2013 博雅大講堂 ─ 人生的策展人 ─ 工作篇 – Accupass Blog

【博雅與工作 — 如何找到Working Smart的核心競爭力】

主持⼈-宏達國際電子 葉佰蒼資深副理(JanYeh)

與談人-關鍵數位行銷(股) 陳禾穎 首席顧問 (織田紀香)

在活動開場,先由主持人 葉佰蒼 簡述工作坊的進行方式,說明工作坊所會提及的內容,以及講師本人的經歷簡述,並鼓勵所有參加者踊躍提問,與講師進行深度的互動。

講師 織田紀香(以下簡稱紀香老師)上台,也做了一段簡短的開場,希望每位參加者來到這裏,可以得到比較多不一樣的思考、不一樣的思考、激發一些以前從沒想過的事情,最後鼓勵所有參加者踊躍互動。

如何把工作做好

工作該怎麼做好?紀香老師說,有些人會認爲就是坐在位置上,完成主管交辦的事情,就是把工作做好,然而這只是其中一種而已,要把工作做好,首先應該去思考什麼叫做把工作做好,接著,紀香老師就開始敘述身邊同事的一個例子,一個富有朝氣、活力、想法的年輕女孩,努力的想把工作做好,卻在不知不覺中越做越糟,到底出了什麼問題,讓我們一同來看看。

努力是好事,但不能埋頭苦幹

這個女孩對工作有極高的熱忱,每天可以加班到凌晨一點,爲了彌補自己專業與知識上的不足,也努力去上課,幾乎跑遍了北部所有的課程,讓每個講師都對她有了印象,紀香老師稱她是一個專業的學生,卻非一個專業的工作者,然而她也沒放棄,努力的做了許多,但還是發生了問題。

這個女孩負責的是一般的行銷工作,而她的第一份任務是針對若與客戶討論數位議題,應該進行怎樣的議程設置,才能讓客戶有所興趣。然而,兩週過去了,她一直沒有交件,直到紀香老師詢問,她才表示還有一些想法尚未釐清,還有些架構需要調整,因此紀香老師請她將目前手上的進度提交,並於隔日給出一些結果。

開會當天,這個女孩邀請了公司上下層級的所有人員,包含執行長與副總都到場了,在報告的過程中過於緊張,講起話來也不夠順暢,並且一直遭受與會者的質問,最後,她被問倒了,情緒無法把持,讓眼淚潰堤,會後,所有人都給了許多建議,她回到位置上繼續做,再次被紀香老師問道:何時可以完成?她回答一週後,且再也沒有開會。

到底出了什麼狀況?

這個女孩努力且認真,卻沒得到好的結果,甚至面臨了將被辭退的狀況,在 7/31 當天,紀香老師問了她一個問題:「假如今天是妳人生的最後一天,妳最遺憾的是在這份工作妳沒做到什麼?而最驕傲的是做了什麼?」她沒回答。在平時上班時,她總是準時上班,最晚下班,遇到事情不會推辭,然而卻受到這種對待,到底出了什麼問題呢?

回答一:她不知道她的工作任務與目標,也不清楚公司到底要她做什麼,只是一股腦的在做自己想做的,卻從不曾去問這是否是與公司目標一致的。

回答二:她只是完成主管交辦的任務,卻沒有去思考如何利用所學,把自己的工作成果變得更好。

回答三:她參加了很多課程,學了很多的知識與技巧,卻不知道哪些是真的有用,哪些是現在還用不到的,所以她無法活用所學在工作上,她想一次把工作做到最好,卻忽略了與同事溝通的重要性,導致她工作時程變長,做出來的成果也不盡人意。

回答四:在她兩週的工作中,她完全忽略了與主管討論目前進度,修正目標這件事,若是她有做這件事,不僅主管能夠掌握進度,給出及時的建議,讓她可以有更多的準備與練習,這樣在開會時也比較不會犯下意想不到的錯誤。

一切都有可能

紀香老師說,從大家的分享,可以看出許多的可能性,確實,她對於自己想要什麼很不清楚,也對自己極度的沒有自信,然而這讓她產生了過度的防禦與包裝,認爲自己只要努力就能做到,如同適才在開場演講 王偉華院長所說的:「勇者無懼」。爲何開那場會議,讓所有公司上下同仁都到場,因爲她認爲,只要是紀香老師開的會議,所有公司同仁都應當協同,而這便是一個完全沒有自信的表現。

