你的決心,能帶來成功與改變/專訪 ACG 經典音樂推廣委員會召集人 Ian Lai

岩男潤子是曾經辦演許多知名動畫角色的實力派聲優,也是九零年代動漫圈的共同回憶之一,這次的《經典重現~岩男潤子台灣演唱會》是由一群Fans拋頭顱撒熱血,本著內心的熱愛自發集結共同推動舉辦,在缺乏雄厚資金及前例可循的條件下,他們創造了門票開賣 24 小時全數售罄,並加開場次的傲人成績,因此活動通 Accupass 特地邀訪活動召集人 Ian ,請他跟我們分享這場活動背後的故事,以及自力舉辦活動過程中的寶貴經驗,希望讓這份紀錄能成為未來每個人辦活動的重要指標:

是什麼樣的契機或動機,讓你們決定自力舉辦這樣的活動?

我想辦這樣的演唱會已經很久了,算是我的一個心願,而在志同道合的朋友當中,也可以感覺到大家很想做,只是始終沒有人想出來當第一個發起人,因為那必須背負相當大的壓力和責任,也必須投注大量的成本。

當初想找岩男潤子來開演唱會,已經是零七零八年的事,因為岩男潤子在動漫圈,是我們這個年代的人都知道的歌手,我們也考量到做為一個非官方的粉絲團體,像岩男潤子這樣的個人公司,比較好合作,因此在名氣、實力及背景三個要素同時考量下,她就成為我們心中的不二人選。

當時我有先研究了一下日本提案需要的內容,寫好企劃書,但沒有馬上寄出去,因為要辦這種活動真的需要一點覺悟,所以後來拖了很久,不過也一直沒有放棄,最後在天時地利人和都覺得可以的情況下,就在 2011 年的12月下定決心寄出,結果隔天就收到了回信,對方也能接受我們想要舉辦的形式,就這樣過了第一關。

第一次辦活動,是如何規畫讓整個活動成功舉辦?

第一關過去之後,我們就開始商談活動的細節,我們並不是完全沒有經驗,有許多人都曾經有參與過其他團隊舉辦演唱會的經驗,其中包括參與其中的決策,了解其中營運的決定,然後也有許多人或多或少參加過日本歌手的演唱會,這些 Know-how 都有一定的幫助。

我先後有去兩趟日本與日本公司的人見面,進行議價、演出內容及日期、隨行成員、場地器材規格,甚至是移動的交通工具和地點等細節。

資金是最重要的部分,我們一開始有先跟日本方面書信往來幾次,了解需要的數字大概是多少,取得一定的進展以後,我就以召集人的立場,與身邊同樣是是岩男潤子的朋友談這個計畫,詢問出錢出力的可能,當然我事先會跟對方分析狀況,說明虧本的可能,但因為岩男潤子以經不是國內其他單位或組織會請來的歌手類型,所以想自己賭這一次的決心。很幸運的,身邊的朋友都願意加入這個行列,預算也達到了期望的數字。

人力部分,能出力的當然比較多,所以要找出力的不太難,包括動漫圈裡一些本來就有在協助辦活動的朋友,所以有順利找到一組理想的人力,大家都是不計較得失的好朋友,也可以說是有志之士,但最後還是發現人力有些還是不足就是。(笑)

這次活動成功很大的一個關鍵,就是針對資金的議價,你必須有膽坐下來談判資金的分配及調度,因為可運用的資金就這麼多,可做到的規模也就要控制在這個範圍內,透過一次又一次的談判,才能越來越掌控到狀況,而在賣票之後,能掌握的淨利開始明朗化,這時談判又是一個新階段,像是演出費、門票、周邊發售甚至是線上轉播所帶來的利益分配,都必須先站在營利的角度為前提往下談。雖然我們不是以營利為出發點,但操作上應先將目標放在打平,再設法將利潤提供給日本公司。

器材的部分就是依照他們提出的要求找音響公司,場地則是給他們看照片,並在對方來台洽談時親臨現場勘查,再來就是解決一些未知的細節,像是要求休息室要有全身鏡,還有線場的動線要將歌手與觀眾區隔開來,很多是一開始完全沒想到的,有時候日本公司會比較被動,那就需要我們這邊多加考慮,幸好最後大多有顧到。

7687575632_5d1df578b8_b.jpg

中間有遇上哪些困難或預期之外的狀況?怎麼克服呢?

