬開始籌劃活動,最後讓工作成員不知為何辦而辦的活動,不僅累死自己的工作團隊,也讓參加者留下不好的活動印象。

因此,該如何避免白做工的窘境,關鍵在於有沒有搞清楚專案的需求。專案管理人員除了知道需求,更重要的是去界定明確具體的需求是什麼,而如何去界定需求,就是這堂專案啟蒙課會學到的第一個技能:展開WBS,這是專案管理裡基本的基本,透過明確的WBS架構,確認專案目標是什麼,而WBS展開的好壞,將會大大影響專案成果的評估,不可不慎。如同一項活動,如何定義這場活動的成功與否,關鍵在於究竟要完成多少的活動事項、細節與目標。

專案從來不會萬事俱備

經典三國演義的草船借箭故事裡,有一句話:「萬事俱備,只欠東風。」但,現實的世界裡,往往不只欠東風,還缺草船,然後老闆或客戶仍要你完成草船借箭這件事。一個專案不是缺人,就是缺錢,再不然就是缺時間,常見三缺二,最可怕的是三種都缺。可是,老闆或客戶卻不會在一開始告訴你缺什麼,而要你費心猜,所以身為專業的專案管理人員,就要能夠找出專案的缺口是什麼,才能歸劃出可行的策略。

除此之外,在專案中可能會受影響的利害關係人,都該一一考量進去,以舉辦一場活動來說,利害關係人可能會有主辦單位、協辦單位、贊助單位、場地單位、媒體單位、票務協力單位還有參加人員,倘若忽略其中一環的影響,就可能導致籌備或現場工作量倍增、活動延期甚至活動被迫取消或者活動結束卻被大眾罵聲連連,因此愈早發現問題,補救的成本愈低,愈晚面對問題,付出的代價愈大。

專案很美,是你想得太美!

當上述相關因素都考量之後,就可以大致安排出一個有模有樣的專案時程管理表,通常到這個階段,專案管理人員就會擁有一個攻下一座城池的成就感,然而專案真正的挑戰,是從這個階段開始,不能高興得太早,因為有句話說:「計劃趕不上變化,變化趕不上老闆的一句話,老闆的話趕不上客戶的一通電話。」在執行專案的過程中,總是會有很多非預期的阻礙出現,讓你的專案卡關,臨時有人員要請假、專案突然要提早完成、原來的預算突然被砍,這個時候才是考驗一個專業的專案管理人員的能耐,如何在突發困境中,依然完成專案的目標。

例如活動籌備過程裡,遇到有部份贊助商突然不能贊助了,在資源限縮的情形下,讓活動能夠順利籌備下去,就是考驗策展人解決問題的本事與能力。

成功與困境打交道

通常在專案執行的過程,一定會受到不同程度大小的阻礙,這時就要有一個可以具現化的溝通工具,識博管理顧問公司的講師(Bryan & Joe)在這堂課中,提供一個必殺武器,協助專案人員有憑有據地去跟老闆或客戶協商,讓專案人員在執行專案時,不用再悶著頭一股腦的做,反而能勇於去面對老闆或客戶,並有條理的與老闆或客戶主動協商,讓專案得以圓滿進行。同時,這個階段也是課堂裡最重要的一個部份,參與的學員可以充分的透過溝通工具實際模擬解決專案困境的策略,並且會發現解決策略不會只有一種,仔細研究可以研擬出5種甚至更多的解決方案,而整個過程,就彷彿自己成了諸葛亮,探索著運籌惟握的樂趣。

專案得失,用專案金三角判斷

有時專案面對困境,總有要妥協的地方,因此專案人員就必須利用專案金三角,來與利害關係人協商,使專案的損害得以降至最小。

以舉辦活動的槪念為例,專案範疇類似於活動規模,活動規模愈大,要做的事項愈多,相對的會讓活動成本增加,倘若不想讓成本增加,就會延長到活動的籌備時間。如果活動規模要做大,活動籌備時間很急促,活動預算又不足,最後就會導致活動的品質降低,產生不良的活動體驗。因此,活動專案人員要明白了解妥協某一邊的限制,勢必會犧牲其他邊的利基,如何拿捏分寸同時將其中的得失,讓活動相關的利害關係人明白和了解,是活動專案人員必學的重要課題。

 

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(圖片來源:sparkventure CC)

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