如果是你,你怎麼定義「怎樣辦活動才叫成功」?

每一個辦活動的主辦單位或策展人,都會希望活動辦得成功和順利,但大多數的主辦單位,都沒有仔細想過,怎麼樣才叫作一場成功的活動。在這樣情形下,辦了很多場活動以後,一不小心就變成為了辦活動而辦活動,導致內部工作人員,對於活動的熱情,在每次的活動中流逝,最後辦活動反而變成一種損耗。為了防止這樣的情況發生,我們可以利用專案管理的思維,來規劃活動,進而透過活動成就目的。(推薦活動:想辦活動但卻不知從何下手?從這裡開始你的第一步吧!

一、定義清楚活動目標

這是在籌備活動時,一個很重要的第一個步驟,有些主辦單位或策展人常會有了一個很棒的動機,但是卻沒有將動機轉化成清楚的目的,就會導致活動辦完了,最後沒有感受到預期的收穫,那是因為在一開始沒有弄清楚,辦活動要達成的目的。

例如同樣都是行銷活動,有些行銷活動的目的是實質成交數,有些行銷活動的目的是曝光知名度,因此同樣都是行銷活動,可能籌備的過程大同小異,但不同目的的活動,在活動細節的操作是截然不同。以實質成交數為目的的行銷活動,人潮可能不是最重要的指標(當然人潮有一定幫助),但重點可能會放在轉化率的效果,如果活動來了100人,實際成交數只有1個,跟活動來了50人,實際成交數有10個,顯然後者才能算是成功的活動;反之,以曝光知名度為目標的行銷活動來說,活動來了100人比來50人就更為重要。 (推薦活動:看過來看過來,Accupass在南臺灣辦活動人小聚!

二、明白活動的限制

每個辦活動的人都會希望活動要辦得又大又好又熱鬧!但,現實的情況是資源有限,每場活動都有限制的因素存在。對於活動來說,可能限制的因素有:人力限制、經費限制、場地限制或者時間限制,總是會有美中不足的地方,可是活動還是要辦,愈早弄清楚限制在什麼地方,才能愈符合現況去規劃活動。不過有時候,限制的條件不一定會那麼明確,這時候就要多做幾次的測試與確認,才能清楚掌握實際的限制,以場地來說,要清楚的不只有場地可以容納的大小,還有了解有沒有相關設備和桌椅數量,千萬不要覺得場地空間大,可以容納50人,就很開心的租下來,結果現場的桌子只有10張,而且還是單人桌!那時候要臨時挽救,一定會付出更大的成本和代價。

三、列出明確交付項目清單

一切就緒後,接下來就要將目標具體化成一個一個的交付項目,此時就可以利用專案管理的WBS(Work Breakdown Structure工作分解結構)展開方法來完成。以旅遊活動來說,就會有交通、住宿、景點至少三種的交付項目,每一個交付項目又可以往下拆解更細的交付項目,例如交通的交付項目,又可以拆解出飛機、地鐵、計程車、自行車等等依旅遊的行程目的而有所差異的各個項目,有明確的項目,就要有明確的驗收依據,才能確定各項目已如預期準備完成。

何謂明確的依據?就是如果旅行要搭飛機,你就要看到機票和護照簽證,這樣具體的依據,才能驗收這個項目已被完成,常見策展人苦惱籌備活動的過程中,要檢查進度狀況時,不好掌握,總覺得好像事情有在進行,但有隱約可能漏了什麼,這就是WBS沒有做或是沒有做完整(因為沒有清楚的驗收依據),而導致籌備的過程中,都心惴不安。

四、依工作項目安排時程

當所有工作項目都確認了,接下來要把每個項目的時程定出來,一個沒有時限的計劃,永遠只會是一個夢話,因此每項工作項目都要安排時程上去,同時可以利用專案管理的甘特圖,讓自己及時掌握可以調動的人力與資源,這是在活動籌備期間相當重要的事,對於一場活動來說,活動當天只是一個結果的呈現,許多的努力都是發生活動開始之前,所以事前的功夫下得愈多,活動當天內心的壓力就不會那麼大。

最後提醒:大型活動的籌備期較長,記得一定要每隔一段時間設立檢視點,常見有些單位在籌備活動的過程,覺得時間還久,可以慢慢來,結果到最後突然發現很多事情都擠在一起,就要拚命趕工,其實趕工的事小,可以趕得出來都沒關係,怕就是在趕工的期間,遇到突發狀況,那時候就沒有多餘的伸縮空間可以調整,而不得不犧牲活動品質,就令人感到可惜,再加上短時間密集趕工,導致工作人員負荷量過大,有可能這次活動辦完,以後就再也沒有人想幫忙辦活動了,這就是為什麼有些單位辦完活動,對團隊卻是一種消耗的原因之一。

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(圖片來源:Mysi CC Licensed)

如果是你,你怎麼定義「怎樣辦活動才叫成功」?