想幫活動找贊助?要先了解贊助商!

通常我們舉辦一場活動,不論是免費亦或是收費,在活動的籌備期間,都會需要花費一筆不小的金錢來做事前的準備,不論是場地、人事、餐飲、設備等等,都需要花到錢,這時候除了自己掏腰包之外,有另一個方式就是找贊助商,然而,找贊助商說的簡單,作起來卻很難,到底該如何說服贊助商願意出資贊助你的活動,這是一個不小的課題,因此國外知名的活動部落格 Event Manager Blog 上的作者 Kelvin Newman,具備B2B數位行銷背景的他,經常籌備門票 1000 元美金以上的活動, 然而更多數時候,他們的活動其實是免費的,這意味著他們活動非常依賴贊助商,因此他就以他的經驗,給出了一些邀請贊助商的建議。

 

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你的贊助商也是你的客戶

在通常情況下,當我們要舉辦一個活動時,通常會優先考慮的對象一定是活動參加者,不論這些參加者在你的活動中是被叫座與會者、公司代表或其他名字,然而,你需要記住的是,贊助商才是你活動的主要資金來源,或是能夠帶來其他資金來源的主要入口,因此,你需要將他們當作你的第一客戶。

這可以體現在許多不同的情況上,往往我們舉辦一個活動時,我們優先考慮的問題可能會是,我是不是已經有足夠的資金來籌備?我是不是能夠確保這場活動的人數?我所找來的演講者是否能夠讓贊助商滿意?這些問題的答案可能有數十個以上,然而從來不會有一個正確的解答,然而這些卻是身為活動主辦人不得不去思考的大問題。

有些時候,將贊助商作為第一客戶,也會影響一個主辦人如何籌備他的活動,這些影響可能會提高或降低參加者的體驗,然而這些可能發生的衝突是不可避免的,只要想要找贊助,這種問題勢必會發生,而身為一個活動主辦人不能逃避這些問題,而是必須正面看待。

主辦人的每個決定都會產生兩個影響,一是為贊助商帶來好處,二是為活動參加者帶來好處,如果兩者都達不到,那這絕對不是一件該作的決定。

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了解你的附加價值

有許多活動主辦人,在一開始尋找贊助商,很容易犯一個錯誤,就是將他們的活動完全與贊助商綁在一起,而這意味著,這場活動的一切執行與籌備還有事後的驗收,都必須照著贊助商的規矩來,而這樣的一個決定,只是因為主辦人想要盡快得到資金,以及能夠讓他們開出發票給他們的參加人抑或是提供設備的廠商。主辦人必須要有一個更加長遠的眼光,有些時候必須先讓自己抽離與贊助商的談判中,去冷靜思考哪些該作,哪些不該作,不讓自己被贊助商牽著鼻子走,這樣才有可能辦好一場活動,同時也能得到贊助商的資金。

讓我們以參加者資料來舉例吧,假設我們今天要舉辦一場活動,而贊助商表示:我是否能夠取得所有參加者的資料,這時候身為主辦人就必須要作出決定,主辦人可能需要去思考,這些參加者資料都是活動附加價值的一部分,假如我今天同意了,那這是否會對於我與贊助商的下一次合作帶來一些好處?

根據舉辦的活動類型不同,每個活動所擁有的附加價值都不一樣,而身為主辦人必須要清楚了解自己所舉辦的活動有哪些附加價值,而同時也必須清楚,贊助商確實有權對活動或對主辦人作出一些要求,因為這是他們的權力,然而主辦人必須清楚判斷每個要求對活動或自身可能造成的影響為何,而不是一昧的答應,降低了自己與活動的價值。

 

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積極且主動的尋找贊助商

當主辦人開始尋找贊助商,他不能夠期望他只是發一封郵件,將與贊助商相關的文件寄過去,就能夠取得贊助商的資金,這是不夠的,多數時候,主辦人必須更積極與主動的去登門拜訪,多發幾封郵件連絡感情,或是打幾通電話表示誠意,大多數這些行為通常會得到冷淡的反應,然而這不要緊,因為多作幾次,就會提高你得到資金的機會。

善加利用 Facebook,尋找有可能會贊助活動的贊助商,取得贊助商聯繫人的聯絡資料,這會加快你取得贊助的速度,當然更多時候,你會需要與贊助商的老闆或是某個高級主管對談,這時候如果你平時有廣結好友,且建立良好的網路形象,或許你的好友圈就已經有了潛在的贊助商,並且他已經觀察你多時,這時候你必須主動去找出他,提高取得贊助的機率。

Facebook 作為一個台灣最廣泛使用的社交平台,要在上面結識公司老闆與主管是件及其容易的事情,主辦人可能稍為搜尋一下,就能建立一個贊助商聯繫名單,這對於尋找贊助商來說是個好的開始,因為這意味著你有多個選擇,也有多個成功的可能性。

 

總結

許多時候,主辦人多半沒什麼自信,認為自己可以取得贊助,然而這是錯的,一個好的主辦人通常也會是一個好的問題解決者,如果你今天想取得贊助,那麼,具備一個優質的活動計畫,明確的執行步驟,以及過往的活動成績,將會是每個主辦人的第一步。

原文來源:http://www.eventmanagerblog.com/more-sponsors-for-your-events


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