【Evernote Business 說明會】活動報導

活動時間:6/20 6:45 ~ 21:00
活動地點:台大集思國際會議中心
主辦單位:Evernote

「Evernote」是一款相當著名的萬用記事本軟體,最主要的功能是讓使用者將生活記事、工作紀錄、旅遊日記、靈感構想……藉由電腦、行動裝置隨時記錄,不再非得找到紙筆,目的是協助每個人記得生活中的點點滴滴,更有效率地溝通,並且順利完成工作。

而在 2012 年底所改良推出的「Evernote Business」企業版,則是以 Evernote 專業版的所有功能為核心,再根據企業團隊的知識共享和探索需求所開發出的知識管理工具,希望讓團隊的創意、研究和專業知識更易於探索,進而打造一個開放、富有生產力且更聰明的工作環境。

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這次在台大集思會議廳舉辦的【Evernote Business 說明會】,是「Evernote 企業版」第一次在台灣面世。Evernote 台灣區負責人袁至中 Jeremy Brand Yuan 以自己的經驗開場,表示一間新創公司,大都是從一個點子開始,接著開始不斷激盪、分享、召募團隊、並針對資源進行管理。一開始在團隊與產品規模尚小時,一切的互通有無還顯得順暢,但當產品與團隊不斷成長,通常就會開始產生許多團隊協作上的障礙,越來越多的電子郵件、會議、內部資源搜尋與同步,而決策反而越來越少…….

Jeremy 接著指出,包含他在內 2/3 的 Evernote 使用者,都會在工作中使用 Evernote,因此這促使他們在去年針對企業團隊協做的需求,以「信任員工」、「企業也需要好設計」、「工具應該為個人所使用」以及「讓合作自然而然發生」的原則,打造了「Evernote 企業版」這個新工具。

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接著由遠從 Evernote Singapore 前來共襄盛舉的宋威德 Jeffery 接棒解說。Jeffery 表示「Evernote 企業版」並不是一個需要重新學習的服務,一切使用習慣與帳號資訊皆可與原本的 Evernote 承接,只有在記事本的功能上區分出棕色的「個人記事本」與灰色的「商業記事本」,棕色計事本仍為個人所有,無人有權限查看,而灰色記事本便是企業的共享知識庫。

商業記事本在權限上可以選擇特定的分享人選,也可直接對全公司公開,做為企業的公開資源庫。企業團隊的每個人都可以直接從公開的內容中挑選欲加入的記事本,接收自己所需的資訊。另外,管理人員還可針對個別內容設定為「建議記事本」,讓不同職位的人可一目了然自己所需的一切資訊,再搭配易用的管理後台,讓你能隨時查閱筆記本的狀態,並新增/管理/刪除其中的使用者。

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強大的資訊儲存能力,自然得搭配完善的篩選能力,「Evernote 企業版」的記事搜尋功能,可以索引所有內容、附件、圖檔,幫助你最快找出所有相關的記事,甚至當你在輸入記事的同時, 「Evernote 企業版」還能針對字詞的關聯性直接推薦相關的記事,因此企業內的資訊跟知識可隨時在你所需的時機恰當的出現在你眼前。

之後 Jeremy 再度以自身的使用經驗與 Mailchimp 的使用證言告訴大家,「Evernote 企業版」所累積的公用的資料不但減少會議,更成為企業內部的搜尋引擎,讓一切資訊都更有彈性。也由於資訊公開透明同步,讓重覆確認工作的虛耗減少,且還創造了彼此間更有效的連結,讓每個人都能透過公開的記事更了解彼此,開啟了許多合作的可能。

「累積知識、分享 IDEAS、完成工作!」

這是 Jeremy 在結尾為「Evernote 企業版」下的期許。活動的最後,他們開放了 Q&A 的時間讓大家能更加了解「Evernote 企業版」,現場參加者也踴躍的提出許多有關權限、行為記錄、管理、隱私以及手機端服務的問題,可以看出許多人對這款軟體是充滿好奇與期待的,最後活動便在抽獎與交流時間中逐漸步向尾聲。

Evernote 向來以強大的記事功能與美好的使用經驗著稱,因此這次的「Evernote 企業版」也是以這兩大前提出發所打造的產品,目的是讓知識的集合,令每個人都更加擁有智慧,因此就讓我們拭目以待「Evernote 企業版」的推出,是否能在企業市場取得比個人市場更好的成績,也為傳統的企業知識管理領域,帶來一番新的局面!

活動關注:Evernote @ 活動通

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