第一個當然是資金,不過透過談判與大家的陸續集資,這部分的困難是有解決掉的。

再來就是當你以非企業或官方法人身份辦活動的時候,不管是借場地或申請工作證都很麻煩,在缺乏法人身份及工作證的情況下,很多售票管道或場地的合作都沒辦法推動,不過後來很幸運透過認識的企業幫忙解決了這個問題,另外活動通 Accupass 在售票機制上的彈性空間也幫了我們很大的忙。

第三個就是突如其來的問題,或是對方沒有提出,我們也差點忽略掉的需求,像是各地的休息室、或是表演者臨時提出的需求等這些事很可能直接影響表演者的感受。有時候在日本理所當然能解決的問題,台灣卻不一定一樣。在雙方認知有落差的情況下,這些小問題有時會讓我們措手不及。

最後一個很大的問題就是,岩男潤子這類型的歌手是沒有前例的,所以我們不知道怎麼定價,也沒有所謂的策略能參考。我們曾詢問圈內朋友的意見,但這真的沒有標準答案,最後也只能自己大膽決定,幸好最後事實證明這次判斷沒出錯,第一天的門票在24小時內就全數售罄,大家在活動後的問券也表示票價很超值,且有再向上提升的空間,這樣的結果讓我們很滿意。

這次的經驗對未來再辦活動,有哪些值得記取之處?

如果想好好辦一場活動,要先想辦法把工作證的問題解決,要盡早申請公司行號,確定工作項目,這樣才能順利取得工作證。如果不想讓自己申請一間公司行號,那就要想辦法找到企業或學校合作,因為只有他們能幫你解決工作證的問題,接著就是賣票的管道,以及稅務上的問題。

有一個比較大的關鍵在於資金的回收,資金不是越多越好,最好是在預計可回收的範圍內作調度,因為就算活動投入很多錢,到最後虧本的話,這個活動不能算是成功的,雖然消費者會很爽,但打這種一開始就輸的仗,對團隊是不好的,所以後來當我們集資到一個可回收的額度後,就不再加碼了。

另外我們覺得沒做好的部分就是宣傳,因為我們沒有什麼宣傳預算,加上這次合作在時間上沒有掌握得很好,不然應該有更多宣傳時機,包括與企業合作宣傳的模式,因為不知效果如何,所以這次沒有積極嘗試。

有許多人在問卷反映說宣傳不夠,這真的是需要改進的地方,後面會考慮好好找人專心負責宣傳。這次的活動有取得初步成功,相信後面的活動在這方面應該會比較順利。

7704938938_cd716fc7b6_b.jpg

 

還有其他願意跟大家分享的想法嗎?

下定決心跨出第一步非常重要。

召集人的決心和信念有機會打動其他人,且說服他們和你一起完成一件事。跨出第一步才有機會帶來更多的可能性。ACG經典音樂推廣委員會除了完成自己的夢想,也確實解決了日本想來台辦演唱會時的諸多障礙,成為一種超然的橋樑或管道。ACG經典音樂推廣委員會的立場或許很古怪,但辦出來的活動卻能讓我們引以為傲,觀眾也給予肯定。

此外,這次活動的成功,也開始讓部份圈內同好重新感受到自己舉辦活動的可能性,風氣開始有所轉變,這是個好現象。未來立場類似岩男潤子的歌手,或許也可以用類似的模式引進,這是令人期待的一件事。最重要的是,經過這次的活動,許多人又重新開始喜歡岩男潤子,這對身為粉絲的我們,才是最感動不已的。

活動通一直想讓辦活動變成一件簡單的事,因此除了提供優質的網路服務外,也希望透過活動主辦人的專訪,使各種辦活動的理念與經驗,得以傳承散播出去,這次 Ian Lai的專訪讓我們了解到一個活動從無到有的過程,也看到「決心」的實踐所引出的可能性,期盼這篇專訪可以讓每個在追求自我目標的人,擁有多一份的信心,為自己與他人帶來更多改變。

想知道更多辦活動的故事,請看《活動主辦經驗談

你的決心,能帶來成功與改變/專訪 ACG 經典音樂推廣委員會召集人 Ian Lai
標籤: