圖片來源:Accupass策展新思維

在六月時,Accupass舉辦了產品發表會「策展新思維」,這場發表會籌措了數周時間,動用數十位工作人員,並有近百位活動主辦與我們共襄盛舉,一同了解Accupass在未來能提供的更多服務;然而在這場活動的規劃中,我們究竟做了哪些努力?又是如何思考這場活動的目的?有哪些值得與大家分享的呢?

生活因 活動 而生動!


活動企劃的黃金圈—WHY、WHAT、HOW

活動企劃,是一個活動最初的原型;然而如何構思一份好的活動企劃,對自己的提案去蕪存菁,使籌備團隊快速抓到重點?便會是我們想要與大家分享的內容,在這邊先提出三點企劃書的撰寫觀念:

活動目標(WHY):

對於一份企劃,最重要的就是讓他人可以清楚得知你想達成甚麼樣的事,並說服他人(團隊、決策者、客戶)接受提案甚至願意支持,同時也需要提出明確的衡量方式,較客觀的進行評估並針對期望績效制定策略,如活動出席人數須達幾人、活動消費額達到幾萬、媒體曝光量等,透過實際的數字加以衡量活動的預期效益,並進而訂定相關策略,如新聞稿的投遞時間、不同時機的售票波段。

活動要素(WHAT):

同時在企劃書中,也需提出基本的活動要素,讓閱讀者可以具體想像活動樣式和流程,包含了:活動主要參與者是誰?何時何地?多少經費和預算?活動中包含哪些項目,如:餐點、表演、嘉賓等,盡可能可以呈現在企畫書中,來讓閱讀者可以描繪出活動的樣貌。

如何執行(HOW):

在確定活動的目標(WHY)以及包含了哪些元素(WHAT)後,接著便可以開始著手如何連接兩者,規劃出完整的活動項目,例如籌備期間的分工、甘特圖設計,都是可以在企劃中呈現,讓別人對於執行上更具可信以及知道如何進行喔!

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照片由Antenna在Unsplash上拍攝

而以下,更是延伸上述幾點,針對主辦舉辦的各商業活動,進行進一步的分享,針對活動前主辦在籌備活動時,需要特別注意的觀點和計畫。

活動舉辦的第一步,定義你的活動目標!

每一次的活動,對於主辦方可能都會有不一樣的目的,像是與客戶的交流沙龍、推廣公司的全新服務、產品等等,因此若能提出明確的「活動成功」衡量方式,如:活動頁面瀏覽量、客戶訂單等等,則可以更客觀地評估成效。

以Accupass2018年6月的「策展新思維」活動來說,就是希望向公司內的重點用戶,宣傳公司近期的服務項目,如:Chatbot、人臉辨識等,讓客戶可以了解活動舉辦的更多方式。

因為活動本身是以推廣最新產品服務為主,因此在活動對象的選擇中,就會有不一樣的考量,如優先邀請重點營運客戶、潛在用戶名單挑選、媒體公關票發贈等,並從這幾個層面分析此場活動的績效、目標人數。

活動形式很多元,你想要哪一種?

在確定活動的目標後,可以進一步確定活動的舉辦形式,如:是否需要樣品DEMO?需要的話又要讓參加人體驗哪些服務以達活動訴求?客戶入場動線?活動流程的編制?有獎徵答等互動環節,這些都是需要事前討論並進行相關規劃的。

以這次的「策展新思維」來說,因為是全新的產品,因此會希望主辦們可以直接嘗試這些最新的服務,而決定從入場到活動中,都結合了Accupass的相關產品,如電子票券、現場名牌列印等,此外也準備了Chatbot樣品、人臉辨識產品,在活動中讓主辦親自體驗,採取半講解辦實際演練的活動形式,讓參加人想像活動現場應用的情境以達活動目標。

圖片來源:Accupass策展新思維

推廣計畫、贊助計畫,讓你的活動更加加值!

在上面企劃書的重要觀點:活動要素(WHAT)中,我們提及了許多活動細節,像是活動經費、參與人等;然而究竟如何宣傳活動,達到好的活動效益?又或者是如何拉到相關贊助,確保活動的經費來源?則是主辦方需要去規劃與安排的。

在Accupass的活動,我們能夠提供相對完整的自媒體服務,如:EDM、粉專、Blog、Line、官網、APP等,因此主辦可以評估自身需求,選擇最佳行銷方案以得到極好的曝光率,再輔以一些傳統媒體的配合,如:公關稿、報章雜誌,就可以讓對於公司服務感興趣的人能較有機會接收所欲傳達的資訊;此外,也可以透過這些影響力,拉攏有機會合作的相關廠商,並配合活動性質和預期成效,透過信件、實體會議與外部廠商接洽,創造合作機會,取得活動資源的雙贏。

線上線下串聯,創造活動綜效

直接舉Accupass策展活動為例,就是透過了如上述自媒體的網路力量,來讓活動的觸及人群達到更廣,並輔以相關的線上報名表單製作、行銷貼文規劃、Email聯繫等分工來完成線上工作,像是早鳥票的發布時程、新聞稿的生產時程、其他多管道媒體曝光;而在線下部分,則透過實體的場地安排、活動環節規劃,如人臉辨識體驗、有獎徵答、講座沙龍、入場協助帶位,將實體活動參與感變得更好。

此外這兩者之間也是有許多可相互配合地方,如:透過線上報名機制先獲取活動參與者意見或可能問題,並透過實體活動加以解惑,甚至可安排進一步的體驗環節,讓活動的線上線下分工得以串聯,都是在規劃活動中,可以參考和運用地方。

一場活動的完成關鍵—團隊的溝通管理

而無論是怎麼樣的活動,定期的進度追蹤絕對都是必要的,才可以確保活動的方向和進展不會偏離活動企劃的目標,且彼此也可以分享各自資訊,避免資訊的不流通。活動的追蹤方式隨著科技進展也有了越來越多的可能性,包含了網路與實體會議方式。

在網路的會議方式中,不僅可以透過Mail突破空間與時間的限制,跨國跨時進行工作與討論;此外更有許多線上工具可以協助會議運作,像是Xmind設計活動的架構心智圖,方便團隊快速理解、Gantter線上同步甘特圖,得以讓活動時程有更彈性的調整、Trello協調活動的籌備架構,讓活動分工可以變得更加清楚和明確。

另一方面,在實體會議部分,也有了多種的討論方式,讓活動開會效率變的更高,如事前提供明確議程、開會討論時站立、或採取敏捷式管理方式,透過多樣的管理原則保持團隊彈性,在最小成本中確立團隊方向和未來進展,透過不斷的嘗試找到團隊最合適的工作模式。

以上,就是這一次針對Accupass策展活動的心得分享,也提供各主辦在思考活動的企劃或是事前規劃中參考,如果大家有任何建議或自身經驗的分享也歡迎在底下和我們分享喔!在下一篇,我們想和大家聊聊,在Accupass常聽見的廠商狀況和問題,也請大家千萬別錯過了!

Photo by Tyler Franta on Unsplash

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