而紀香老師也表示,從她第一天交辦這個女孩這項工作起,她就深刻明白這女孩會出什麼狀況,但又爲何要這樣做呢?紀香老師說:「這不就是工作嗎 ?」,在每個人的工作歷程中,或多或少都會碰到這樣的狀況,但通常主管也不知道會出問題,只是很順理成章的就讓這些事情發生。紀香老師接著提出兩點這女孩所碰到問題:

  1. 當紀香老師交辦這項工作給這女孩時,女孩並沒去思考她應該如何做。
  2. 她並沒有將自己的工作結構化,導致許多的時間付諸東流,並沒有產生有效的成果。

紀香老師曾問:「妳在這邊如此的挫折,爲何要繼續留著呢?跟妳同期進來的同事,表面上跟妳開開心心,但私底下他們並不喜歡跟妳工作」

而她回應:「這些我完全都不知道,而且我覺得我同事跟主管都很欣賞我,而且任何開心的事情也都會一起做」

紀香老師接著回:「妳所看到的這些都僅只是娛樂,而非工作,在工作時沒有同事願意跟你討論與溝通,忽略妳的存在,所以沒人看到妳工作的價值,甚至在主管會議上,所有人都對我說,今天這個女孩要不要走,紀香妳決定,當妳決定,我們所有人會一致通過」

而這個女孩,她完全不知道自己在公司已經是這樣的處境,然而,這是很多工作者在工作上容易面臨的處境。紀香老師說,要如何能夠Working Smart,有幾個步驟。

  1. 在做之前先講與討論,不要一股腦的投入卻完全沒做出符合目標得成果。
  2. 講之前要先把問題想清楚,瞭解自己要問的問題,才能收到有效的回覆。
  3. 知識與技巧不能只光學,要懂得實踐與融會貫通。
紀香老師也曾想過以提高薪水的方式來激勵她,然而這顯然是行不通的,畢竟若薪水能夠激勵人,那代表的是所有人的創造價值都可被衡量。紀香老師每天都提醒她,不要辜負別人對妳的期待,也不要成爲別人的包袱,這也是Working Smart的一個原則之一,許多時候,問題的發生原因都在自己身上,而不在別人身上。

不要讓自己的價值是靠薪水來衡量

「老師,我只是個助理,並不是專員也不是經理,爲何妳要對我這麼嚴格?」女孩曾經這麼對紀香老師抱怨。

「如果妳只因爲頭銜而限縮對自己的要求,那妳又何必去上那麼多課?我可以直接讓妳的薪水提高,但我沒這樣做,因爲妳從來都沒理解自己在這職務上,所被賦予的期待」紀香老師給予這樣的回應;紀香老師說:這就是爲何博雅精神可以運用到工作上,因爲博雅精神在談得就是一個人的價值,不是光靠金錢與外表,而是一個人的人文素養、藝術涵養等等來衡量。

所以工作要如何做到Working Smart,最主要有以下幾點:

  1. 做之前先講 (Communication)
  2. 講之前先問 (Question)
  3. 問之前先想 (Imagination)
  4. 想之前先備 (Preparation)
  5. 備之中則練 (Operation)

爲何還要繼續留著那女孩?

紀香老師說,如果我們永遠都對一個表現不好的員工說:「我再給你一次機會」,那這機會是給不完的,而紀香老師也曾思考,當自己和女孩同樣年紀,也在不斷犯錯時,紀香老師的主管並沒有給機會,讓紀香老師在接下來的經歷中,遭遇了許多障礙與挫折,不過正如王偉華院長所說的:「人在 20 多歲時就遭遇挫折是好事」

「我如何讓這個女孩的知識與技能,能夠銜接上我們這一輩有經驗者所擁有的,而不是因爲她持續犯錯就把她趕走」這是紀香老師一直在思考的問題,如果換了她,幸運的找了個能力更好的進來,是不是會比較好?然而,紀香老師透過她的經驗說明,這是一件不可能的事情,曾經一群精英聚在一起,卻完全無法產出任何成果。

這些經驗使紀香老師開始反思,作爲她這一代的任務,難道只是淘汰那些沒辦法做事的年輕人嗎 ?難道就不能夠有更積極的作爲,讓這些年輕人可以慢慢把事情做好,把能力提升到足夠接替我們這一輩的任務嗎?到底是公司交辦的任務並不是這個人所勝認得,還是這個人其實更適合去別的部門做事?

