別讓顧客討厭你的活動!10 個辦活動應該避免的錯誤

當我們舉辦活動,難免會犯下一些錯誤與失誤,畢竟沒有一場活動可以十全十美,但重要的是,如何從辦活動的失敗與失誤中去記取教訓,學習經驗,不讓自己一犯再犯,那有哪些是應該盡量去避免的呢?Event Manger Blog 的作者 Julius Solaris 憑藉他的經驗,列出了 20 點錯誤,而我們從中擷取了十點較為重要的,讓我們來看看吧!

 

一、永遠請一樣的講者與一樣的主題

產品要推陳出新,活動也一樣,如果你一連辦了好幾場活動,但這些活動卻都是一樣的講者,一樣的主題,一樣的內容,那麼參加者很快就會對你的活動失去了興致與熱情,甚至是感到無聊與煩悶,即使是同個系列的活動,也應該在當中幾場活動作點變化,不要一成不變,帶給觀眾新鮮感,是一件很重要的事情。

二、糟糕的無線網路

得益於台灣的網路環境,這大多數時候並非是主辦人可以控制的,然而,在活動開始前,身為主辦人依然應當確保場地的無線網路是可以正常使用與順暢的,並且最好是可以與場地負責人詳細瞭解網路的情況,並做好任何可能的預防措施。

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三、日程表只能下載,而不能在網路上看

如果你不想讓參加者在參加活動前,就有了一個糟糕的體驗,那就把日程表放到網站上,不要讓參加者用下載的方式,因為這樣他們無法快速得知你對日程表所做的任何變更,因此,這也會大程度的增加參加者拿到錯誤日程表的機會。

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四、糟糕的活動網站

即使現在有很方便的粉絲團,幾乎可以拿來取代官方網站,也還是應該要幫你的活動設立一個專屬的網站或網頁,讓參加者有一個固定的地方可以去瀏覽活動資訊,並且最好讓這個網站或網頁有一個好的設計,確定可以帶來優質的使用者體驗,不然參加者看到一個很爛的網站或網頁,是不會有興趣把裡面的內容看完的。

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五、傳真報名表

這是一個很常見的報名方式,跟電話報名一樣常見,然而,在這資訊網路科技發達的時代,還使用這種方式,不覺得有點落伍嗎?並且這種方式也會有傳輸出錯的風險,更重要的是,並不是每位參加者家裡都有傳真機,因此,早早轉用網路報名,不要讓參加者有多餘的負擔或開銷。

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六、不注重環境維護

每當各種演唱會、跨年晚會、大型活動等等熱烈舉辦過後,出現在新聞版面上的永遠都是 XX活動過後,參加者留下一地垃圾,因此,今天不論是辦室內或室外活動,主辦人都應該確保場地的維持與整潔,並盡可能的與參加者做宣導,同時也要讓場地有足夠的垃圾桶,方便參加者處理手中的垃圾。

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七、糟糕的活動工作人員

一場活動,工作人員的品質好壞,會籍大程度的影響參加者對一場活動的觀感,因此若是請人來幫忙當活動志工,最好還是要有一些條件的篩選以及當面對談,瞭解每個工作人員的能力與可處理的範圍,安排在適當的位置,為參加者做出最好的服務。

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八、沒有考量到身心障礙者的需求

參加活動是每個人都擁有的權力,因此身為活動主辦人應當盡可能的去照顧到不同參加者的需求,不論是在場地抑或活動規劃,甚至在工作人員的教育訓練中,也要有一套針對不同參加者的服務方針,這樣就可令你的活動大大加分,也讓每個參加者可以感受到尊重。

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九、活動現場的告示不夠明確

如果你今天辦的活動是一場大型活動,且參加者高達千人,那你應當知道在活動場地設置明確的指示物,是一件非常重要的事情,因為這可提醒參加者接下來應該往何處移動,且到達該處時將可以參加哪場活動或議程,而不是讓參加者迷失在人群中,卻不知道自己該往哪走。

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十、太多的科技社交行為

智慧型手機的發達、Facebook的竄起、人們對社交的熱衷,而許多活動主辦單位也會趁勢宣導,希望參加者利用科技社交行為來幫忙宣傳活動,不論是打卡,對粉絲團按讚等等,這些行為不能說不好,畢竟對活動有益,然而過度的傳達這類訊息,會讓參加者對活動感到厭煩,因為活動參加者想要的是現實的交流,而非來幫活動打卡或按讚。

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原文來源:20 Event Planning Fails Our Guests Hate

別讓顧客討厭你的活動!10 個辦活動應該避免的錯誤
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