這些問題的答案,紀香老師都有測試過,她讓這個女孩在公司內部五個部門都待過一段時間,然而這樣磨合了一年又三個月,這個女孩依然沒有任何改變,但如果現在與她說再見,她到下一份工作,這些問題也不會消失;這個女孩在公司內負責的工作也是最少的,紀香老師想讓她從最簡單的工作中發現問題。

因此,紀香老師說,之所以還不請她走,是爲了給自己一個機會,讓自己可以從更科學與理性的角度,去看待與分析一個人的適合與不適合,爲這個女孩去分析心理與身理上的各種行爲,徹底的瞭解如何去發揮這個人的價值。

是不是真的適合這份工作

由主持人 葉佰蒼 的提問,紀香老師先舉了自己以前的情況,一個完全不敢與人接觸跟對談的人,在初次進入職場,每天都會問自己到底是不是真得適合,從這樣的經驗中,讓紀香老師學到了,如果決定要去做一件事情,那就不要對這件事情有所懷疑,因爲只有當你堅持到最後,把這件事情做完,你才會知道你做了哪些事。

從一開始做服務業,到軟體銷售業務,因爲認爲與人溝通真的太累了,就轉作設計,沒想到做設計也要與人溝通,又轉作企劃,但企劃最重要的就是與人溝通,就這樣做著做著,最後又被指派去做業務。但因爲就是有這些經驗,讓紀香老師瞭解到,即便一個人對於一件事情沒有天賦或概念,都依然可以靠後天去補足。

任誰都無法預測自己是否會喜歡這份工作,也無法知道接下來會發生什麼,但只要試著從工作中找出自己想維護或取得的事物,足夠支撐自己,去繼續做這份工作,累積在工作中所學所見所聞,成爲自己成長的基石,到最後這些都回變成自己的。

被動與主動

紀香老師坦言自己其實是一個滿冷感的人,然而當遇到一個願意主動且積極與你相處的人時,很多事情都會發生改變,而紀香老師遇到的就是關鍵數位行銷的創辦人 Ruby,從一起吃午餐,一起爬山,一起做許多不一樣的事情,而紀香老師之所以說這些,是表示平常在工作中,都會遇到許多不會主動的人,他們不會互相攀談、溝通與瞭解,相互 Working Smart,而是Working Stupid,而若想讓這些被改變,就只能夠先從自己做起,因爲只有自己先開始改變,才能夠讓別人也開始改變。

時間管理

紀香老師說,我們每個人在工作途中,或是上下班時,都會產生許多零碎的時間,比如說開車時或上廁所時,紀香老師就會利用這些時間補充資訊,或聽一些英文新聞等等的,來增進自己的能力與學習,又或是在自己無法專心工作時,把這些時間用來爲自己充電,而不是勉強自己去工作,並且會將一天的所見所聞全部記錄下來,在回家洗澡時候全部想一回,然後再次坐到電腦前時,就將這些打成記錄,並記錄自己的想法,成爲日後工作上可用的資料。

而除了這些事情之外,其他事情就要去衡量,做了能不能對自己產生直接的效益,而在每個禮拜配置一定長度的時間,用在娛樂上,比如說看電影什麼的,並且這是很重要的一件事,因爲如果沒有的話,就很容易完全崩潰,紀香老師說,時間管理重要的不是怎麼分配,而是你如何讓自己的情緒可以用在對的時間上面,當你掌控自己情緒的管理,你就能掌控你自己的時間。

尊重就能夠Working Smart

當每個人在工作時,都願意去尊重對方的專業,願意去瞭解對方的合適與不合適,體諒對方的身理與心理狀況,也會收到相應的對待,而當彼此願意互相尊重與溝通,瞭解彼此所需,知道對方在做什麼,需要什麼,這樣就能夠互相 Working Smart,這是紀香老師在最後給與所有參加者的建議。

這篇分享是不是讓你感覺獲益良多,而且也更瞭解了紀香老師多一點呢?後面還有其他場工作坊的分享,也不要錯過囉!

 

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